Правила списания гсм в бухгалтерском учете

Учет расходов на горюче-смазочные материалы (часть 3): бухгалтерский учет

→ нет времени читать? Бухгалтерия организации ведет количественно-суммовой учет ГСМ и специальных жидкостей. Заправка автотранспорта производится на автозаправочных станциях за наличный расчет или в безналичном порядке по талонам или специальным картам. Не касаясь специфики формирования первоначальной стоимости ГСМ и учета НДС, скажем, что бухгалтер на основании первичных документов (авансовых отчетов, накладных и др.) приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости.

ГСМ учитываются на счете 10 «Материалы» субсчет 3 «Топливо». Это предусмотрено Планом счетов (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

Рекомендуется в зависимости от местонахождения материалов использовать следующие группировки аналитического учета:

1. «Оплаченные талоны на бензин (дизельное топливо, масло)»;
2. «ГСМ на складах (бензин, дизельное топливо, газ, масло и др.)»;
3. «Бензин, дизельное топливо в баках автомобилей и талоны у водителей» и др.

Поскольку разновидностей ГСМ много, то для их учета открывают субсчета второго, третьего и четвертого порядков, например:

1. счет 10 субсчет «Топливо», субсчет «ГСМ на складах», субсчет «Бензин», субсчет «Бензин АИ-98»;
2. счет 10 субсчет «Топливо», субсчет «ГСМ на складах», субсчет «Бензин», субсчет «Бензин АИ-95».

Кроме того, аналитический учет выданных ГСМ ведется по материально ответственным лицам — водителям автотранспорта. Бухгалтер записывает поступление ГСМ в карточку учета материалов по форме № М-17.

В организации может быть разработана своя форма карточки учета поступления и списания ГСМ, которая утверждается приказом руководителя или является приложением к учетной политике организации.

Источник фото: exkavator.ruВ организации может быть разработана своя форма карточки учета поступления и списания ГСМ Расходы на содержание автотранспортных средств организации списывают на себестоимость продукции (работ, услуг).

В бухгалтерском учете затраты, связанные с перевозочным процессом, отражают на балансовом счете 20 «Основное производство» или 44 «Расходы на продажу» (только для торговых организаций). Затраты на содержание служебного автотранспорта отражаются на балансовом счете 26 «Общехозяйственные расходы». Предприятия, имеющие парк автомобилей, отражают затраты, связанные с их содержанием и эксплуатацией, на балансовом счете 23 «Вспомогательные производства».

Читайте Применение конкретного счета учета затрат зависит от направленности использования автомобилей. Например, если грузовой автомобиль перевозил грузы по заказам сторонней организации, то затраты на ГСМ отражаются на счете 20, а если легковой автомобиль использовался для служебных поездок, связанных с управлением организацией, то затраты отражаются на счете 26.

Источник фото: exkavator.ruПрименение конкретного счета учета затрат зависит от направленности использования авто В учете списание ГСМ отражается бухгалтерской проводкой Дебет 20 (23, 26, 44) Кредит 10-3 «Топливо» (аналитический учет: «ГСМ в баках транспортных средств» и др. соответствующие субсчета)

1. в фактически израсходованном количестве на основании первичных документов.

При отпуске ГСМ в производство и ином выбытии их оценка в бухгалтерском учете производится одним из следующих способов (п.

16 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»):

1. по себестоимости последних по времени закупок (ЛИФО),
2. по себестоимости первых по времени закупок (ФИФО),
3. по себестоимости единицы запасов,
4. по средней себестоимости.

Последний способ является наиболее распространенным. Выбранный организацией способ должен быть зафиксирован в приказе об учетной политике.

Обращаем внимание бухгалтеров на то, что как правило, в баках автомобилей всегда имеется количество бензина (или иного топлива), которое представляет собой переходящий остаток на следующий месяц (квартал).

Этот остаток нужно и далее учитывать на счете отдельном субсчете «Бензин в баках автомобилей» (в аналитическом учете по материально-ответственным лицам (водителям).

Ежемесячно бухгалтер проводит сверку результатов по выдаче, расходу и остатку нефтепродуктов в баках транспортных средств.

Источник фото: exkavator.ruБухгалтер проводит сверку результатов по выдаче, расходу и остатку нефтепродуктов ежемесячно Если стоимость принятых к расходу затрат по ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете будет различна (например, в связи с превышением водителем норм, принятых в организации для его автомобиля), то налогоплательщикам, применяющим ПБУ 18/02, придется отражать постоянные налоговые обязательства. Таково требование пункта 7 указанного положения, которое утверждено приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н.

Приведем пример бухгалтерского учета ГСМ на примере учета бензина для конкретного водителя. Водитель легкового служебного автомобиля А.А.

Сидоров получает из кассы ООО «Зима» под отчет денежные средства для приобретения ГСМ и представляет авансовые отчеты с отражением расходов по их приобретению с приложением первичных документов.

