При начислении отпускных включать отпускные за прошлый период



При начислении отпускных включать отпускные за прошлый период

«Переходящие» отпуска: налоговый и бухгалтерский учет


В статье обсудим нюансы расчета и налогообложения «переходящих» отпусков, то есть, когда отпуск сотрудника начинается в одном месяце или даже квартале, а заканчивается в другом. По таким отпускам у бухгалтеров часто возникают вопросы.

Систематизируйте, обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы нав Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Общий порядок расчета отпускных Правила исчисления средней заработной платы для расчета отпускных определены ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение № 922). Подробнее о том, как рассчитать отпускные, читайте в статье «».

Подробнее о том, как рассчитать отпускные, читайте в статье «». НДФЛ и вычеты Напоминаем, что работодатель обязан выплатить своим работникам отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 Трудового кодекса).

То есть, независимо от того, приходится отпуск на один месяц или захватывает дни другого месяца, отпускные выплачиваются сотруднику в полном объеме еще до его начала. Не забудьте удержать и перечислить НДФЛ.

Федеральный закон от 02.05.2015 № 113-ФЗ гласит, что с 2016 года налоговый агент должен перечислять в бюджет НДФЛ, удержанный с отпускных, не позднее последнего числа месяца, в котором производились выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ). То есть, бухгалтер перечисляет НДФЛ с отпускных в том месяце, когда они были начислены и выплачены. И, если возникает ситуация, что сотрудник идет в отпуск, допустим, 2 октября 2017 года, то отпускные ему бухгалтер начисляет не позднее 29 сентября 2017 года, а НДФЛ необходимо перечислить не позднее 30 сентября 2017.

До 2016 года неизменно возникал вопрос в каком порядке следует уплачивать НДФЛ с отпускных: считать их оплатой труда или отдыха?

Те компании, которые считали отпускные платой за труд, перечисляли в бюджет НДФЛ, удержанный с отпускных, в последний день месяца, за который был начислен доход. Такую позицию поддерживали и суды (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 18.10.2011 № А27-17765/2010, от 26.09.2011 № А27-16788/2010). Затем судьи ВАС заняли другую позицию и высказали мнение, что датой фактического получения дохода в виде отпускных является день его выплаты (в том числе день его перечисления на счета налогоплательщика в банках).

Они посчитали, что у налогового агента отсутствуют препятствия для перечисления НДФЛ в сроки, предусмотренные абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ (не позднее дня фактического получения в банке денег для выплаты дохода (перечисления денег на счет физического лица либо по его поручению на счета третьих лиц)).

Кроме того, сотрудник имеет право на получение стандартных налоговых вычетов как на детей, так и на себя (ст. 216 НК РФ). Но несмотря на то, что сотрудник в одном месяце получает зарплату, а отпускные за два месяца, вычеты предоставляются только за один из них.

Таким образом, вычет может быть предоставлен или с отпускных, или с заработной платы.

Не стоит забывать, что отпускные облагаются взносами во внебюджетные фонды (ч.

1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г.

№ 212-ФЗ). Взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС (на обязательное соцстрахование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством) перечисляются в срок не позднее 15-го числа календарного месяца, следующего за календарным месяцем, за который они начислены (ч. 5 ст. 15 Закона N 212-ФЗ). А взносы на травматизм нужно перечислить в бюджет фонда одновременно с выплатой зарплаты за месяц, в котором начислены отпускные (ч. 4 ст. 22 Закона № 125-ФЗ). Налоговый учет отпускных Расходы в виде среднего заработка, сохраняемого работникам на время отпуска, относятся к расходам на оплату труда (п.

7 ст. 255 НК РФ). Все предельно просто, если организация работает по : отпускные и страховые взносы на них учитываются в момент их фактической выплаты (пп.

1 и пп. 3 п. 3 ст. 273 НК РФ). То есть фактически нет проблемы, как их списывать, если отпуск захватывает дни, приходящиеся на разные отчетные периоды. Проблемы возникают, если организация применяет метод начисления, ведь в этом случае расходы, применяемые для целей налогообложения прибыли, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п.

1 ст. 272 НК РФ). А в п. 4 ст. 272 НК РФ указано, что данные затраты признаются в налоговом учете ежемесячно.

Минфин неоднократно в письмах разъяснял, как быть, если отпуска приходятся на разные периоды, например, Письма , от , от, от .

Финансисты считают, что в ситуации, когда отпуск приходится на разные отчетные (налоговые) периоды, налогоплательщику следует поступать так: оплату за переходящий отпуск распределять между периодами на которые приходится отпуск. Кроме Минфина, ФНС тоже высказалась на эту тему. В своем Письме от специалисты налоговой службы пришли к выводу, что расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, приходящегося на несколько месяцев, учитываются единовременно в том отчетном периоде, в котором они сформированы и выплачены.

То есть отпускные признаются единовременно независимо от того, на какой период по налогу на прибыль приходится отпуск. Сравним на примере позиции Минфина и ФНС.

Сотрудник берет отпуск продолжительностью 28 календарных дней — с 30 июня 2017 г. по 27 июля 2017 г. 27 июня работнику выплачены отпускные в размере 45 000 руб. Таким образом, 1 день отпуска приходится на второй квартал 2017 г., а 27 дней — на третий.

