Результаты внутренних аудитов системы менеджмента качества

9.2 Внутренний аудит

9.2.1 Цель внутренних аудитов заключается в получении информации о результатах деятельности и результативности системы менеджмента качества с беспристрастной точки зрения, для обеспечения уверенности в том, что запланированные мероприятия выполнены и что система менеджмента качества результативно внедрена и поддерживается.Внутренние аудиты должны оценивать все элементы системы менеджмента качества организации и анализировать документированную информацию (такую, как внутренние процедуры, чертежи, спецификации, стандарты; требования потребителей; законодательные и нормативные правовые требования; корпоративные системы менеджмента), а также наблюдать за лицами, которые выполняют работу.Внутренние аудиты должны определить, соответствует ли система менеджмента качества требованиям ИСО 9001. Хотя организация должна стремиться к тому, чтобы ее система менеджмента соответствовала всем применимым требованиям ИСО 9001, не существует требования, чтобы каждый раздел ИСО 9001 или процесс в системе менеджмента качества были оценены в ходе каждого аудита.9.2.2 Организация должна устанавливать, внедрять и поддерживать программу аудита. Программа аудита устанавливает мероприятия для одного или нескольких аудитов, запланированных в конкретные сроки и направленных на обеспечение результативности системы менеджмента качества.Программа аудита должна определять периодичность проведения аудитов организацией. Это может быть достигнуто посредством установления графика аудитов (например, помесячно, квартально, ежегодно).

При определении периодичности организация должна применить риск-ориентированное мышление и рассмотреть, как часто выполнять процесс, как развит и как сложен процесс, любые изменения в процессе, а также цели программы внутреннего аудита.

Например, более зрелые процессы, вероятно, требуют менее частых внутренних аудитов.

Перечень входных данных для рассмотрения при планировании аудитов включает, но не ограничивается:a) важность процессов;b) приоритеты руководства;c) результаты деятельности процессов;d) изменения, влияющие на организацию;e) результаты предыдущих аудитов;f) динамику претензий от потребителей;g) законодательные и нормативные правовые вопросы.Программа внутренних аудитов организации должна также устанавливать методы, используемые для аудитов; эти методы могут включать интервью, наблюдения, выборку и анализ информации. Организации должны планировать и проводить аудиты в соответствии с требованиями системы менеджмента качества, проектов или процессов, а не конкретных разделов ИСО 9001.При назначении лиц для проведения аудитов организация должна обеспечить объективность и беспристрастность процесса аудита. По возможности внутренние аудиторы не должны проверять собственную работу.

В некоторых случаях, особенно в малых организациях или на площадках организации, где требуются специальные знания, лицу может потребоваться проверить его собственную работу. В этой ситуации у организации должен быть внутренний аудитор по работе с коллегой или должны быть результаты, проанализированные коллегой или руководителем для обеспечения беспристрастности результатов.Как часть этой деятельности организация должна определить критерии и область для каждого внутреннего аудита. Критерии могут быть определены конкретными стандартами или требованиями, а областью могут быть конкретные подразделения, линии продукции, процессы, здания, сооружения и инженерные сети.

Для организации, внедряющей более одного стандарта на системы менеджмента с аналогичными требованиями, может оказаться полезным проведение совместного аудита (например, для интегрированной или комбинированной системы менеджмента) в целях сокращения излишней работы. Эта информация, как правило, представлена в плане аудита.После завершения каждого аудита его результаты должны быть сообщены соответствующему руководству.

На основании этих результатов может потребоваться соответствующая коррекция или корректирующее действие. Организации могут выбирать установить критерии, когда требуется корректирующее действие, основываясь на тяжести несоответствия.

Как правило, организации устанавливают сроки для реагирования и коррекции несоответствий для обеспечения их своевременного устранения.В ходе аудита предоставляется возможность наблюдать условия, которые удовлетворяют требованиям, но могут быть потенциально слабыми сторонами в системе менеджмента качества. В этом случае, если организация включает эту информацию в отчет по аудиту, руководству предоставляется информация для принятия решения о необходимости инициирования действия по улучшению.Результаты внутренних аудитов должны регистрироваться и сохраняться в виде документированной информации как свидетельство реализации программы аудита.