Остаток несписанного бензина на начало апреля у водителя составил 18 литров по 10 руб. 3 апреля было приобретено 20 литров бензина по 11 руб.

НДС не рассматриваем для простоты. 1, 2 и 3 апреля водитель израсходовал соответственно 7,10 и 11 литров бензина. Организация применяет при списании материалов метод скользящей средней себестоимости, которая рассчитывается на дату выполнения операции.

С 1 по 3 апреля бухгалтер произвел следующие записи в карточке водителя: Дата Приход Расход Остаток количество цена стоимость количество цена стоимость количество цена стоимость Остаток на 01.04 18 10 180 01.04 7 10 70 11 10 110 02.04 10 10 100 1 10 10 03.04 20 11 220 11 10,95 120,48 10 10,95 109,52 В бухгалтерском учете организации сделаны следующие проводки: 1 апреля: Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.» — 70 руб. — списано по нормам 7 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 1 апреля; 2 апреля: Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.» — 100 руб. — списано по нормам 10 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 2 апреля; 3 апреля: Дебет 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.» Кредит 71 субсчет «Сидоров» — 220 руб.

— оприходовано 11 литров бензин на основании чека ККМ, приложенного к авансовому отчету водителя; Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.» -120,48 руб. — списано по нормам 11 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 3 апреля.

Получить транспортное средство (автомобиль, грузовик, гусеничный экскаватор, фронтальный погрузчик) во временное владение и пользование можно, заключив договор аренды транспортного средства с юридическим или физическим лицом. Читайте По договору аренды арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование.

Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов (ст.

646 ГК РФ). Стороны могут предусмотреть смешанные условия оплаты аренды в виде фиксированной доли (непосредственно арендная плата) и оплаты компенсации на текущее содержание арендованного имущества, которая может меняться в зависимости от внешних факторов.

Источник фото: exkavator.ruЕсли а расходы на ГСМ несет наниматель транспорта, учет ГСМ идентичен ситуации с эксплуатацией собственного ТС В случае, когда расходы на ГСМ несет наниматель транспорта, учет ГСМ идентичен ситуации с эксплуатацией собственного транспортного средства.

Просто учитывается такой автомобиль не в составе основных средств, а на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, принятой в договоре.

За его использование начисляется арендная плата, а амортизация не начисляется. Арендная плата учитывается в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией вне зависимости от того, у кого арендуется автомобиль — у юридического или физического лица (подп.

10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Читайте В то же время статус арендодателя влияет на налоговые последствия по другим налогам.

Так, если автомобиль арендуется у физического лица, у него возникает налогооблагаемый доход. Что касается ЕСН, то нужно различать аренду транспортного средства с экипажем и без него (п.

1 ст. 236 и 3 ст. 238 НК РФ).

Источник фото: exkavator.ruСтатус арендодателя влияет на налоговые последствия по другим налогам На арендованную машину выписывается путевой лист на время работы, поскольку распоряжается машиной организация. А пп.2 п.1 ст.253 НК РФ разрешает включать в расходы, уменьшающие налогооблагаемый доход, все средства, истраченные на содержание и эксплуатацию основных средств и иного имущества, которое используется в производственной деятельности.

Это касается и ГСМ, которые используются на арендованном автомобиле. Организация может заключить договор безвозмездного пользования автомобилем (ссуды), согласно которому ссудополучатель обязан содержать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, а также несение всех расходов на ее содержание, если иное не предусмотрено договором. Расходы организации по содержанию и эксплуатации автомобиля, полученного по договору безвозмездного пользования, уменьшают налогооблагаемую прибыль в общеустановленном порядке, если договором предусмотрено, что данные расходы несет ссудополучатель.

Источник фото: exkavator.ruОрганизация может заключить договор безвозмездного пользования автомобилем К договорам безвозмездного пользования (ссуды) применяются отдельные правила, предусмотренные для договора аренды. Расходы на ГСМ учитываются аналогично арендованной машине, поскольку распоряжается ею организация. Передача имущества во временное пользование по договору ссуды — для целей налогообложения есть не что иное, как безвозмездно оказанная услуга.

Стоимость такой услуги включается ссудополучателем во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 НК РФ). Эту стоимость нужно определить самостоятельно, основываясь на данных о рыночной стоимости аренды аналогичного автомобиля. Работникам выплачивается компенсация за износ личного транспорта и возмещаются расходы, если личный транспорт используется с согласия работодателя в служебных целях (ст.

188 ТК РФ). Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Часто по приказу работнику выплачивают компенсацию по норме, установленной Правительством РФ и сверх этого расходы на бензин.

Источник фото: exkavator.ruРазмер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора Поскольку такое положение прямо не предусмотрено письмом Минфина России от 21.07.1992 № 57, то представляется правомерным и позиция налоговых органов по данному вопросу.

В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля: сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт (письмо МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419). Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях выплачивается работникам в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями. Изначальный документ, который установил данную компенсацию — письмо Минфина России от 21.07.1992 № 57

«Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок»

.