Предположим, организация отчитывается по налогу на прибыль ежеквартально. То есть, организация должна учесть сумму выплаченных отпускных в расходах в следующем порядке:

  1. во втором квартале — 1607,14 руб. (45 000 руб.: 28 дн. x 1 дн.);
  2. в третьем квартале — 43392, 86 руб. (45 000 руб.: 28 дн. x 27 дн.).

Позиция ФНС будет выглядеть следующим образом: уже во втором квартале 2016 года компания сможет учесть отпускные в размере 45 000 руб.

Очевидно, что она более выгодна.

Что касается взносов во внебюджетные фонды, которые начисляются на отпускные, то они относятся в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Датой осуществления таких расходов признается дата их начисления (пп.

1 п. 7 ст. 272 НК РФ, Письма Минфина России от , от , от и т.д.).

Учет отпускных в бухгалтерском учете Напомним, что все компании обязаны создавать в бухучете (п.

8 ПБУ 8/2010). Исключение составляют субъекты малого предпринимательства (п. 3 ПБУ 8/2010). Они отражают сумму отпускных проводкой Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 70.

Кроме того, в случае «переходящего» отпуска, распределять средства в зависимости от количества дней не нужно. Правила учета этого не требуют и Минфин с этим согласен — Письмо от 24.12.2004 № 03-03-01-04/1/190. Следовательно, расход будет отражен на всю сумму начисленного отпуска (в месяце выплаты отпускных), то есть, единовременно.

Резерв создается для равномерного учета расходов.

То есть, ежемесячно надо рассчитать и начислить сумму резерва. На это указано и в Письме Минфина России от . В налоговом учете резерв формируется по желанию организации (п.

24 ст. 255, ст. 324 НК РФ). Итак, определяем величину резерва по оплате отпусков на следующий год. Так как порядок расчета величины оценочного обязательства в законе не установлен, то каждая фирма разрабатывает его самостоятельно. Важный момент: не забудьте закрепить создание резерва в учетной политике.
Важный момент: не забудьте закрепить создание резерва в учетной политике. Кстати, резерв создается с учетом налогов и взносов, начисленных на сумму отпускных.

Их обязательно нужно учесть при расчете. Как это сделать, покажем на примере ниже. Удержание НДФЛ с суммы отпускных отражается записью по дебету счета 70 и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Далее необходимо отразить на последнюю дату каждого месяца или квартала отчисления в резерв, относящиеся к этому периоду. Эта операция оформляется проводкой Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 96 «Резерв предстоящих отпусков».

Если сотрудник идет в очередной отпуск, нужно уменьшить ранее сформированное оценочное обязательство на сумму начисленных отпускных и страховых взносов. При этом за счет резерва списывается вся сумма начисленных отпускных, в том числе и при «переходящем» отпуске.

Начисление отпускных за счет резерва оформляется проводкой Дебет 96 Кредит 70. Может возникнуть ситуация, когда суммы резерва недостаточно. Это возможно в том случае, если работнику дали дни отпуска «авансом», то есть, ранее положенного срока, или компания по каким-либо причинам не создает резерв.

В этом случае, затраты на погашение обязательства будут признаваться в общем порядке (п.

21 ПБУ 8/2010) (Дебет 20, 26, 44 Кредит 70).

Пример Рассмотрим на примере ситуацию, в которой отпуск начинается в один отчетный (налоговый) период, а заканчивается в другом. Сотрудник взял отпуск с 30.06.2017 по 13.07.2017. Отпускные были выплачены 27 июня 2017 г. Средний дневной заработок работника, рассчитанный в целях выплаты ему отпускных, составляет 1500 руб.
Средний дневной заработок работника, рассчитанный в целях выплаты ему отпускных, составляет 1500 руб.

Организация уплачивает страховые взносы во внебюджетные фонды по общему тарифу — 0,2%. На 31 марта 2017 г. компанией было признано в бухгалтерском учете оценочное обязательство по оплате отпусков в размере 1 230 716 руб.

Сумма начисленных отпускных не превышает оценочное обязательство. Бухгалтер на 31 марта 2017 года сделает в учете следующие проводки: Дебет 44 Кредит 96-1 субсчет «Резерв на оплату отпусков» — 1 230 716 руб. Признано оценочное обязательство по оплате отпусков На 30 июня 2017 года: Дебет 96-1 Кредит 70 — 21 000 руб.

(1500 х 14 дней). Начислен работнику средний заработок (отпускные) Дебет 96-1 Кредит 69-1-1, 69-1-2, 69-2, 69-3 – 6 342 руб.

(21 000 х (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)). Начислены страховые взносы на сумму отпускных Дебет 70 Кредит 68-3 Субсчет «Расчеты по НДФЛ» — 2 730 руб.

(21 000 x 13%) Удержан НДФЛ с суммы отпускных Дебет 70 Кредит 51 — 18 270 руб. Выплачены работнику отпускные за вычетом удержанного НДФЛ Если организация применяет УСН В случае, если компания выбрала объект налогообложения — доходы, то отпускные никак не повлияют на расчет единого налога. Так как при данном объекте налогообложения не учитываются расходы по зарплате (п.