Примеры результатов аудитов могут включать отчеты об аудитах, свидетельства предпринятых коррекций и корректирующих действий (например, обучение, актуализированная документированная информация). Результаты внутренних аудитов необходимы как входные данные для анализа со стороны руководства.

Методика оценки результативности процесса внутреннего аудита системы менеджмента качества Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Методика оценки результативности процесса внутреннего аудита системы менеджмента качества Methods of assessing the effectiveness of the internal audit process Quality Management System Иванова Ольга Владимировна Ivanova Olga Vladimirovna кандидат технических наук, доцент кафедры управления качеством Башкирский Государственный Университет Савинова Ирина Олеговна Savinova Irina Olegovna Бакалавр Башкирский Государственный Университет e-mail: [email protected] Лазарева Мария Сергеевна Lazareva Maria Sergeevna Бакалавр Башкирский Государственный Университет e-mail: Яубасарова Илиза Ямилевна Yaubasarova Iliza Yamilevna Бакалавр Башкирский Государственный Университет e-mail : iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис . Аннотация. В данной статье рассматривается оценка результативности процесса внутренних аудитов в системе менеджмента качества.

Разработана и приведена методика оценки результативности процесса внутреннего аудита.

By this method we calculated the performance of the internal audit process by the example of the enterprise.

Ключевые слова: внутренний аудит, процесс, результативность, оценка результативности, система менеджмента качества. Keywords: internal audit, process, effectiveness, impact assessment, quality management system.

Значение внутреннего аудита для функционирования и совершенствования системы менеджмента качества (СМК), руководители и специалисты в области менеджмента качества не подвергают сомнению. В настоящее время актуальность приобретает процедура оценивания результативности процесса внутреннего аудита. Оценка этого процесса по степени выполнения плана аудитов или числу выявленных несоответствий не может характеризовать его результативность [1,2].

Результативность процесса внутреннего аудита зависит от самой организации процесса внутреннего аудита.

Система менеджмента предприятия требует на входе процессов иметь конкретные цели в области качества, которые могут стать основой для расчета их результативности по его окончанию.

Для расчета результативности СМК и процессов необходимо разработать методику расчета результативности процессов. Для чего нужна методика расчета результативности процессов?

Во-первых, при использовании расчетов с помощью данной методики упрощается процесс предоставления данных по проведенному внутреннему аудиту, обеспечение сохранения документов должно быть четким и легко идентифицируемым.

Во-вторых, с помощью методики расчета результативности процессов можно наглядно определить необходимость проведения внепланового внутреннего аудита. В-третьих, улучшает процесс анализа годового отчета по внутреннему аудиту.

Результативность — это степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов [5]. Анализ (процесса) — деятельность, предпринимаемая для установления пригодности, адекватности, результативности рассматриваемого процесса для достижения установленных целей [5].

Иными словами — это обобщенная оценка процесса по установленным критериям. Оценка результативности процесса — это систематическое описание сильных и слабых сторон процесса [6]. Критерии и оценка результативности представлены в методике расчета оценки результативности процесса, которая включает в себя следующие пункты: iНе можете найти то, что вам нужно?

Попробуйте сервис . Критерии оценки: 1) Отсутствие зафиксированных отклонений по проведенным данным в анкете; 2) Наличие малозначительных несоответствий по приведенным данным в анкете при отсутствии значительных несоответствий: a. — одного малозначительного; b. — двух малозначительных; а — трех малозначительных; d.

— четырех малозначительных; e. — пяти малозначительных. 3) Выполнение мероприятий предыдущего аудита: a.

— в полном объеме; b. — невыполнение одного мероприятия; а — невыполнение двух мероприятий и более.

4) При наличии более пяти малозначительных замечаний или одного значительного несоответствия по приведенным данным аудитором. Баллы начисляются следующим образом.

За отсутствие зафиксированных отклонений по проведенным данным в анкете дается 80 баллов. iНе можете найти то, что вам нужно?

При наличии более пяти малозначительных замечаний или одного значительного несоответствия начисляется 0 баллов.

Если мероприятия предыдущего аудита выполняются в полном объеме, начисляется 20 баллов. При невыполнении одного мероприятия — 10 баллов. В случае если не выполнено два и более мероприятия баллы не начисляются.