Документ действующий, хотя сами нормы выплат менялись в дальнейшем. Вот его мы и рекомендуем прочитать бухгалтеру особенно внимательно.

Источник фото: exkavator.ruРазмер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования авто для служебных поездок В пункте 3 сказано, что конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок.

В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт). Расчет размеров компенсации производится по формуле: К = А + ГСМ + ТО + ТР, где К — сумма компенсации, А — амортизация автомобиля; ГСМ — затраты на горюче-смазочные материалы; ТО — техническое обслуживание; ТР — текущий ремонт.

Начисление компенсации производится на основании приказа руководителя организации. Компенсация начисляется ежемесячно в твердой сумме, независимо от количества календарных дней в месяце.

За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается. Самым трудным в данной ситуации представляется подтверждение именно факта и интенсивности использования машины сотрудником. Поэтому основанием для начисления компенсации, кроме приказа руководителя, может быть разъездная ведомость или иной аналогичный документ, форма которого утверждена в приказе по учетной политике организации.

Путевые листы в данном случае не составляются.

Источник фото: exkavator.ruНачисление компенсации производится на основании приказа руководителя организации Выплачиваемые работнику компенсации за использование личного легкового автомобиля в служебных целях являются для организации расходами по обычным видам деятельности на основании пункта 7 ПБУ 10/99.

Компенсация, выплачиваемая работнику в соответствии с законодательством, в пределах утвержденных норм не облагается налогом на доходы физических лиц (ст. 217 НК РФ) и единым социальным налогом (ст.

238 НК РФ). В данном случае законодательный документ — Трудовой кодекс РФ.

В силу того, что Правительством РФ разработаны нормы компенсации применительно только к пункту 11 статьи 264 НК РФ (налог на прибыль), они не подлежат применению в целях определения налоговой базы по налогу на доходы физических лиц. Налоговые органы стоят на том, нормы, применяемые в организации, не могут быть применены для НДФЛ, поскольку не являются нормами, установленными в соответствии с действующим законодательством РФ (письмо МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/[email protected]

«О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта»

).

Источник фото: exkavator.ruКомпенсация, выплачиваемая работнику, не облагается налогом на доходы физлиц Однако в своем Постановлении от 26.01.2004 № Ф09-5007/03-АК ФАС Уральского округа пришел к выводу, что применять нормы компенсационных выплат, установленные главой 25 НК РФ, для исчисления НДФЛ неправомерно.

Компенсация за личный транспорт освобождается от налога на доходы в размере, установленном письменным соглашением организации и работника. Это косвенным образом подтверждает и решение ВАС РФ от 26.01.2005 № 16141/04. Таким образом, на наш взгляд, в рассматриваемой ситуации не возникает налогооблагаемой базы по налогу на доходы физических лиц.

Компенсация за использование личных легковых автомобилей в служебных целях в целях исчисления налога на прибыль является нормируемой величиной. Действующие в настоящее время нормы установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм для целей налогообложения относятся к прочим расходам (подп.

11 п. 1 ст. 264 НК РФ). В налоговом учете эти расходы признаются на дату фактической выплаты начисленной компенсации.

Сумма компенсации, начисленная работнику сверх предельных норм, не может уменьшать налоговую базу для исчисления налога на прибыль организации. Эти расходы в целях налогообложения рассматриваются как сверхнормативные. Разумеется, эту точку зрения можно пытаться оспорить, опираясь на более свежую позицию ст.

188 Трудового кодекса РФ. Но ведь и в письме Минфина речь шла о том, что при расчете компенсации нужно учесть все особенности использования личного автомобиля работником в производственных целях.

А для налогообложения существует норма, и она однозначна. Поэтому расходы на приобретение ГСМ параллельно с выплатой компенсации не учитываются для целей обложения налогом на прибыль, поскольку данный автомобиль не является служебным (пп.11 п.1 ст.264 НК РФ). Смотрите Расходы по компенсации работнику сверх установленных норм, а также стоимость израсходованных ГСМ, исключаемые из расчета налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так и последующих отчетных периодов, признаются постоянной разницей (п.4 ПБУ 18/02).

На сумму постоянного налогового обязательства, рассчитанного на ее основе, организация корректирует величину условного расхода (условного дохода) по налогу на прибыль (п.п.20, 21 ПБУ 18/02). Учет ГСМ в конфигурации «1С:Бухгалтерия 7.7» (ред. 4.5) ведется на счете 10.3 «Топливо».

В справочнике «Материалы» для элементов, относящихся к ГСМ, следует указать вид «(10.3) Топливо» (см.

рис. 1). Рис. 1 Приобретение ГСМ отражается документами «Поступление материалов» или «Авансовый отчет», в последнем документе следует указать корреспондирующий счет 10.3. Для отражения расхода ГСМ удобно пользоваться документом «Перемещение материалов», выбрав вид перемещения: «Передача в производство» (см.