1 ст. 346.14 НК РФ). Но единый налог можно уменьшить на сумму взносов на пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, которые уплачены с отпускных (п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ). Если же в качестве объекта налогообложения выступает разница между доходами и расходами, то всю сумму отпускных включают в состав затрат в момент их выплаты (подп.
3.1 ст. 346.21 НК РФ). Если же в качестве объекта налогообложения выступает разница между доходами и расходами, то всю сумму отпускных включают в состав затрат в момент их выплаты (подп. 6 п. 1 ст. 346.16, подп. 1 п.

2 ст. 346.17 НК РФ). Страховые взносы тоже уменьшают налоговую базу по единому налогу в момент их уплаты (подп.

7 п. 1 ст. 346.16, подп. 3 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Пример Рассмотрим ситуацию, когда компания не создает резерв по отпускам. Воспользуемся условиями предыдущего примера.

На 30 июня 2017 года бухгалтер сделает следующие проводки: Дебет 44 Кредит 70 — 21 000 руб (1500 х 14 дн) — начислен работнику средний заработок (отпускные) Дебет 44 Кредит 69-1-1, 69-1-2, 69-2, 69-3 — 6 342 руб. (21 000 х (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)) — начислены страховые взносы на сумму отпускных Дебет 70 Кредит 68-3 Субсчет «Расчеты по НДФЛ» — 2 730 руб. (21 000 x 13%) — удержан НДФЛ с суммы отпускных Дебет 70 Кредит 51 — 18 270 руб — выплачены работнику отпускные за вычетом удержанного НДФЛ Для отображения формы необходимо включить JavaScript в вашем браузере и обновить страницу.

44 006 Подписываясь, вы соглашаетесь на и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур. Смотрите 4 полезных видеоурока, проходите онлайн-тесты и получите электронный сертификат Контур.Школы.

Приглашаем бухгалтеров и главных бухгалтеров коммерческих организаций Бусыгина Ю. О. Вебинар, 25 мая, 10:00 мск Бесплатно для Экстерна Бесплатно для Экстерна Каждый месяц для абонентов Контур.Экстерн доступно два новых вебинара.

Участвуйте и оставайтесь в курсе изменений в законодательстве и бухгалтерской практике Для доступа к вебинару авторизуйтесь на сайте по сертификату абонента Контур.Экстерн Бусыгина Ю. О. Вебинар, 22 июня, 10:00 мск Бесплатно для Экстерна Бесплатно для Экстерна Каждый месяц для абонентов Контур.Экстерн доступно два новых вебинара.

Участвуйте и оставайтесь в курсе изменений в законодательстве и бухгалтерской практике Для доступа к вебинару авторизуйтесь на сайте по сертификату абонента Контур.Экстерн Бусыгина Ю.

О. Запись вебинара Статьи по теме

Входят ли предыдущие отпускные в расчет отпускных и как учитываются в среднем заработке?

» » » Автор Виктория Богатырева 21.08.2019 Рассчитывая выплату за ежегодный отпуск, бухгалтер берет 12 последних календарных месяцев и на основании заработанного дохода за этот год исчисляет средний заработок для отпускных. Если в расчетное время попадает прошлый ежегодный отдых, то это событие влияет на процесс исчисления. Правила расчета отпускных изложены в .

Подробнее о них . Работодатель для исчисления выплаты должен взять последний год, суммировать доход за это время и поделить на отработанные календарные дни.

Получившийся умножается на число дней оплачиваемого отпуска.

Процесс исчисления усложняется, если в расчетный период попадают такие события, как , , простои, прогулы, предыдущие отпуска. Как влияет прошлый отпуск:

  1. дает право на дни ежегодного отдыха, то есть включаются в .
  2. оплата предыдущего отдыха не входит в сумму дохода работника;
  3. исключается из расчетного периода для отпускных;

Аналогичные правила действуют и для прочих периодов, когда за работником сохранялось рабочее место, и выплачивался средний заработок.

Ответ на этот вопрос содержится в , где перечислены те временные промежутки, которые входят в стаж и дают право на дни оплачиваемого отдыха. Среди перечисленных событий указывается, что право на отпуск дает также время, когда сотрудник отсутствовал на работе, но за ним сохранялось его рабочее место. Нахождение в отпуске (любом виде) подходит под указанное описание.

Работник на работу не приходит в связи с отдыхом, при этом его место никто не займет, по окончанию он вернется к своим обязанностям.

Таким образом, время пребывания в ежегодном очередном оплачиваемом отпуске включается в стаж и гарантирует предоставление дней отдыха в количестве 2.33 дня за каждый полный месяц (если годовая продолжительность 28 дней).

В стаж также включается учебный отпуск, а также декретный по беременности и родам. Кроме того, учитывается 14 дней отгулов за свой счет в течение года. Бухгалтер точно должен знать, что нужно включать в расчетный период, а что нет.

Эта информация необходима для правильного расчета отпускных. Согласно , время, когда работник не был на работе, но ему выплачивался средний доход, не входит в расчетный период, то есть такие дни отдыха нужно исключать. Что это значит? При расчете отпускных бухгалтер должен посчитать количество календарных дней, отработанных за расчетное время.

Если месяц выработан полностью, то считается, что в нем 29.3 дней.