Критерии оценки результативности представлены в таблице 1. Оценка результативности процесса внутреннего аудита качества и категории процесса определялись следующим образом: • Формула оценки результативности процессов: R = I вг, (1) где: R — оценка; В/ — количество баллов. Таблица 1 Критерии оценки результативности процесса внутреннего аудита Критерии оценки Баллы, В; Оценка результативности 1.

Отсутствие зафиксированных 80 отклонений по проведенным данным в анкете.

2. Наличие малозначительных iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис . несоответствий по приведенным данным в R=X В;, анкете при отсутствии значительных где R — оценка, несоответствий: В; — количество — одного малозначительного; 70 баллов — двух малозначительных; 60 — трех малозначительных; 50 — четырех малозначительных; 40 — пяти малозначительных.

30 3. Выполнение мероприятий предыдущего аудита: — в полном объеме; 20 — невыполнение одного 10 мероприятия; — невыполнение двух мероприятий и более.

0 4. При наличии более пяти 0 iНе можете найти то, что вам нужно?

Попробуйте сервис . малозначительных замечаний или одного значительного несоответствия по приведенным данным аудитором. • Качественная оценка процесса (категория): 1) Категория А: Процесс в подразделении функционирует результативно.

Проведение корректирующих действий не требуется. Количественная оценка результативности процесса равна 90-100 баллов.

2) Категория Б: Процесс в подразделении функционирует недостаточно результативно. Имеются отклонения, влияющие на функционирование процесса.

Необходимо разработать и провести мероприятия по устранению несоответствий.

Количественная оценка результативности процесса равна 60-80 баллов.

3) Категория В: Процесс в подразделении функционирует нерезультативно. Установленные требования к процессу не выполняются. Необходимо разработать корректирующие и предупреждающие действия.

Количественная оценка результативности процесса равна Таблица 2 Результаты подсчета результативности процесса внутреннего аудита iНе можете найти то, что вам нужно?

Попробуйте сервис . Количественная оценка результативности процесса Качественная оценка процесса (категория) Вмешательство со стороны: Руководителя подразделения ПВРК 90-100 Категория А Процесс в подразделении функционирует результативно.

Проведение корректирующих действий не требуется.

С 2008 года в проектной фирме внедрена и сертифицирована система менеджмента качества, соответствующая требованиям ГОСТ ISO 9001-2011 (ISO 9001:2008) и СТО Газпром 9001-2012. Пример 1. На основании отчета по результатам внутреннего аудита от 14.06.2016г.

был проведен расчет результативности процессов. Наименование проверяемого процесса: организационная подготовка проектирования, сбор исходных данных и землеустройства, проектирование, 7 инженерные изыскания, управление субподрядными работами, управление несоответствующей продукцией, управление планами качества. Цель аудита: оценка соответствия требованиям ГОСТ ISO 9001-2011, СТО Газпром 9001-2012 и требованиям СМК, разработанным организацией.

Выводы аудита: в ходе внутреннего аудита выявлено одно малозначительное несоответствие.

По методике расчета результативности процесса выставляем баллы в соответствии с количеством полученных малозначительных несоответствий.

В нашем случае оно одно, поэтому выставляем 70 баллов (таблица 1). iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис . Далее, согласно отчету о выполнении корректирующих действий, анализируем данные действия: одно корректирующее действие выполнено, а два приостановлено.

Следовательно, не выполнено два мероприятия.

При невыполнении двух мероприятий проставляется 0 баллов (таблица 1). В соответствии с методикой расчета результативности процесса вычисляем оценку результативности по формуле (1).

R= 70 +0= 70 баллов. Отсюда R=70 баллов, по таблице 2 выясняем категорию или качественную оценку процесса.

Данный результат R=70 баллов попадает под категорию Б. Вывод по данным расчетам: Процесс в подразделении функционирует недостаточно результативно.

Имеются отклонения, влияющие на функционирование процесса.

Необходимо разработать и провести мероприятия по устранению несоответствий.

Пример 2. На основании отчета по результатам внутреннего аудита от 15.06.2016г. был проведен расчет результативности процессов. Наименование процесса: инженерные изыскания, управление несоответствующей продукцией.