рис. 2). В документе нужно указать счет затрат, соответствующий направлению использования автомобиля (20, 23, 25, 44) и статью затрат. Рис. 2 Рекомендуется в справочнике статей затрат задать две статьи для отражения расходов по ГСМ, для одной из которых установить «Вид расходов» для целей налогового учета «Другие расходы, принимаемые для целей налогообложения», а для второй (расходы сверх нормы) — «Не принимаемые для целей налогообложения» (рис.

3). Рис. 3 Если произведенные расходы не превысили норматива, то все затраты следует отнести на статью расходов, учитываемую для налогообложения.

Если норматив превышен, то следует ввести два документа «Перемещение материалов»: первый на сумму норматива, указав статью, учитываемую для налогообложения, второй на сумму превышения норматива, указав статью, не учитываемую для налогообложения. В случае применения организацией ПБУ 18\02, при проведении документа «Закрытие месяца» будет учтена постоянная разница и сформирована проводка по отражению постоянного налогового обязательства. Компенсационные выплаты работникам за использование личного транспорта в служебных целях можно отразить документом «Бухгалтерская справка» (см.

Особенности учета ГСМ на предприятии в 2023 году

» Использование любого вида транспорта на предприятии неразрывно связано с учетом ГСМ.

Учет ГСМ на предприятии и расчет нормы его расхода обычно вызывает массу вопросов у бухгалтеров.

Правильное списание расходов на эксплуатацию и обслуживание транспортных средств очень важно, ведь эти расходы уменьшают базу для исчисления .

Прежде всего, нужно помнить, что расходы на горюче-смазочные материалы должны быть правильно рассчитаны, документально подтверждены и экономически обоснованны. Это очень важный момент, ведь только при соблюдении трех вышеуказанных условий затраты на ГСМ можно списать в расходы организации. Вы должны быть готовы к тому, что при любой проверке налогового органа вы сможете обосновать необходимость таких затрат, сможете предъявить все подтверждающие документы.

В организации должен быть оформлен . Начнем с того, что разберем само понятие «ГСМ», что оно в себя включает. Расшифровка ГСМ – «горюче-смазочные материалы».

Из названия понятно, что сюда входит не только топливо, но и сопутствующие материалы, необходимые для нормального функционирования транспортного средства.

К ГСМ относится:

1. Все виды топлива (газ, дизель, бензин);
2. Смазочные материалы (масла, смазки, применяемые в процессе ремонта, обслуживания и эксплуатации транспорта);
3. Тормозные, охлаждающие жидкости.

Горюче-смазочные материалы списываются в расходы на основании, так называемых, нормативов.

Что это за нормативы и откуда их брать? Прежде всего, нужно отметить, что существуют нормативы списания ГСМ, установленные Минтрансом России.

Но использование этих норм не обязательно, Налоговый кодекс РФ допускает разработать собственные нормы расходования ГСМ и использовать их для списания. С утвержденными Минтрансом нормами все понятно, берете установленный норматив на списание топлива и прочих сопутствующих материалов для вашего вида транспорта и списываете. Если же вы хотите разработать свои нормы, то читайте ниже.

Расчет нормы списания ГСМ можно провести двумя способами:

• Воспользоваться имеющейся к транспортному средству технической документации, на основании которой разработать нормы использования топлива и смазочных материалов в зависимости от сезонности, времени года (так зимний расход топлива значительно превышает летний), также важно учесть и загруженность дорог.
• Установить нормы на основании анализа фактического использования транспорта и проведения замеров. Этот способ используется значительного чаще первого, поэтому разберем его более подробно.

Как правильно произвести замеры расхода топлива? Первым шагом будет создание комиссии для контроля правильных замеров.

Замеры использования топлива проводятся следующим образом: пустой бак транспорта по максимуму заполняется топливом, отмечается количество залитого топлива, записываются данные спидометра. После этого транспорт используется в обычном режиме до тех пор, пока топливный бак не опустеет, после чего опять записываются данные спидометра.

Путем вычитания из последнего показания спидометра начального получается пробег автомобиля – количество километров, которые транспорту удалось проехать на полном баке топлива.

Теперь рассчитывается расход топлива на 1 км, для чего делится объем залитого топлива на расстояние, которое проехал автомобиль на этом топливе. Это и будет нормой расхода топлива. Так как условия использования транспортного средства могут значительно отличаться, то необходимо провести замеры в различных условиях.

При проведении замеров расхода ГСМ нужно учесть:

1. загруженность транспорта;
2. насколько затруднено движение по дорогам (наличие дорожных пробок);
3. время года (провести замеры в холодное и теплое время года);
4. простои автомобиля с включенным двигателем.

Проведя замеры в различных условиях, получаются несколько нормативов, которыми и следует руководствоваться в процессе списания топлива в расходы. Кроме этого, предприятие может пойти и несколько иным путем: провести замеры для стандартной ситуации, а для различных отклонений условий эксплуатации от нормы разработать поправочные коэффициенты. Полученные результаты нужно утвердить актом, который подписывают члены созданной ранее комиссии.