Если же месяц неполный, то исчисления для него отличаются: отработанные дни делятся на общие календарные и умножается на 29.3.

Например, если в мае 2021 работник отдыхал 14 дней, то отработанные дни для расчета следующих отпускных в мае = 17 * 29.3 / 31. Если в месяце был отпуск любого вида, то это означает, что месяц неполный и для него расчет проводится по правилам, указанным выше.

Кроме того, неполным месяцем считаются те, в которых были командировки, больничные, простои, декрет. Для исчисления отпускных бухгалтер должен знать сумму дохода за 12 месяцев и отработанное за это время количество дней. В доход, который можно учесть, согласно входит зарплата, премии, надбавки, доплаты к заработной плате и, согласно , не входят выплаты за периоды, когда за работником сохранялся средний заработок.

В число таковых относится и период ежегодного отдыха. Выплаченные отпускные в сумму дохода не считаются. Как учитываются , , ? Исходные данные: Сотрудница Потапова идет отдыхать с 1 сентября 2021 года.

За каждый полный месяц работы она получает 34 000. В апреле 2021 она брала 14 дней ежегодного отпуска, выплаченные отпускные составили 16 000, а зарплата за этот период = 18 000. Расчет: Как рассчитать оплату текущего отдыха:

  • Апрель – неполный месяц, в нем отработано 16 * 29.3 / 30 = 15,63.
  • За этот отрезок заработано 34 000 * 11 + 18 000 = 392 000.
  • Отпускные = 1160 * 14 = 16 240.
  • Исчисление проводится за время с 01.09.2018 по 31.08.2019.
  • Среднедневной заработок = 392 000 / (29.3 * 11 + 15.63) = 1 160.

Порядок расчета отпускных и какие периоды учитываются для расчета — подробно рассказано в данном видео: Если в расчетном периоде имеется предыдущий отпуск, то расчет нужно проводить по особым правилам.

Выплаченные прошлые отпускные в суммарный доход не считаются, а сам период отдыха исключается из расчетного времени.

Расчет отпускных в 2021 году.

5 ошибок, которые следует избегать

Ошибки при расчете отпускных приводят к тому, что работник получит больше или меньше нужной суммы. Выплатили больше — завысили расходы на оплату труда, грозит ответственностью для компании.

Выплатили меньше — обидели работника и нарушили его права. Разберем 5 главных ошибок бухгалтера.

Порядок расчета среднего заработка при определении отпускных регламентирует Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — ).

Расчет отпускных по шагам вы найдете в статье «».

Далее — разбор ошибок. Ошибки при расчете отпускных Ошибка № 1.

Неправильно определен расчетный период для отпускных Причина этой ошибки кроется в том, что бухгалтер неверно трактует норму пункта 5 Положения № 922. Здесь указано время, которое надо исключать из расчета. При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

  1. работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
  2. работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.
  3. работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Нельзя исключать время простоя, произошедшего по вине работника!
  4. работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
  5. работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу. Нельзя исключать время, когда работник участвовал в забастовке!
  6. за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка. Нельзя исключать перерывы для кормления ребенка!

Если на момент расчета отпускных в расчетном периоде есть неявки работника на работу, причины которых не выяснены, исключать это время также неправомерно.

Аналогично и с прогулами. Это полностью соответствует нормам п. 5 Положения № 922. Как избежать ошибки № 1: Нельзя исключать из расчетного периода:

  1. время простоя по вине работника;
  2. перерывы для кормления ребенка;
  3. время, когда работник участвовал в забастовке;
  4. неявки по невыясненным причинам;
  5. прогулы.

В конце статьи есть Ошибка № 2.

В организации принят расчетный период менее 12 месяцев, что ухудшает положение работников Средний заработок работника независимо от режима его работы расчитывают исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (п. 4 Положения № 922). В коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников (ст.

139 ТК РФ). Обратите внимание, ключевые слова «если это не ухудшает положение работников». Как избежать ошибки № 2: Допустим, в организации локальными нормативными актами предусмотрен иной расчетный период, например 4 месяца. Прежде чем выплатить отпускные работнику, бухгалтер должен два раза:

  1. из периода, который установлен локальными нормативными актами.
  2. из 12 предшествующих месяца;

Если отпускные, рассчитанные из 12 предшествующих месяцев, окажутся больше, то выплатить следует их.

Ошибка № 3. В расчет отпускных неправильно включены выплаты, произведенные в расчетном периоде Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (п.

2 Положения № 922). Ключевые слова: «предусмотренные системой оплаты труда». Распространенные ошибки:

  • В расчет отпускных включены выплаты, которые не предусмотрены локальными нормативными актами компании.
  • В расчет среднего заработка включены выплаты, которые произведены не за труд. Нельзя включать в расчет выплаты, которые не относятся к зарплате. Напомним, что такое зарплата. Зарплата — это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты) (ст. 129 ТК РФ).

Как избежать ошибки № 3: Расчет отпускных в 2021 году Вебинар в Контур.Школе. Разбор практических ситуаций.

Ответы на вопросы, тест.