Наименование подразделения: отдел инженерно-геологических и гидрометеорологических изысканий. Цель аудита: оценка соответствия требованиям ГОСТ ISO 9001-2011, СТО Газпром 9001-2012 и требованиям СМК, разработанным организацией. Выводы аудита: в ходе внутреннего аудита выявлено два малозначительных несоответствия.

По методике расчета результативности процесса выставляем баллы в соответствии с количеством полученных малозначительных несоответствий.

В нашем случае оно одно, поэтому выставляем 60 баллов (таблица 1). Далее, согласно отчету о выполнении корректирующих действий, анализируем данные действия: одно корректирующее действие выполнено, а одно приостановлено. Следовательно, не выполнено одно мероприятие.

При невыполнении одного мероприятия проставляется 10 баллов (таблица 1).

В соответствии с методикой расчета результативности процесса вычисляем оценку результативности по формуле (1): iНе можете найти то, что вам нужно?

Попробуйте сервис . R= 60 +10= 70 баллов.

Отсюда R=70 баллов, по таблице 2 выясняем категорию или качественную оценку процесса.

Данный результат R=70 баллов попадает под категорию Б. Вывод по данным расчетам: Процесс в отделе инженерно-геологических и гидрометеорологических изысканий (подразделение) функционирует недостаточно результативно. Имеются отклонения, влияющие на функционирование инженерных изысканий и управление несоответствующей продукцией (процессы).

Необходимо разработать и провести мероприятия по устранению несоответствий. На основании разработанной методики расчета оценки результативности процесса, предприятию ООО Проектная фирма «ХХХ» рекомендовано провести следующие мероприятия по улучшению документации системы менеджмента качества, а именно: 1) внести поправки в отчет по результатам внутреннего аудита: в пункте «выводы аудита» следует писать «категорию», выявленную путем расчета оценки результативности; 2) внести в протокол анализа несоответствий дополнительный столбец, в котором будет указана качественная оценка процесса. Таким образом, предложенная для ООО Проектная фирма «ХХХ» методика расчета оценки результативности процесса внутренних аудитов, поможет изменить в лучшую сторону качество проведения внутреннего аудита системы менеджмента качества на предприятии, а именно, позволит определить его результативность, повысить четкость и легкость чтения и написания отчетов по внутренним аудитам систем менеджмента.

Библиографический список 1.Артемьева М.Н., Рахлин К.М.

Анализ результативности процесса внутреннего аудита // Методы менеджмента качества. — 2004. — № 2. — С. 43-46. 2.Гильванова Д.М., Иванова О.В., Хазиев Р.Р., Кабиров Р.Р.

Анализ результативности проведения внутреннего аудита интегрированной системы менеджмента на ООО «ГСИ СНЭМА»// В сборнике: Безопасность жизнедеятельности в современных условиях: проблемы и пути решения. Материалы Международной научно-практической конференции.

2015. С. 56-59. 3. Суровицкая Г.В.

Методика оценки адекватности системы менеджмента качества по результатам внутреннего аудита // Труды Международного симпозиума «Надежность и качество». — 2008. — том 1. 4. Селезнева А.В., Идрисова М.Д. Совершенствование процесса внутреннего аудита системы менеджмента качества // Masters Journal.

— 2013. -№2. — С.123 — 130. 5. Иванова О.В. Словарь основных терминов управления качеством.

-Уфа, 2014. 6. ГОСТ РВ 0015-002-2012. Система разработки и постановки продукции на производство военной техники.

Системы менеджмента качества.

Общие требования. — М.: Стандартинформ, 2012. — 42 с. iНе можете найти то, что вам нужно?

Попробуйте сервис .

Внутренний аудит системы менеджмента качества на предприятии

 В данной статье рассматривается актуальный вопрос важности использования внутреннего аудита системы менеджмента качества в работе современных организаций.

Раскрыто понятие внешнего и внутреннего аудита.

В ходе исследования проведен обзор процесса проведения внутреннего аудита на предприятии, указаны и подробно разобраны его цели и основные этапы. Также даны рекомендации для грамотного и точного проведения этого мероприятия.

В статье также приводится характеристика качеств, которые должны быть развиты у аудитора.

Данная информация может помочь компании с подбором кандидатов на данную должность. Статья может быть полезной предпринимателям в разных сферах экономики для повышения конкурентоспособности и успешного функционирования организации в условиях современного рынка.

Ключевые слова: проверка, внутренний аудит, проверяемое подразделение, несоответствие, аудитор, СМК. Обратимся к понятию аудита. Аудит качества — систематическая независимая проверка, определяющая соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным действиям.

Другими словами, аудит — это проверка работы организации на соответствие заданным показателям качества. Нормативной основой для аудита являются стандарты ISO на СМК и соответствующая документация организации [1]. Для того, чтобы аудит был успешным, существует ряд требований к аудитору.

Аудитор должен быть добросовестным, честным, компетентным и профессиональным во всех вопросах.

Важные качества — объективность, независимость, ответственность, сохранение конфиденциальности информации [4]. Существует внешний и внутренний аудиты: – внешний аудит: «аудит второй стороной», который проводится заинтересованными в функционировании компании сторонами (потребителями), или «аудитом третьей стороной», который выполняется органом, признанным независимым от других сторон; – внутренний аудит (его еще называют «аудитом, проводимым первой стороной») выполняется самой организацией или физическим лицом от ее имени для внутренних целей. Внутренний аудит как постоянная деятельность в СМК складывается из конкретных аудитов, осуществляемых в рамках определенных заданий и называемых аудиторскими проверками.

Внимание аудита должно быть сосредоточено на наиболее важных областях работы организации и, в первую очередь, на его заведомо слабых местах.

По стандарту ISO необходимо наличие документированной процедуры внутреннего аудита, в которой должны быть установлены критерии оценок при аудите, области распространения проверок, частота и способы ее проведения [2]. Выполнять проверки может персонал службы качества или специально подготовленная для этих целей группа внутренних аудиторов.

Внутренние аудиты могут быть как плановыми, так и внеплановыми (их еще называют оперативными). Плановые аудиты осуществляются по графику, который составляется на год и предусматривает охват проверкой всех подразделений организации и всех элементов системы качества. В нем указываются отделы предприятия, даты проведения аудита, элементы и темы проверок, проверяемые нормативные документы.

Внеплановые проверки совершаются по решению руководства компании [3]. Рассмотрим цели внутренних аудитов СМК в организации: 1) оценка эффективности функционирования СМК и определение возможностей ее оптимизации; 2) выявление несоответствий СМК существующим стандартам; 3) определение причин отклонений от нормы; 4) мониторинг успешности реализации корректирующих мероприятий по результатам аудитов предыдущих периодов [4]. В итоге, конечная цель внутреннего аудита — это проверка эффективности программ управления, осуществляемых руководящим составом.

Проверка должна всегда проводиться независимыми аудиторами, а ее результаты отражаться в отчетах и докладываться начальству. Независимость означает, что аудитор не должен проверять тот отдел, в котором он работает.

Обратимся к этапам проведения внутреннего аудита: 1) Выход локального акта о проведении внутреннего аудита СМК, назначение проверяющих; 2) Разработка плана аудита.

Информирование подразделений о предстоящей проверке.

План проверки готовится руководителем аудиторской группы, затем утверждается руководителем службы качества. План, в обязательном порядке, доводится до начальника проверяемого отдела, тем самым ему предоставляется возможность подготовиться к предстоящему аудиту.

После этого проводится совещание по организационным вопросам, где обсуждаются цели аудита, требования к оформлению документации, обязанности, права и правила поведения для проверяющих. На нём также оговариваются сроки предоставления итоговых выводов по проверке, определяется периметр контроля для каждого аудитора.

Специалистам по аудиту необходима подготовка: им следует изучить необходимые нормативные документы, подготовить перечень вопросов, выяснить итоги реализации планов корректирующих действий, наработанных по результатам прошлого аудита; 3) Организация установочного совещания с представителями подразделения — объекта аудита. На совещании происходит знакомство представителей проверяемого структурного подразделения со специалистами-аудиторами, и определяются основные вехи аудита.

До проверяемого подразделения доводятся цели и объем проверки, методика, оговариваются способы коммуникаций аудиторов с проверяемыми, определяется дата подведения итогов аудита [3]; 4) Непосредственно проверка. Аудиторам во время проверки следует фиксировать, а затем анализировать все свои наблюдения. После того, как вся информация собрана и обработана, команде аудиторов нужно изучить ее и представить результат, в котором будет отражено состояние проверяемого объекта, указаны несоответствия и приведен перечень необходимых рекомендаций и действий по их корректировке или устранению.

При выявлении в ходе аудита любого несоответствия, нужно определить степень его влияния: значительное оно или незначительное. Значительное несоответствие — это отклонение от требований СМК, которое отрицательно влияет на качество продукции или функционирование системы менеджмента качества. Оно должно быть устранено в кратчайшие сроки.

Незначительное несоответствие — это единичные случаи невыполнения стандартов СМК. Информация о несоответствиях фиксируется протокольно. Протокол подписывается двумя сторонами: проверяющей и проверяемой.

В случае, если руководитель подразделения, где ведется проверка, выражает несогласие с каким-либо несоответствием, вопрос обсуждается на итоговом совещании. Если обнаружено и выявлено критическое несоответствие (которое привело или может привести к выпуску продукции, не отвечающей установленным требованиям по качеству, и требует принятия незамедлительных мер по устранению), ответственный за аудит обязан немедленно проинформировать об этом руководителя подразделения. Он должен приостановить производство и принять безотлагательные меры по устранению несоответствий (меры излагаются в протоколе несоответствий).

На руководителя внутреннего аудита возлагается ответственность за обеспечение объективной, честной и полной проверки.

По истечении оговоренного срока на устранение недочётов аудиторы должны проконтролировать выполнение плана корректирующих действий, основываясь на документированных доказательствах, убедиться в эффективности наработанных мероприятий, доведении их до всех заинтересованных сторон.

Выделяют следующие методы работы аудитора: – наблюдение (констатация факта, основанная на объективном свидетельстве); – оценивание (определение степени выполнения объектом аудита требований СМК, установленных областью проверки); – анализ (метод детальной проверки объекта аудита); – доказательство (данные, подтверждающие наличие или правдивость каких-либо сведений); – опрос (метод получения первичной информации об объекте аудита в виде ответов на вопросы) [5]; 5) Подведение итогов аудита.

По окончании проверки (но до формирования окончательного отчета) проводится итоговое совещание двух сторон.

Главная его цель — раскрыть и обсудить результаты аудита, сроки реализации мероприятий по устранению несоответствий. На совещании ведется протокол, который затем приобщается к результатам проверки. По каждому выявленному несоответствию служба, осуществляющая аудиторскую проверку, должна дать четкие пояснения, чтобы у руководства подразделения было ясное понимание существа несоответствий, их степени важности и воздействия на качество.

Необходимо сделать выводы о характере несоответствий: случайны они или носят системный характер.

На совещании обсуждаются рекомендации по совершенствованию документации системы качества и разработке корректирующих мероприятий.

Главный аудитор знакомит присутствующих на совещании с заключением аудиторской группы, содержащим: обнаруженные несоответствия и замечания, выводы относительно соблюдения требований деятельности подразделения в системе качества и рекомендации по совершенствованию осуществляемой деятельности. Разногласия по существу проверки между сторонами проверки необходимо разрешить до составления итогового отчета. 6) Формирование отчета по аудиту.

Отчет направляется в отдел, где проходила проверка, и в отделы, для которых по результатам аудита вынесены рекомендации. Обязанность каждого руководителя — организовать работу по выявлению факторов, повлекших несоответствия, сформировать план корректирующих действий, осуществлять контроль выполнения этого плана и информировать подразделения, отвечающие за качество. Служба качества мониторит выполнение мероприятий и оценивает их эффективность.

Если мероприятия выполнены не в полном объеме, результат их реализации оказался не в достаточной мере эффективным, то об этом составляется акт и информируется руководство компании. Информирование о результатах внутренних аудитов системы менеджмента качества должно стать обязательным элементом дня ежемесячных совещаний по качеству. Итоги аудита должны стать фундаментом для принятия руководством предприятия управленческих решений, предупреждения аналогичных несоответствий в подразделениях, где проверки еще не осуществлялись [3].

В настоящее время создание системы внутреннего аудита на предприятиях становится все более значимым и необходимым.