Определяя и устанавливая для себя нормы и лимита использования ГСМ, нужно помнить, что полученные величины должны быть обоснованны экономически, не завышены.

Не стоит искусственно завышать нормативы потребления, ведь у Налоговой инспекции могут возникнуть не очень приятные для вас вопросы. Расчет нормы расхода ГСМ разобрали, теперь рассмотрим, как происходит бухгалтерский учет ГСМ на предприятии, какие проводки необходимо выполнять в процессе эксплуатации. Горюче-смазочные материалы в бухгалтерии списываются либо в расходы на продажу (для торговых организаций), либо на себестоимость продукции (для производственных организаций).

Таким образом, счет бухгалтерского учета, на которые следует относить затраты на ГСМ – это 44 или 20 (23, 26).

Дебет этих счетов корреспондирует с кредитом счета учета материалов (счет 10), на котором для учета топлива и смазочных материалов открыт отдельный субсчет. Проводка по списанию ГСМ: Д20, 23, 26 (44) К10.3 – списана стоимость использованных ГСМ в расходы предприятия. 20-й счет используется в том случае, если транспорт эксплуатируется на рабочие нужды, например, доставка товара клиентам.

23-й счет, как правило, применяется крупными предприятиями, имеющими большее количество транспортных средств. На 26-й счет списываются ГСМ по транспорту, используемому в служебных целях.

Логично было бы выполнить проводку по списанию ГСМ на величину истраченного фактически топлива, но, как правило, очень сложно определить точное количество используемого топлива, поэтому и списываются горюче-смазочные материалы по установленным нормам. Принимаются ГСМ к учету в бухгалтерском учете на 10-й счет. Приобретаются материалы, как правило, за наличные или безналичный расчет.

В первом случае даются водителю под отчет, после закупа необходимых ГСМ водитель отчитывается по истраченной сумме с помощью авансового отчета. Оставшиеся у водителя деньги сдаются в кассу предприятия.

При покупке материалов за безналичный расчет, происходит списание с расчетного счета предприятия. Проводки при этом выглядят следующим образом:

1. Д10.3 К60 – приняты к учету материалы, купленные за безналичный расчет.
2. Д10.3 К71 – приняты к учету материалы, купленные за наличный расчет.
3. Д19 К60 – выделен НДС по приобретенным материалам (если выделяется).
4. Д60 К51 – перечислена оплата поставщику.
5. Д71 К50 – выданы наличные деньги под отчет.

Любая проводка выполняется только на основании оправдательного документа.

Проводка по списанию ГСМ выполняется на основании путевого листа и акта на списания ГСМ. Путевой лист можно использовать для списания топлива в расходы, а акт – для списания прочих смазочных материалов.

Образцы путевого листа:

1. .
2. ;

Проводка по принятию ГСМ к учету выполняется на основании авансового отчета и документа, подтверждающего факт оплаты, например, чек (при наличном расчете) или накладная, счет-фактура и документы, подтверждающие оплату (при безналичном расчете).

В бак автомобиля долить бензин или другое используемое топлива до полного бака, далее от объема полного бака отнять долитый объем, после чего полученное значение сверить с данными счета 10.3. Слить из бака остатки топлива, измерить их количество и сверить с учетными данными на 10-м счете. ( Пока оценок нет ) Поделиться:

Пример списания ГСМ по путевым листам

18 апреля 20186,7 тыс.

прочитали2 мин.11 тыс. просмотра публикацииУникальные посетители страницы6,7 тыс. прочитали до концаЭто 56% от открывших публикацию2 минуты — среднее время чтенияСписание ГСМ по путевым листам — пример алгоритма такого списания вы найдете в статье — должно быть корректно организовано в любой компании. Рассмотрим особенности такого списания подробнее.Списание стоимости ГСМ в расходы, как и в случае с любыми другими активами, должно осуществляться на основании оправдательных документов.

Наиболее распространенный документ — акт о списании ГСМ.Для документального обоснования затрат компании к такому акту прикладывают первичку, как правило, в виде путевых листов (ПЛ).Путевой лист фиксирует количество километров, которые прошел автомобиль работника в рамках рабочей смены (или служебного задания), и объем затраченного при этом топлива, исходя из нормативных показателей или фактических измерений.ВНИМАНИЕ! ПЛ не являются основанием для списания ГСМ в расходы.Альтернативой путевому листу могут быть, к примеру:

1. данные по ГЛОНАСС и GPS.
2. данные по тахографу;

При этом налогоплательщик вправе использовать все 3 источника — путевой лист, данные по тахографу и системам спутниковой навигации — для наиболее достоверного отражения сведений по топливным расходам.ВАЖНО! Путевые листы обязательно используются всеми транспортными предприятиями, перевозящими пассажиров или грузы, вне зависимости от факта применения автоматических средств учета километража (п.