  1. не включайте в расчет среднего заработка при исчислении отпускных выплаты, которые не являются заработной платой, а именно выплатой за труд. Например, поощрительная выплата к 50-летию работника не является зарплатой, ее нельзя включать в расчет отпускных — это законодательно не обосновано;
  2. зафиксируйте в локальных нормативных актах компании выплаты, включаемые в расчет отпускных, например в Положении об оплате труда.

Ошибка № 4. В расчет отпускных включены все без исключения премии, начисленные работнику в расчетном периоде Примеры ошибок. В расчет отпускных включены:

  • Все без исключения ежемесячные, ежеквартальные, полугодовые премии, начисленные в расчетном периоде. Пример неверного включения ежеквартальной премии: в расчетном периоде, составляющем 12 месяцев, за один и тот же показатель работнику начислено пять ежеквартальных премий. Все пять премий были включены в расчет. Бухгалтер так поступил, аргументируя это тем, что все эти премии начислены в расчетном периоде. Это неправомерно. Согласно п. 15 Положения № 922, включить можно не более 4 ежеквартальных премий за один и тот же показатель. Аналогично и с ежемесячными, и полугодовыми премиями.
  • Годовые премии за год, не предшествующий расчету отпускных. Пример неверного включения годовой премии: работник уходит в отпуск в марте 2021 года. В расчетном периоде начислено две годовые премии: в марте 2021 года за 2018 год и в январе 2021 года за 2021 год. Премия за 2018 год оказалась больше, чем премия за 2021 год. Бухгалтер включил в расчет среднего заработка премию за 2018 год, так как она больше. Это неправомерно. Согласно п. 15 Положения № 922, вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, включаются независимо от времени начисления вознаграждения.
  • Премии, которые не предусмотрены локальными нормативными актами.
  • Премии, которые выплачены работнику не за труд: например, к юбилейной дате или к профессиональному празднику.

Как избежать ошибки № 4: В расчет среднего заработка при исчислении отпускных следует включать:

  1. только премии за труд;
  2. только премии, предусмотренные локальными нормативными актами;
  3. не более 12 ежемесячных, 4 ежеквартальных, 2 полугодовых премий, начисленных в расчетном периоде, за один и тот же показатель;
  4. годовую премию только за предшествующий событию календарный год, независимо от времени начисления.

Ошибка № 5.

Неверно применили коэффициент повышения при расчете отпускных Пример ошибки: средний заработок при расчете отпускных работника рассчитывается с учетом коэффициента повышения, хотя повышение оклада коснулось только этого работника.

Согласно п. 16 Положения № 922, применять коэффициент повышения допустимо только в том случае, если оклады были повышены всей организации, всему филиалу или всему структурному подразделению.

Как исправить ошибки при расчете отпускных Вы обнаружили ошибку при начислении отпускных. Что делать? Для начала разберитесь, отпускные завышены или, наоборот, занижены:

  • Отпускные завышены (бухгалтер неверно применил нормы законодательства) — в этом случае просто так удержать излишне выплаченные работнику отпускные нельзя, так как ошибка произошла из-за неправильного применения норм законодательства. Работник должен дать свое согласие.
  • Отпускные занижены — доначислите и доплатите работнику недостающую сумму.

Онлайн-курсы для бухгалтеров Повышение квалификации.

Профпереподготовка. Документы установленного образца в Контур.Школе Можно обратиться к работнику с просьбой, чтобы он написал заявление об удержании данной суммы.

Если работник согласится, то удержать излишне выплаченную сумму можно в полном объеме.

Это удержание уже будет рассматриваться как удержание по инициативе работника, а ограничений здесь нет. Но если работник откажется, то вернуть излишне выплаченные отпускные получится только через суд. Шпаргалка В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  1. 18 советов про график отпусков 606.4 КБ
  2. Кто вправе просить внеочередной отпуск (в законах нет единого перечня, эксперты Контур.Школы подготовили для вас этот список) 560 КБ
  3. 5 практических ситуаций про график отпусков. Вопрос‑ответ 646 КБ

Для отображения формы необходимо включить JavaScript в вашем браузере и обновить страницу.

387 398 Подписываясь, вы соглашаетесь на и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур.

Смотрите 4 полезных видеоурока, проходите онлайн-тесты и получите электронный сертификат Контур.Школы. Приглашаем бухгалтеров и главных бухгалтеров коммерческих организаций Бусыгина Ю. О. Вебинар, 25 мая, 10:00 мск Бесплатно для Экстерна Бесплатно для Экстерна Каждый месяц для абонентов Контур.Экстерн доступно два новых вебинара.

Участвуйте и оставайтесь в курсе изменений в законодательстве и бухгалтерской практике Для доступа к вебинару авторизуйтесь на сайте по сертификату абонента Контур.Экстерн Бусыгина Ю. О. Вебинар, 22 июня, 10:00 мск Бесплатно для Экстерна Бесплатно для Экстерна Каждый месяц для абонентов Контур.Экстерн доступно два новых вебинара.

Участвуйте и оставайтесь в курсе изменений в законодательстве и бухгалтерской практике Для доступа к вебинару авторизуйтесь на сайте по сертификату абонента Контур.Экстерн Бусыгина Ю. О. Запись вебинара Статьи по теме

Ошибки при расчете отпускных и их исправление в учете

Фото Бориса Мальцева, Клерк.Ру Наибольшее число работников в любой организации уходит в отпуск именно в летний период. Резкое увеличение нагрузки на бухгалтера может спровоцировать появление нарушений.