2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта). Компании, не относящиеся к таковым, вправе использовать иные документы (постановление ФАС Московского округа от 18.09.2013 по делу № А40-19421/13-99-60).При использовании ПЛ компания должна утвердить порядок списания ГСМ по путевым листам. Если ПЛ не применяются, то оптимально подтверждение расхода бензина отчетами обозначенных выше автоматических средств учета пробега (письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).Важнейший вид сведений, отражаемых в путевых листах, — объем израсходованного топлива.

Он может быть основан на нормативных и фактических показателях.Нормативные показатели обязательны только для автотранспортных предприятий (п.

40 приказа Минтранса России от 24.06.2003 № 153).Такие хозяйствующие субъекты применяют нормативы, отраженные в рекомендациях Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Их особенность — наличие привязки расчетных показателей по расходу топлива к конкретным моделям автомобилей.Если модель не отражена в указанных нормативах, то следует руководствоваться показателями, которые определены в технической документации на автомобиль (письмо Минфина РФ от 17.11.2011 № 03-11-11/288).Остальные хозяйствующие субъекты вправе, но не обязаны применять нормативный метод учета расхода топлива.

Они могут регламентировать внесение данных в путевой лист на основании фактического потребления топлива, которое указано в акте контрольного замера расхода ГСМ.

Такой акт составляется специальной комиссией на контрольном заезде для каждого автомобиля.Ознакомимся теперь с примерами списания расходов на ГСМ исходя из их расчета по норме и по факту и изучим, как списывать ГСМ по путевым листам в расходы в рамках ведения бухгалтерского и налогового учета.Списание расходов на ГСМ с применением путевого листа на основе нормативного подхода предполагает:1. Определение показателей, необходимых для нормативного расчета расходования топлива по формулам, отраженным в распоряжении АМ-23-Р.Для автомобилей разных типов установлены отдельные формулы.

Условимся, что в распоряжении сотрудника — легковая машина Mercedes-Benz A150.

Для нормативного расчета расходования топлива на данной машине по методологии Минтранса нужно узнать следующие показатели:

1. Hs (базовый норматив по расходованию бензина — в литрах на 100 км);
2. D (корректировочный коэффициент).

Первый показатель, Hs, для указанной машины составляет 6,8 (таблица по п. 7.2.1 распоряжения АМ-23-Р).Второй показатель, D, устанавливается хозяйствующим субъектом самостоятельно исходя из критериев, характеризующих фактические условия эксплуатации ТС (п.

4 распоряжения АМ-23-Р). Коэффициент может быть повышающим или понижающим.Один из возможных критериев — эксплуатация ТС в зимний период.

Условимся, что машина используется в Ивановской области, и в этом случае показатель D будет иметь значение 10 (приложение № 2 к распоряжению АМ-23-Р) и отражать тот факт, что топливо расходуется на 10% интенсивнее.2. Расчет пробега, отраженного в путевом листе.Предположим, что показатель составил 100 км (на основании показаний спидометра и трекера ГЛОНАСС).3. Применение формулы расчета расходования ГСМ в соответствии с п.

7 распоряжения АМ-23-Р.Пример расчета списания ГСМ по путевым листам с ее использованием будет выглядеть так:Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),где S — пробег, отраженный в путевом листе.В нашем случае показатель Qн составит:Qн = 0,01 × 6,8 × 100 × (1 + 0,01 × 10) = 7,48 л.Следующий сценарий — расчет расходования топлива по факту.В данном случае применяется очень простая формула:РАСХОД (ФАКТ) = Т(нач) + Т(выд) − Т(ост),где:Т(нач) — объем бензина в баке на начало смены работника (залитый или рассчитанный на основании предыдущих показаний);Т(выд) — количество бензина, залитого в бак в течение смены;Т(ост) — объем бензина в баке по возвращении работника в гараж.ПримерВ ООО «Сапфир» есть служебный автомобиль марки «Лада Калина». В компании применяется метод списания материалов по средней себестоимости (ССТ).

ССТ бензина составила 40 руб.В ПЛ указаны следующие показатели:Остаток бензина в баке: 5 л.Выдано: 20 л.Остаток при возвращении: 10 л.Расход (факт) = 15 литров (5 л + 20 л − 10 л).Стоимость ГСМ к списанию равна 600 руб. (40 руб. × 15 л).Бухгалтер ООО «Сапфир» сформировал справку-расчет, приложил к ней ПЛ, инициировал собрание комиссии, которая утвердила акт списания ГСМ.

На основании данного акта бухгалтер зафиксировал в бухрегистрах запись:Дт 26 Кт 10.3 — 600 руб.Затратный счет выбирается в соответствии с направлением расходов, если авто используется:

1. в торговле — 44.
2. во вспомогательном — 23;
3. в основном производстве — счет 20;
4. в общем производстве — 25;
5. в административных целях — 26;

Рассмотрим порядок налогового учета затрат ГСМ.В налоговом учете списанная стоимость ГСМ может быть включена:

1. в материальные расходы — если использование автомобиля связано с производством (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ);
2. в прочие расходы — если транспорт используется в служебных целях (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Отметим, что если применяется норматив, то допускается его обоснованное и документально подтвержденное превышение (определение ВАС РФ от 09.07.12 № ВАС-8327/12).