О том, какие ошибки могут выявиться по результатам внутренних и внешних проверок, расскажем в статье. Право на ежегодный оплачиваемый отпуск относится к числу основных конституционных прав граждан.

Оно гарантируется всем лицам, работающим по трудовому договору (п. 5 ст. 37 Конституции РФ). В соответствии со ст.

114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Общие правила расчета среднего заработка для оплаты отпуска утверждены ст.

139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922). В соответствии с данным документом для расчета суммы отпускных бухгалтеру необходимо:

  1. рассчитать средний дневной заработок.
  2. определить продолжительность отпуска;

Отметим, что при совершении перечисленных выше действий наиболее высока вероятность совершения ошибки на втором этапе. В силу п. 2 Положения № 922 при расчете отпускных учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у данного работодателя.

К таким выплатам в государственных (муниципальных) учреждениях, в частности, относятся:

  1. заработная плата, начисленная сотруднику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время;
  2. выплаты, связанные с условиями труда (вредность), а также суммы начисленных районных коэффициентов, выплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, за сверхурочную работу;
  3. надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам) за выслугу лет (стаж работы), ученую степень, ученое звание, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ;
  4. премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда.
  5. заработная оплата, начисленная по сдельным расценкам;

Обратите внимание Исходя из п. 3 Положения № 922 при расчете среднего заработка выплаты социального характера, не относящиеся к оплате труда, не учитываются.

К данным выплатам относятся:

  1. стоимость санаторно-курортного лечения.
  2. суммы выданной материальной помощи (на рождение ребенка, на похороны, в связи с регистрацией брака и др.),
  3. стоимость питания, проезда, оплата коммунальных услуг или услуг связи,

На практике возможны ситуации, когда по невнимательности или технических сбоев в программе, в расчет включаются выплаты социального характера, ведущие в последствии к переплатам при расчете отпускных.Пример 1Работник учреждения 13.06.2016 ушел в очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 кал. дн. Зарплата работника формируется из должностного оклада (в сумме 20 000 руб.) и надбавки к нему (4 000 руб.). В июле и октябре 2015 года и январе 2016 года в соответствии с положением о премировании работнику были начислены премии в сумме 10 000 руб.

за каждый месяц. В марте 2016 года ему была оказана материальная помощь в связи с рождением ребенка в размере 5 000 руб.

В ходе проверки было выяснено, что бухгалтером при расчете отпускных была учтена сумма материальной помощи. Ревизором в аналитической таблице был сделан следующий расчет.ПоказательРасчетные действия По данным проверяемого учреждения Средний заработок составил 918,66 руб. ((20 000 руб. x 12 мес. + 4 000 руб.

x 12 мес. + 10 000 руб. x 3 мес. + 5 000 руб.) / 12 мес. / 29,3 дн.). Таким образом, сумма отпускных составила 25 722,48 руб.

(918,66 руб. x 28 дн.). По данным контрольного органа Средний заработок составит 904,44 руб. ((20 000 руб. x 12 мес. + 4 000 руб.

x 12 мес. + 10 000 руб. x 3 мес.) / 12 мес.

/ 29,3 дн.). Сумма отпускных, подлежащих выплате, составит 25 324,32 руб.

(904,44 руб. x 28 дн.). Результат проведенной проверки (переплата или недоплата) Отклонение в расчете среднего дневного заработка составило 14.22 руб. (918,66 — 904,44). Сумма переплаты – 398,16 руб. (14,22 руб. 28 кал. дн.) В соответствии с п.

5 Положения № 922 в расчетный период не должно включаться время, когда работник:

  1. не трудился из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим ни от руководства, ни от персонала;
  2. получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
  3. имел право на средний заработок в соответствии с трудовым законодательством (находился в отпуске или командировке). Исключение – перерывы для кормления ребенка;
  4. освобождался от работы по иным причинам, предусмотренным законодательством (например, отпуск без сохранения заработной платы).

Как следует из п. 5 Положения № 922, если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из этого периода исключалось время, когда работнику начислялся средний заработок, нужно воспользоваться формулой, приведенной в п.

10 Положения № 922. В этом случае средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах. Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.Пример 2При проверке правильности осуществления расходов по заработной плате был установлен факт излишнего начисления и выплаты отпускных.

Так, сотруднику, отправлявшемуся в отпуск продолжительностью 28 кал.

дн. с 01.04.2016, была неверно рассчитана сумма отпускных, подлежащая выплате. В расчетный период с 01.04.2016 по 31.03.2016 был включен период нахождения сотрудника на больничном в апреле 2015 года (с 01.04.2015 по 05.04.2015). Ежемесячная заработная плата сотрудника – 18 000 руб.

Ревизором в аналитической таблице был сделан следующий расчет.ПоказательРасчетные действия По данным проверяемого учреждения Средний заработок составил 614,33 руб. (18 000 руб. x 12 мес. / 12 мес.

/ 29,3 дн.). Фактическая сумма отпускных – 17 201,24 руб. (614,33 руб. x 28 кал. дн.). По данным контрольного органа Заработная плата (без учета пособия по временной нетрудоспособности) за апрель 2015 года равна 15 428,57 руб. (18 000 руб. / 21 раб. дн. x 18 раб.

дн.). Средний заработок составит 615,56 руб. ((18 000 руб. x 11 мес. + 15 428,57 руб.) / ((29,3 кал. дн. x 11 мес.) + (29,3 / 30 x 25) дн.)) Сумма отпускных составит 17 235,68 руб.

(615,56 руб. x 28 кал. дн.) Результат проведенной проверки (переплата или недоплата) Сумма недоплаты за отпуск – 34,44 руб. (17 235,68 — 17 201,24) При расчете отпускных может оказаться, что работник не имел фактически начисленной зарплаты или фактически отработанных дней в расчетном периоде либо этот период состоял из промежутков времени, исключаемых из расчетного периода в соответствии с п. 5 Положения № 922. В таком случае средний заработок следует определять исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за 12 календарных месяцев, предшествующих расчетному периоду (п.

6 Положения № 922). Пример 3Работнику учреждения предоставляется очередной отпуск с 01.08.2016. В расчетном периоде с 01.08.2015 по 31.07.2016 он находился в отпуске по уходу за ребенком до трех лет.

Исходя из какого периода нужно рассчитать отпускные?

Согласно п. 6 Положения № 922 для расчета отпускных следует взять заработную плату сотрудницы предшествующую ее уходу в отпуска по беременности и родам, уходу за ребенком. В силу п. 15 Положения № 922 ежемесячные премии и вознаграждения принимаются к учету в размере фактически начисленных в расчетном периоде сумм, но не более одной выплаты за каждый показатель и месяц этого периода.

Квартальные премии и вознаграждения, начисленные за период, превышающий продолжительность расчетного периода, учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода. Единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, учитываются независимо от времени начисления вознаграждения.

Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, данные выплаты учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм. При этом следует учитывать, что все премиальные выплаты должны быть предусмотрены системой оплаты труда (п.

2 Положения № 922).Пример 4При проверке расходов на оплату труда было установлено следующее. Работнику учреждения, 01.05.2016 ушедшему в очередной основной ежегодный отпуск, в расчетном периоде (с 01.05.2015 по 30.04.2016) была начислена следующая заработная плата: МесяцОклад, руб.Сумма премии, руб.Общая сумма выплаты, руб.Май 201515 000 15 000Июнь 201515 000 15 000Июль 201515 00015 000 (за II квартал 2015 года) 30 000Август 201515 000 15 000Сентябрь 201515 000 15 000Октябрь 201515 00018 000(за III квартал 2015 года)33 000Ноябрь 201515 000 15 000Декабрь 201515 000 15 000Январь 201615 00025 000(за IV квартал 2015 года)40 000Февраль 201615 000 15 000Март 201615 0003 000Премия к 8 Марта18 000Апрель 201615 00010 000(за I квартал 2016 года)25 000Итого:180 00071 000251 000Бухгалтер при расчете отпускных учел все премиальные выплаты. В соответствии с п. 15 Положения № 922 премию, начисленную за II квартал 2015 года в сумме 15 000 руб., приходящуюся на апрель, май, июнь 2015 года, следовало учесть в размере 2/3.

Разовые премии, не предусмотренные системой оплаты труда (суммы, выданные к праздникам, юбилеям и т.

п.), в расчете отпускных не участвуют, поэтому премию к 8 Марта в расчет отпускных включать не следовало.

Остальные премии, выплаченные работнику, подлежат включению в расчет в полном размере. Ревизором в аналитической таблице был сделан такой расчет:ПоказательРасчетные действия По данным проверяемого учреждения Средний заработок составил 713,88 руб.

(251 000 руб. / 12 мес. / 29,3 дн.). Фактическая сумма отпускных равна 19 988,64 руб. (713,88 руб. x 28 кал. дн.) По данным контрольного органа Сумма премий, подлежащая включению в расчет среднего заработка, – 63 000 руб.

(15 000 руб. x 2/3 + 18 000 руб.

+25 000 руб. 10 000 руб.). Средний заработок составит 691,13 руб. ((180 000 + 63 000) руб. / 12 мес. / 29,3 кал. дн.). Сумма отпускных – 19 351,64 руб.

(691,13 руб. x 28 кал. дн.) Результат проведенной проверки (переплата или недоплата) Разница в оплате отпускных составила 637 руб.

(19 988,64 — 19 351,64) Дополнительно отметим: когда работнику в июле 2016 года будет выплачена премия за II квартал 2016 года, сумму отпускных следует пересчитать и включить в расчет премию в размере 1/3, приходящуюся на апрель 2016 года. Предположим, что премия за II квартал 2016 года составила 12 000 руб.

В этом случае сумма отпускных составит 19 670,08 руб. ((180 000 руб. + 63 000 руб. + 12 000 руб. x 1/3) / 12 мес. / 29,3 кал. дн.

x 28 кал. дн.). В данной ситуации разница в оплате отпускных – 318,56 руб. (19 988,64 — 19 670,08). Ошибки, допущенные при расчете отпускных, исправляются в следующем порядке, установленном п. 18 Инструкции № 157н. Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, выявленных субъектом учета, а также исправления способом «красное сторно» оформляются бухгалтерской справкой (ф.