Например, при преимущественной езде по бездорожью или при езде в холодное время года, когда фактические измерения отражают значительное превышение расхода топлива в сравнении с нормативными коэффициентами по распоряжению АМ-23-Р.

Правила списания ГСМ по путевым листам в случае превышения фактических расходов топлива над нормативными должны быть регламентированы отдельным приказом руководителя.Путевой лист — основной первичный документ, предназначенный для контроля работы транспортного средства.

В нем фиксируется пройденный километраж и движение ГСМ. Расход топлива, отражаемый в ПЛ, может основываться на нормативных или фактических показателях. Данные по путевому листу используются для составления акта на списание ГСМ.

Практические советы по учету и списанию ГСМ

15 марта 2023 15 марта 2023 Ведущий эксперт, главбух с 10-летним стажем Бухгалтеры, которые отвечают за учет горюче-смазочных материалов (ГСМ), сталкиваются со множеством проблем.

Участники нашего форума регулярно обсуждают, как рассчитать нормативы, для чего их применять, как отразить бензин, который находился в баке купленного автомобиля.

Ответы на эти и другие вопросы — в нашей статье.

Организации, использующие собственные или арендованные автомобили, ведут учет поступления и расхода ГСМ.

Существуют нормы, которых следует придерживаться при списании топлива. Как показывает практика, бухгалтеры не всегда четко представляют себе, как правильно применить эти нормы. В частности, путаются, как надо списывать бензин: по количеству фактически израсходованных литров или по нормативу.

Ответ на этот вопрос мы начнем с замечания: следует обращать внимание, что назначения нормативов в бухгалтерском и налоговом учете не совпадают. В бухгалтерском учете ГСМ нужно списывать по факту.

Но сложность в том, что в автомобиле нет устройства, которое фиксировало бы количество бензина в баке. Соответственно, очень сложно «на глаз» определить, сколько топлива ушло на ту или иную поездку.

Поэтому чаще всего фактический расход топлива рассчитывают как количество километров по спидометру, умноженное на некий норматив. Применение норматива в налоговом учете — вопрос неоднозначный. Еще несколько лет назад чиновники утверждали, что при списании ГСМ в расходы организации должны придерживаться лимитов, утвержденных Методическими рекомендациями, введенными в действие распоряжением Минтранса России Об этом неоднократно напоминали специалисты Минфина России (см., например, письмо Минфина России и ).

Также представители этого ведомства настаивали: если организация использует машину, для которой норматив не утвержден, необходимо разработать свой лимит и использовать его для списания ГСМ в затраты (письмо ).

Однако в Налоговом кодексе подобное правло отсутствует. Поэтому многие компании не придерживались никаких норм, и уменьшали налогооблагаемую базу на полную стоимость израсходованного бензина.

Такой подход поддерживали судьи (определение ВАС РФ , постановление ФАС Западно-Сибирского округа ). Позже чиновники согласились, что применять установленные нормы хоть и желательно, но не обязательно (см., например, письмо Минфина России; «»). Таким образом, на сегодняшний день компании могут беспрепятственно учитывать топливо не по нормативам, а исходя из фактического расхода.

Единственное, чего делать не следует, так это игнорировать лимиты, разработанные самой же организацией.

Добавим, что налогоплательщикам, которые все же решили применять норматив (утвержденный Минтрансом или самостоятельно разработанный) для целей налогового учета, допустимо применять этот же норматив и в бухгалтерском учете.

Другими словами, использовать одно и то же значение лимита при подсчетах израсходованного бензина и при уменьшении налогооблагаемой базы. Если для машины нет утвержденного Минтрансом лимита, либо организация решила использовать другое значение, она вправе рассчитать собственный лимит.

Как правило, в такой ситуации компании действуют одним из двух способов. Первый способ — позаимствовать информацию о расходовании топлива из технической документации на автомобиль. Такой подход соответствует позиции Минтранса России (см.

«»). Второй способ — создать комиссию и произвести замеры.

Для этого в пустой бак машины нужно залить определенное количество бензина, например, 100 литров.

Затем авто должно ездить до тех пор, пока бак не станет абсолютно пустым. Исходя из показаний спидометра, надо определить, сколько километров понадобилось для полного опустошения бака.

Наконец, количество литров нужно разделить на количество километров. В итоге получится цифра, показывающая, сколько бензина расходует машина при проезде одного километра.

Этот показатель следует зафиксировать в акте и поставить подписи всех участников комиссии.

Поскольку расход топлива зависит от условий поездки, лучше произвести контрольные замеры «на все случаи жизни»: отдельно — для груженого и порожнего авто, отдельно — для летних и зимних поездок, отдельно — для простоя со включенным двигателем и т д.

Все полученные результаты следует отразить в акте, составленном и подписанном комиссией.

Есть и более простой вариант: утвердить один базовый норматив (например, для летнего периода) и повышающие коэффициенты: для зимних поездок, для поездок по перегруженным трассам и пр. Так как списание по нормативу подразумевает погрешности, организация должна периодически сверять данные, отраженные в бухучете, и фактические остатки. Проводить такую сверку можно раз в неделю, в месяц или в квартал.

Некоторые компании делают ее ежедневно.

Для определения фактического остатка используют разные методы.

Самый простой — это вылить из бака бензин в мерную емкость и узнать объем. Однако организации редко прибегают к такому способу. Более распространен другой метод.

Суть его в заключается в следующем. Сначала надо полностью наполнить бак.

Затем нужно посмотреть в технической документации, чему равен объем бака. А также посмотреть по чеку автозаправочной станции, сколько топлива было залито в бак.

Если от объема бака отнять объем залитого бензина, получим остаток, который находился в баке до начала заправки. Эту цифру необходимо сверить с той, что значилась по данным бухучета на то же число.

Существуют и другие способы — например, при помощи специального щупа с нанесенной шкалой.

Однако ни один из методов, кроме опустошения бака, не исключает погрешностей.

Сейчас все большей популярностью пользуются так называемые спутниковые системы слежения (другое название — системы спутниковой навигации). Они позволяют точно установить, когда и сколько километров проехала машина и сколько бензина потратила.

В связи с этим компания, которая приобрела такую систему, может списать фактически израсходованные ГСМ без использования нормативов. Необходимость в инвентаризации тоже пропадает. Чтобы отразить в учете переход на использование спутниковой системы для учета ГСМ, нужно издать приказ, который отменяет ранее используемые нормативы расхода топлива.

В этом же документе закрепить новый способ учета топлива — на основании данных системы. Важно, чтобы дата приказа совпадала с датой, когда система введена в эксплуатацию.

Далее понадобится распечатка из системы, где показан расход бензина по каждому рейсу. Бухгалтер подколет эти распечатки к путевым листам, и на основании этих документов спишет ГСМ.

Кстати, против такого метода не возражает и Минфин России ().

Как правило, при покупке авто новый владелец получает не только саму машину, но и некоторое количество бензина в баке. Если это прописано в договоре купли-продажи, бухгалтер сможет без проблем оприходовать ГСМ.

Но чаще топливо в договоре не упоминается. Как поступить в этом случае? На практике применяют различные подходы. Если бензина не очень много, то его попросту не учитывают, а отсчет поступления и списания ГСМ начинают с первой заправки.

Если бак практически полон, топливо учитывают. Сначала определяют объем, используя те же методы, что и при инвентаризации.

Затем оформляют либо безвозмездное получение, либо выявление излишков.

В случае безвозмездного получения стоимость топлива проводят по дебету счета 10 и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов». Впоследствии, при списании, делают проводки по дебету «затратного» счета (20, 26 или 44) и кредиту счета 10 «Материалы», а также по дебету счета 98 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».

В налоговом учете безвозмездно полученные ГСМ — это налогооблагаемые доходы (подп. 8 ст. НК РФ). Если организация показывает излишки, выявленные при инвентаризации, то в бухгалтерском учете их следует включить в доходы и провести по дебету счета 10 и кредиту счета 91.

В налоговом учете также необходимо сформировать доходы на основании подпункта 20 статьи НК РФ. Возможна и обратная ситуация, когда организация продает авто, а вместе с ним и топливо в баке.

Здесь лучше всего внести в договор купли-продажи отдельный пункт, где указать объем и цену бензина. Это даст возможность показать реализацию ГСМ отдельно от реализации машины.

С юридической точки зрения все будет корректно, ведь никакой лицензии для продажи топлива не требуется. При отсутствии специального пункта в договоре выбытие бензина надо провести по дебету счета 91 и кредиту счета 10. В налоговом учете подобные расходы отражать нельзя, поскольку стоимость безвозмездно переданного имущества не уменьшает облагаемый доход (под.

16 ст. НК РФ). При передаче автомобиля в аренду топливный бак также бывает полностью или частично наполнен. Тут, как и в ситуации с куплей-продажей, предстоит разобраться, как учесть такой бензин.

Иногда организации просто договариваются, что арендодатель передает определенное количество топлива, а арендатор по окончании срока аренды обязуется вернуть такое же количество вместе с машиной.

При этом право собственности на ГСМ остается за арендодателем, и передача топлива в учете не отражается.

Но такой вариант не совсем корректен для арендатора, ведь фактически он использует полученный бензин и, как следствие, должен сделать определенные записи в учетных регистрах. По этой причине большинство компаний все же показывают передачу ГСМ от арендодателя арендатору.

Как отразить такую передачу? Самый распространенный вариант — это реализация. Сначала арендодатель продает топливо арендатору, а после окончания срока договора арендатор продает такое же количество арендодателю.

Другой вариант — это товарный заем. Здесь арендодатель выступает в роли заимодавца, а арендатор — в роли заемщика.