0504833). В ней делается ссылка на наименование, номер исправляемого журнала операций и период, за который он составлен, а также отражается информация по обоснованию внесения исправлений.

Рассмотрим пример по исправлению ошибки в учете.Пример 5Ошибка была обнаружена ревизором в августе 2016 года. Расходы на начисление отпускных были произведены в мае 2016 года за счет средств выделенных учреждению на выполнение государственного задания. Бухгалтер бюджетного учреждения начислил 25 600 руб.

В ходе проверки выяснилось, что сумма отпускных должна была составлять 25 300 руб. Разница равна 300 руб. Поскольку в рассматриваемом примере произошло уменьшение суммы начисленных отпускных, следовательно, уменьшатся суммы страховых взносов и НДФЛ.Было начислено страховых взносовСледовало начислить страховых взносовРазница (отклонение) 7 731,20 руб. (25 600 руб. x 30,2%) 7 640,60 руб.

(25 300 руб. x 30,2%) — 90,60 руб. В рассматриваемом случае (при уменьшении облагаемой базы) следует подать уточненный расчет ф. РСВ-1. После внесения уточнений у страхователя будет переплата страховых взносов.

Ответственность в данной ситуации не предусмотренаБыло начислено НДФЛСледовало начислить НДФЛРазница (отклонение) 3 328 руб.

(25 600 руб. x 13%) 3 289 руб. (25 300 руб. x 13%) — 39 руб. В данном случае происходит возврат излишне удержанного налога, который можно произвести за счет уменьшения в будущем сумм НДФЛ, исчисленного с доходов налогоплательщика В соответствии с Инструкцией № 174н была сделана следующая исправительная запись по начислению отпускных.

Содержание операцииДебет счетаКредит счетаСумма, руб.

Исправление методом «красное сторно» начисленной суммы отпускных 4 109 60 211 4 302 11 730* (25 600) 4 109 60 211 4 302 11 730 25 300 Исправление методом «красное сторно» начисленной суммы НДФЛ 4 302 11 830 4 303 01 730 (3 328) 4 302 11 830 4 303 01 730 3 289 Исправление методом «красное сторно» начисленной суммы страховых взносов 4 109 60 213 4 303 00 830 (7 731,20) 4 109 60 213 4 303 00 830 7 640,60 * Обратите внимание, что в соответствии с ч. 4 ст. 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:

  1. счетной ошибки;
  2. если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
  3. если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (ч. 3 ст. 155 ТК РФ) или простое (ч. 3 ст. 157 ТК РФ);

Пример 6Ошибка, обнаруженная ревизором в августе 2016 года, привела к увеличению суммы отпускных. Было начислено 25 600 руб., а следовало – 26 000 руб., разница составила 400 руб.

Расходы на выплату отпускных были произведены за счет средств, полученных от платных услуг. Сумма отпускных и страховых взносов изменится в сторону увеличения:Было начислено страховых взносовСледовало начислить страховых взносовРазница (отклонение) 7 731,20 руб. (25 600 руб. x 30,2%) 7 852,00 руб.

(26 000 руб. x 30,2%) + 120,80 руб. В рассматриваемом случае ошибка привела к занижению облагаемой базы и, как следствие, к занижению суммы страховых взносов, подлежащей уплате во внебюджетные фонды, следовательно, страхователь обязан подать уточненный расчет РСВ-1.

Уточненный расчет подается в соответствии с правилами, установленными Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ

«О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования»

. Кроме того, у учреждения возникает обязанность по уплате недостающей суммы страховых взносов и пениБыло начислено НДФЛСледовало начислить НДФЛРазница (отклонение) 3 328 руб. (25 600 руб. x 13%) 3 380 руб.

(26 000 руб. x 13%) + 52 руб. В рассмотренном случае следует удержать НДФЛ с разницы, возникшей при исчислении отпускных. Порядок и перечисление НДФЛ осуществляются в общеустановленном порядке, предусмотренном гл.

23 НК РФ В соответствии с Инструкцией № 174н была сделана следующая исправительная запись по начислению отпускных. Содержание операцииДебет счетаКредит счетаСумма, руб.

Исправление суммы отпускных методом дополнительной записи 2 109 60 211 2 302 11 730 400 Исправление суммы НДФЛ методом дополнительной записи 2 302 11 830 2 303 01 730 120,80 Исправление суммы страховых взносов методом дополнительной записи 2 109 60 213 2 303 00 830 52 * * * Кратко сформулируем основные выводы: 1.

Ошибки, обнаруженные при расчете отпускных, следует исправлять в учете по правилам, установленным Инструкцией № 157н.

2. При внесении корректировок сумм причитающихся работнику необходимо корректировать суммы НДФЛ и страховых взносов. В случае если выплаты производились за счет средств полученных от платных услуг, необходимо внести исправления в расчет суммы налога на прибыль.

3. Обращаем внимание, что удержать излишне выплаченные работнику отпускные вследствие неправильного применения законодательства РФ нельзя, поскольку перечень соответствующих случаев установлен ст.

137 ТК РФ и является исчерпывающим. Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв.