Основные функции начальника отдела



Основные функции начальника отдела

Что входит в должностные обязанности руководителя организации?


19 октября 2021722 прочитали3,5 мин.3,6 тыс. просмотров публикацииУникальные посетители страницы722 прочитали до концаЭто 20% от открывших публикацию3,5 минуты — среднее время чтенияРуководитель – это мозг большой команды, мотор всего коллектива и капитан организации. поможет разобраться, как разнообразие обязанностей лидера помещается в его должностную инструкцию, какие признаки «выдают» хорошего начальника.Для начала нужно разобраться, чем в глобальном смысле занимается управленец высшего уровня.

В этом вопросе важно стереть из головы традиционный образ страшного и своенравного начальника, который постоянно требует от подчиненных невозможного.

Также большое заблуждение заключается в том, что работают только «низы», а «правящая верхушка» только пожинает плоды их работы. Управление – это тяжелый труд, полный ответственности и подводных течений, часто лишенный выходных и времени, когда не нужно срочно решать задачи по работе. организации управляет всеми аспектами ее деятельности, начиная от постановки целей, заканчивая реализацией плана их достижения.Руководит организацией обычно директор предприятия.

Он несет ответственность за материальные, кадровые, корпоративные вопросы. Главный управленец обеспечивает максимальную эффективность работы коллектива для достижения поставленных перед компанией целей.Должность одновременно и привлекательная, и сложная, поэтому кандидаты на это место проходят особо тщательный отбор. Способы определения «профпригодности» для руководящей должности – это повод для отдельной статьи, поэтому сегодня мы обсуждаем только специфику работы уже принятого на работу руководителя.Несмотря на четкое описание задач директора компании, на практике его работа во многом зависит от особенностей компании.Если говорить обобщенно, сфера полномочий руководителя включает в себя:

  1. работа над материальным обеспечением предприятия, контроль хозяйственной деятельности;
  2. контроль выполнения работы сотрудниками;
  3. – своевременное обучение, оценка эффективности работы, изменения кадрового состава;
  4. решение текущих проблем и предупреждение проблематичных ситуаций в будущем;
  5. надлежащее выполнение своих задач;
  6. делегирование полномочий, справедливое распределение задач между подчиненными.
  7. обеспечение выполнения поставленных задач в соответствии с планом работы;
  8. принятие сложных решений с полной ответственностью за их последствия;
  9. формирование эффективной и позитивной рабочей атмосферы в коллективе;
  10. отчет перед советом учредителей о состоянии дел в организации и соответствии реальных результатов ожидаемым;

Должностные обязанности руководителя организации можно объединить в 6 пунктов:

  1. Контроль.

    Важно, чтобы у директора было достаточно времени, опыта, знаний и желания контролировать выполнение работы подчиненных.

    Этот пункт не о проверках и «разборе полетов», а об анализе состояния работы, соответствующих выводах и улучшении деятельности компании. Методы и степень контроля зависят от конкретной ситуации: сложности задачи, дисциплины в коллективе, корпоративной культуры.

  2. Аудит. Оценка эффективности процессов – также стандартный «ритуал» управленца.

    Анализировать необходимо все технологии, от которых зависит эффективность работы организации. Аудит не заканчивается на этапе оценки и анализа: управленец должен подобрать конкретные предложения о решении проблем и закреплении успехов.

  3. Обеспечение продуктивного взаимодействия. Предугадать все варианты развития сюжета при решении корпоративных вопросов невозможно.

    Различные факторы, которые возникают на пути к достижению целей команды, влияют на работу коллектива.

    Поэтому важно наладить эффективные средства связи и механизмы взаимодействия сотрудников.

    Подчиненные должны договариваться на «горизонтальном» уровне внутри подразделения, отделы – согласовывать свои действия между собой.

    Руководитель становится главным звеном в этой коммуникационной цепи.

  4. Организация.

    Чтобы работа была сделана качественно, вовремя и с ожидаемым результатом, особое внимание нужно уделить процессу ее планирования и выполнения.

    Руководителю важно упростить дело до уровня простых заданий и грамотно распределить их между подчиненными. При этом следует учитывать внешние и внутренние условия и постараться предупредить все возможные факторы риска.
    В идеале нужно организовать работу так, чтобы оптимально использовать ресурсы компании, обеспечить положительный результат в ближайшей и долгосрочной перспективе.
  5. Формирование межличностных отношений.

    Взаимоотношения в коллективе влияют на организацию: «человеческий фактор» решает многое. Однако изменчивые условия климата в коллективе не должны диктовать условия работы всей компании. Также заблуждением выступает тот факт, что в дружном коллективе продуктивнее решаются рабочие вопросы. Излишне теплое общение может стать причиной менее требовательного отношения сотрудников друг к другу.

    Излишне теплое общение может стать причиной менее требовательного отношения сотрудников друг к другу. Поэтому руководителю необходимо поддерживать в коллективе «золотую середину» между сотрудничеством и соперничеством. Управлять этими категориями сложно, однако при правильном подходе здравая конкуренция не повлияет на отношения сотрудников, а только улучшит показатели эффективности их работы.

  6. Анализ.

    Управленцу важно не просто анализировать конечный исход, но и оценивать промежуточные результаты.

    Данные анализа нужно фиксировать: только так можно оценить соответствие «ожиданий» и «реальности».

  7. Распределение обязанностей. Этот пункт органично вытекает из предыдущего, поскольку для организации большинства процессов нужно грамотно распределить ответственность за выполнение задач.

    Также важно помнить, что неумение делегировать полномочия – одна из главных причин неэффективности менеджера.

    Важно уметь быстро сориентироваться и понять, какие обязанности руководителя организации можно поручить другим сотрудникам.

    Это следует делать с учетом задачи, способностей и возможностей выбранных подчиненных.

    Четкая постановка целей и формирование благоприятных условий для их достижения – важная миссия любого менеджера.

Известны различные подходы к определению управленческих функций. Наиболее популярной в классическом менеджменте считается классификация американского профессора Г.

Минцберга. Согласно его представлением, директор в ежедневной деятельности выполняет такие группы функциональных обязанностей руководителя организации, как:

  1. Межличностные. Происходит формирование образа «символа власти» и системы коллективного взаимодействия, налаживание взаимоотношений между менеджерами.
  2. Информационные. Руководитель становится «приемником», «передатчиком» информации. Кроме того, с помощью информационных сообщений он обеспечивает формирование позитивного имиджа учреждения во внешней среде.
  3. Решающие. «Предприниматель», «ликвидатор нарушений», «распределитель ресурсов», «посредник во время переговоров» – эти и другие должностные роли также становятся привычными для руководителя.

Современные и упрощенные классификации выделяют такие ключевые функции директора:

  1. руководящая – непосредственное управление подчиненными;
  2. анализ и синтез – оценка полученной информации и формирование предложений по улучшению работы;
  3. функция контроля – проверка работы предприятия на всех уровнях;
  4. организационная – создание конкретных способов достижения целей компании;
  5. защитная – обеспечение безопасных и благоприятных условий работы для подчиненных.

Функции управленца определяют его должностную инструкцию, которая фиксирует круг полномочий и спектр обязанностей.Несмотря на то, что список полномочий и должностных обязанностей руководителя организации гораздо обширнее, для этой должности составляется такая же инструкция, как и для любого наемного работника.Большая сила – это большая ответственность, поэтому у директора этот документ, пожалуй, в несколько раз объемнее, чем у остальных сотрудников.Основные разделы должностной инструкции руководителя включают в себя:

  1. Список знаний, умений и навыков, которые нужны для работы.
  2. Виды ответственности за несоблюдение должностной инструкции и недобросовестное отношение к своим обязанностям.
  3. Полномочия, которые дают возможность регулировать процессы внутри учреждения и представлять интересы организации во внешней среде.
  4. Сведения о необходимости повышения квалификации с указанием конкретных временных рамок.
  5. Перечень документов и нормативно-правовых актов, которые регламентируют его деятельность.

Кроме того, деятельность менеджера регламентируют также нормы действующего законодательства.Часто у сотрудников возникает вопрос о возможности существования фирмы без директора.Да, в некотором смысле подобные примеры есть. Однако в таком случае его функции берет на себя другой человек: невозможно представить себе организацию, в которой нет главного управленца.

Основные ситуации, в которых директорское кресло может пустовать:

  1. Период поиска кандидата. При уходе из компании директора обычно рекомендуют на свое место заместителей, поэтому кадровый вопрос закрывается быстро. Однако иногда случаются ситуации временного назначения – исполняющего обязанности. Право управления в таком случае обычно возлагается на одного из заместителей бывшего директора. Обычно и. о. получает практически полный объем полномочий руководителя, однако в процессе принятия стратегически важных или материально ответственных решений он обязан согласовывать действия с учредителями. Не исключено, что именно этот человек в будущем займет вакантную должность.
  2. Руководство передано управляющему. Единоличным исполнительным органом компании в таком случае становится юридическое лицо или сторонний человек.

Конечно, лидер не может быть хорошим для всех: некоторые методы управления вызывают негативную реакцию, и это нормально.

Однако при более детальном изучении можно рассмотреть объективно положительные черты даже в самом «плохом» начальнике.Список основных признаков, по которым можно отличить достойного управленца:

  1. Отношение к сотрудникам как к ценному ресурсу. Хороший лидер не жалеет средств и времени на развитие подчиненных, формирование системы мотивации, поощрения инициативности и энтузиазма.
  2. Способность ставить глобальные цели. Получение прибыли – это не самое важное в работе хорошего управленца. Если главный человек в компании не способен сформулировать цели организации, то и коллектив будет работать бесцельно.
  3. Человечность. Речь идет не о том, что «хороший» директор всегда должен «войти в положение» сотрудника. Этот пункт – о глобальных общечеловеческих ценностях, которые отличают порядочных людей. Правильные принципы жизни у лидера обязательно позитивно влияют на коллектив. В результате подбирается команда единомышленников, которые разделяют эти ценности.
  4. Результативность. Если большинство идей лидера останавливаются на этапе реализации или не приносят конкретных достижений, скорее всего, он не способен к стратегическому планированию или не нацелен на достижение результата. Конечно, бывают поражения, и предугадать все обстоятельства во время планирования нельзя. Но задача хорошего руководителя – в случае ошибки сделать правильные выводы, исправить недочеты и успешно реализовать новый план.
  5. Эмоциональная стабильность. Конечно, у начальника тоже может быть плохое настроение, а большая ответственность только увеличивает груз проблем. Однако если человек не способен мыслить трезво, поддается эмоциям (преимущественно негативным), а сотрудники не знают, чего ожидать от руководителя, вряд ли такой стиль управления можно считать подходящим.
  6. Умение вести за собой. Лидерство – это не про доминирование и способность горячо доказывать свою правоту. Настоящий лидер отличается внутренней силой, энергетикой, умением принимать решения и брать на себя ответственность. Обычно это ощущается даже во время короткого разговора с человеком: подчиненные осознают, что они работают под надежной защитой и стараются тянуться за руководителем.
  7. Знания в сфере деятельности. Новое поколение «эффективных менеджеров» часто стремится занять руководящие должности, не представляя специфику работы организации. Однако знания по менеджменту и администрированию не помогут глубоко понять все потребности и мотивы подчиненных. Даже если изначально у директора нет опыта в выбранной сфере, со временем он должен постичь тонкости работы коллектива на всех уровнях.
  8. Близость к команде. Отстраненность от общих дел вызывает у работников ощущение несправедливости и существенно снижает мотивацию к работе. Важно, чтобы руководитель был членом команды, ее лидером и тренером, а не «спонсором», которого интересует исключительно результат работы.

Хороший руководитель должен наладить работу так, чтобы «все работало само»? Это один из мифов, который способен сыграть злую шутку с молодыми управленцами.Без постоянного закрепления успехов, адаптации и модернизации, формирования корпоративной культуры, и другой важной работы организация перестанет развиваться и существовать.

Безусловно, часть обязанностей управленца выполняет его команда, однако главный управленец должен быть связан с общим делом непосредственно. Это важно для предупреждения непредвиденных проблем, а также для формирования здоровых отношений между коллективом и руководством.Помните: отстраненность от общего дела – верный путь к потере доверия со стороны работников.Литературы на тему должностных обязанностей руководителя организации и «секретов» хорошего менеджера очень много.

В книгах собраны легкие для чтения истории успехов и поражений, примеры и лайфхаки. Например, в книге Максима Батырева

«45 татуировок менеджера: Правила российского руководителя»

собраны выводы из его личного опыта и наблюдений за другими моделями поведения руководства.

Главы книги креативно представлены в виде «татуировок», поскольку эти принципы должны раз и навсегда отпечататься в сознании управленца. Из них можно выделить такие тезисы:

  1. важно искать сильных личностей в свою команду;
  2. важно не бояться рисковать и действовать.
  3. не стоит делать работу за подчиненных;
  4. всегда нужно следовать своим принципам;
  5. основной капитал – это люди, поэтому не стоит бояться «выращивать» сильных подчиненных;
  6. «воспитывать» коллектив эффективнее своим примером;

Руководитель – такой же человек, который может ошибаться, у него не всегда есть под рукой четкий план действий. Однако права, обязанности и ответственность руководителя организации подчеркивают его долг перед коллективом.

Именно это должно мотивировать его каждый день становиться лучше, увереннее, сильнее. Руководитель ежедневно прикладывает все свои усилия ради достижения общей цели, чтобы доказать всем и самому себе, что он заслуженно занимает свое место в команде.Понравилась статья? Подписывайтесь на наш канал!А еще можете почитать другие наши статьи:

Функции руководителя отдела продаж

» » Руководитель отдела продаж – должность специфическая и крайне ответственная.

Практика показывает, что существуют менеджеры по продажам, способные самостоятельно планировать и осуществлять свои действия. Но также встречается иная ситуация.

Поэтому за работой сотрудников необходим постоянный контроль. В последнее время все чаще в офисах используется специальное программное обеспечение для управления контактами с клиентами, но, тем не менее, менеджеры с той или иной периодичностью делают индивидуальные отчеты о проделанной работе.

На основании данных программы и отчетов руководитель отдела продаж принимает управленческие решения.

Если вам необходимо принять на работу хорошего сотрудника, то необходимо иметь представление о его компетенции. Можно выделить ключевые права и обязанности руководителя отдела продаж, по которым вы сможете провести собеседование и узнать о компетенции соискателей:

  1. осуществление контроля над отгрузкой партий заказов по договорам;
  2. распределение клиентов и заявок на продукцию по менеджерам;
  3. общий контроль над платежами, отгрузками, сальдо по компаниям, потребностям клиентов, эффективностью рекламы;

  4. обеспечение нормальных условий труда персонала отдела продаж.
  5. контроль над обеспечением чёткого и быстрого информационного взаимодействия с другими подразделениями предприятия;
  6. формирование недельного, месячного, квартального, годового плана продаж;
  7. участие в анализе компании;
  8. организация тренингов и обучения персонала отдела продаж;
  9. участие в разработке ценовой, скидочкой и бонусной политики компании;
  10. проведение переговоров с крупными клиентами и государственными органами по коммерческим вопросам, активное участие в подготовке соответствующей документации;
  11. внесение предложения руководству по оптимизации работы;
  12. формирование для утверждения планов продаж;
  13. контроль над поиском новых клиентов;
  14. контроль над оформлением рекламных сообщений на интернет досках объявлений;
  15. участие в ;
  16. участие в анализе спроса и потребностей клиентов в продукции для реализации в будущем;
  17. заключение договоров по сбыту продукции;

Руководитель отдела продаж должен иметь одного непосредственного начальника. Им может быть либо генеральный директор компании, либо коммерческий директор.

И мотивации начальника отдела продаж должны быть несколько иные, нежели у других сотрудников отдела, поскольку учитываться должен не только сбыт продукции как таковой, но и множество других функций, которые определяет должностная инструкция начальника отдела продаж. В любом случае платить специалисту высокого класса необходимо много, иначе нужно будет искать другую кандидатуру, чаще менее компетентную.

Но и переплачивать так же не имеет смысла.

На практике чаще всего дело находится на грани компромисса между «пряником» (премиями) и «кнутом» (штрафами). Помимо денежного стимула начальник отдела продаж может быть мотивирован и сопутствующими бонусами. Финансовый побудитель должен базироваться на фиксированном окладе. Далее рассматриваются премии: либо непосредственно – процент с личных продаж, либо пропорциональное отражение финансового результата отдела продаж, либо отражение финансового результата всего предприятия.

Далее рассматриваются премии: либо непосредственно – процент с личных продаж, либо пропорциональное отражение финансового результата отдела продаж, либо отражение финансового результата всего предприятия. Сопутствующие бонусы складываются из следующих благ: комфорт рабочего места, четкие и прозрачные правила игры, должное техническое оснащение и другое.

В любом случае начальник отдела продаж должен точно знать, на что он имеет право, что может требовать от руководства, что от подчиненных.

И лучше, если он будет иметь право влиять на свои мотивации. Такой порядок будет залогом стремления специалиста к эффективной работе отдела продаж.

Основные задачи руководителя отдела продаж – это управление процессом сбыта продукции предприятия. Это значит, что он должен обеспечить не только стабильные продажи, но и их увеличение. Для того чтобы достичь этого результата, руководитель ОП должен понимать из каких факторов он складывается, и уметь влиять на них.

Непосредственно, управление отделом складывается из классических этапов: планирование, организация, мотивация и контроль.

На их базе можно выработать оптимальный алгоритм руководства.

Планирование должно осуществляться на базе анализа пройденного пути, то есть каждый отчетный период руководитель ОП должен анализировать индивидуальную работу сотрудников и достижения всего отдела в целом. Таким образом, перед сотрудниками обозначаются цели, но они должны быть многоуровневыми: на день, на неделю, не месяц, на квартал, на год.

Менеджеры отдела должны понимать не только личные задачи, но и цели, к которым движется компания в целом в настоящий момент и в долгосрочной перспективе. Кроме этого персонал отдела обязаны поступать так, как это определено правилами, которые определил руководитель.

Так же каждый сотрудник должен понимать, что он является структурной частью отдела и выполняет одну из функций общего дела. Стоит отметить, что начальник отдела должен уметь найти подход к каждому менеджеру и постоянно поддерживать найденный контакт.

Безусловно, мотивация персонала отдела продаж необходима. И состоит она, как и всякая мотивация, из поощрений и наказаний.

Правда с недавних пор специалисты признали более действенным методом – стимулирования поощрениями. Поэтому мотивация – это ожидание сотрудником вознаграждения за результаты, которые он показал в работе. При получении вознаграждения работник должен быть удовлетворен его ценностью.

Если сотрудник не чувствует пропорциональности между приложенными усилиями, достигнутым результатом и мерой поощрения, то мотивация будет низко эффективной. Получив поощрение, человек на интуитивном уровне определяет его соответствие затраченным усилиям, а потом начинает сопоставлять своё вознаграждение с вознаграждением коллег. Поэтому однотипная мотивация – «для всех» здесь не будет уместна.

Профессиональный рост, высокие результаты продаж и тому подобные критерии должные влиять на систему подхода к выплатам.

Кто такой руководитель и какие функции на самом деле он должен выполнять?

11 октября 2021334 прочитали3,5 мин.1,7 тыс.

просмотра публикацииУникальные посетители страницы334 прочитали до концаЭто 19% от открывших публикацию3,5 минуты — среднее время чтенияЕщё несколько десятилетий назад руководитель предприятия выполнял в основном хозяйственные задачи: обеспечение, координация процессов, словом, занимался решением насущных проблем. Со временем повышающийся уровень образования наёмных работников, научно-технические нововведения, социальные процессы изменили взаимоотношения между руководством и коллективом. Основные функции руководителя современной компании тоже подверглись пересмотру.

На сегодняшний день технологические процессы настолько усложнились, что руководитель просто не может обладать достаточной подготовкой, чтобы единолично управлять и контролировать деятельность многих квалифицированных специалистов.Если собственник бизнеса попытается вникать во все нюансы бизнес-процессов, он просто надорвётся морально и физически, как это случилось, например, с , запустившим несколько прибыльных бизнес-проектов. Некоторые предприниматели, справедливо полагая, что владелец бизнеса вовсе не обязан разбираться в тонкостях работы каждого подчинённого, впадают в противоположное заблуждение.“Большинство руководителей не понимают, в чём заключается их работа, как она должна выглядеть.

Как выглядит работа врача — ясно всем. А менеджера? Многие думают, что лучший показатель профессионализма управленца — когда ничего не делаешь, а «оно всё само работает». Но как тогда люди будут воспринимать руководителя? Как бездельника”.А. Высоцкий, бизнес-лектор, предпринимательТак чем должен заниматься владелец успешного предприятия?
Как бездельника”.А. Высоцкий, бизнес-лектор, предпринимательТак чем должен заниматься владелец успешного предприятия?

Давайте разбираться. Роли, исполняемые руководителем, принято разделять на три большие группы:

  1. решающие роли — руководитель реализует свою власть, распределяя ресурсы, корректируя ход дел, выступает посредником в различных спорах.
  2. межличностные роли, касающиеся в основном представительских функций;
  3. информационные: в зависимости от уровня роли управленец исполняет разные функции — выступает лицом организации, доносит информацию до подчинённых;

Современного владельца бизнеса можно назвать профессиональным разработчиком стратегических планов и решений, наделённым властью для их внедрения. Реализация функций стратегического управления выявляет творческий потенциал менеджера, его лидерские качества, способность к аналитике и прогнозированию.Формулировка миссии и целей организации является ключевым этапом в процессе стратегического управления.

Корпоративная философия определяет основные ориентиры развития компании, с помощью выработки единой позиции способствует сплочению коллектива, формирует имидж и внутрифирменную этику. Считается, что грамотно сформулированная миссия должна иметь интонационный оттенок «брошенного вызова» — тогда она будет побуждать коллектив к серьёзной работе.

Лаконичное выражение миссии должно озвучивать несколько факторов:

  1. историю становления, профиль деятельности, стиль поведения компании (социально-экономические ценности руководства);
  2. состояние рыночной среды и место предприятия на рынке;
  3. ресурсы (продукты), с помощью которых организация может достичь поставленных целей.

Важность постановки чётких, ясных и достижимых целей трудно переоценить. Стратегические цели ложатся в основу планирования, определяют основные направления деятельности, выделяют ключевые подразделения или процессы, которые будут финансироваться в первую очередь. Формулировка, планирование процесса достижения, контроль за достижением целей являются основными функциями руководителя, которые нельзя делегировать команде наёмных менеджеров: цели и миссия в буквальном смысле создают облик и суть компании, отражают мировоззрение её собственника.Задачи развития нередко путают с целями компании, поэтому поясним, что цели — это несколько умозрительное выражение желаемого состояния компании.

А задачи имеют более низкий уровень исполнения: они относятся к деятельности конкретных подразделений, дивизионов, филиалов организации.

Как правило, задачи носят текущий, краткосрочный (периодом до года-двух) характер.

Комплекс путей достижения задач различных уровней и подразделений формирует краткосрочную (текущую) деятельность и относится скорее к тактике, чем к стратегии. Поэтому процесс достижения задач не входит в непосредственную сферу управления высшего руководства: собственник без малейшего ущерба для фирмы передоверить оперативную работу своей команде, оставив за собой функцию контроля.Стратегическое планирование — это инструмент для прогнозирования будущего и формирования состояния компании к концу запланированного периода. Стратегическое планирование обычно охватывает период от трёх до семи лет и отвечает на вопросы:

  1. где мы сейчас находимся (проводится анализ внешней и внутренней среды компании; определяются её слабые и сильные стороны; даётся оценка трудовым, финансовым и иным резервам);
  2. как мы это сделаем (определение ключевых для достижения цели подразделений, перераспределение финансирования, разработка системы контрольных показателей).
  3. куда мы хотим попасть (формулировка миссии, например, «обеспечить магазины юга России качественным и доступным холодильным оборудованием»; формирование стратегических целей, например, «увеличить производство на 40%»);

При этом разработчик стратегии должен обладать определённой гибкостью мышления, поскольку на практике не всегда удаётся осуществить академический жизненный цикл управленческого решения: постановка задачи, разработка решения, утверждение, исполнение.

При внедрении менеджеры чаще встречаются с необходимостью вернуться назад, скорректировать цепочку действий, отказаться от части плана.Администрирование является одной из важнейших направлений деятельности высшего руководства организации («администратор» и переводится с латинского как «управляющий»). Административные функции руководителя в организации можно разделить на несколько взаимосвязанных направлений.Организационная функция менеджера состоит объединении бизнес-элементов (кадров, идей, процессов) в жизнеспособную, эффективную систему, направленную на достижение стратегических целей компании.

Организационную деятельность руководителя можно разбить на несколько этапов:

  1. определение целей и задач деятельности предприятия, подразделения или группы;
  2. поддержание должного уровня мотивации у сотрудников;
  3. контроль за деятельностью подразделения.
  4. расчёт потребности в ресурсах, необходимых для перебойной работы подразделения;
  5. распределение полномочий, определение порядка действий, построение иерархии (системы подчинения) внутри группы;
  6. осуществление направляющей функции (координации подчинённых);
  7. выявление особенностей взаимодействия входящих в группу сотрудников;

Особая роль, специфичность, предмет воздействия (персонал) кадровой функции привели к тому, что эта область деятельности руководителя выделилась в отдельную, самостоятельную управленческую практику. Основные направления кадровой работы:

  1. разработка системы заработной платы и иных методов стимулирования сотрудников.
  2. кадровое планирование включает три этапа: оценка существующих ресурсов; анализ прогнозируемых потребностей по качеству и количеству персонала; выработка графика (программы) действий по привлечению (обучению) необходимых специалистов;
  3. формирование кадровой политики обеспечивает реализацию стратегических задач предприятия; положения кадровой политики зависят от состояния рынка труда (наличия необходимых специалистов) и предполагаемой кадровой потребности в процессе развития компании; политика определяет общие моменты: роль персонала, стиль решений кадровых вопросов, основные приоритеты в работе с персоналом;
  4. набор и отбор персонала путём выбора кандидатов, чьи профессиональные и личные качества максимально отвечают квалификационным требованиям предприятия;

Мотивация персонала как инструмент базируется на двух «китах»: системе поощрений и системе наказаний.

Теории менеджмента ХХ века сходятся в убеждении, что положительное стимулирование должно занимать около 80% от общей структуры мотивации: положительные подкрепления эффективнее формируют необходимые для производства модели поведения сотрудников. Многие современные руководители совершают психологический просчёт, отождествляя собственный уровень мотивации и уровень своих подчинённых.Для собственника, который воспринимает компанию как одно целое, результат, продукт его труда понятен и является достаточным мотиватором. Для члена коллектива, который выполняет только часть работы, достижение целей компании и связанные с этим событием блага превращаются в абстрактное понятие.

Это психологическое явление принимает ещё более выраженное состояние, когда работник не видит материального выражения результатов своей работы (как, например, столяр видит изготовленный его руками комод). Для решения этой проблемы многие руководители применяют (там, где это возможно) принцип сдельной оплаты труда: прозрачная, чёткая система позволяет работнику точно подсчитать, сколько он заработал сегодня (за неделю, месяц), качественно исполняя те или иные обязанности.“Производительность труда зависит от желания людей работать, от их заинтересованности в результате.

А желание и мотивация персонала, в свою очередь, зависят от руководителя.

Сегодня побеждает не капитал, не станки, не ноу-хау.

Сегодня побеждает команда управленцев. Хорошая новость в том, что руководителями не рождаются: 80% этого искусства — приобретённые навыки”.А.

Высоцкий, бизнес-лектор, предпринимательКроме денежных поощрений и компенсаций, стимулирующих производительность, руководству необходимо учитывать и другие методы мотивации, которые основаны на различных уровнях стимулов:

  1. нематериальные стимулы: признание заслуг, личные льготы вроде свободы планирования графика, улучшение культуры и норм взаимодействия между сотрудниками.
  2. материальные неденежные поощрения, которые принято называть необязательными (с точки зрения закона) компонентами «социального пакета»;

Базовые принципы мотивации гласят, что вознаграждение любого рода должно быть конкретным, безотлагательным и достижимым (за любые успехи, а не только сверхзначительные).Суть коммуникативно-регулирующей работы заключается в установлении эффективных межличностных отношений, этот вопрос тоже входит в круг функций и задач руководителя. Проблему взаимодействия сотрудников с руководством различного уровня можно наблюдать на многих предприятиях.

Причина отсутствия понимания обычно заключается в том, что участники общения находятся, так сказать, в разных плоскостях:

  1. руководитель занимает роль контролёра, в которой велика вероятность ошибочного объяснения неудач не обстоятельствами, а ленью, некомпетентностью, глупостью подчинённого.
  2. персонал не понимает интересов и степени ответственности начальника;

На самом деле статистика гласит, что всего лишь около 30% сбоев в работе объясняются человеческим фактором, а остальные происходят в силу обстоятельств или просчётов со стороны руководителя:

  1. начальник не учёл, что он сам обладает правом отдавать распоряжения, а ответственный за работу сотрудник может только уговаривать коллег.
  2. задание было возложено на сотрудников, не обладающих достаточной квалификацией;
  3. недостаток у исполнителя информации, времени, материалов;

Во избежание подобных ошибок управления были разработаны общие принципы взаимодействия с подчинёнными:

  1. прежде чем отчитывать сотрудника, обсуждая его личные качества, разберите с ним обстоятельства неудачи: возможно, он сам признает, что в данных условиях мог бы сработать качественнее;
  2. не забывайте хвалить личные и профессиональные качества работника, полезные для бизнес-процесса;
  3. прибегайте к компромиссам: при твёрдом управлении и наличии определённых принципов коллектив не будет воспринимать уступки как слабость начальника.
  4. управление людьми должно строиться на выявлении их положительных качеств: определяйте сильные стороны ваших сотрудников и соответственно используйте эти знания при распределении обязанностей;

Будьте терпимы к индивидуальным особенностям: кто-то долго вникает в поставленную задачу, кто-то любит поспорить ради уточнения, а не самоутверждения и т. п.Контроль — обязательный компонент руководства любого уровня, направленный на повышение эффективности деятельности компании. Грамотный процесс контроля предполагает несколько этапов:

  1. оценка результатов;
  2. выявление причин расхождений между заданными и фактическими показателями;
  3. определение круга контрольных показателей, по которым можно объективно оценивать результаты работы отдельных сотрудников, ответственных групп или подразделений;
  4. принятие управленческих решений на основе полученной информации.
  5. установление норм и стандартов выполнения работ;

Отсутствие стандартов приводит к размытию границ функционала сотрудника, отсутствию понятия о необходимом уровне качества исполнения.

В итоге любые нарекания руководства будут восприниматься работником как придирки, поскольку он выполняет работу без чётких ориентиров, на уровне своего понимания и считает исполнение достаточно эффективным.Роль эксперта в руководстве тесно связана с функцией выработки стратегии, она представляет собой внедрение различных новшеств на разных уровнях:

  1. макроуровень — изменение стандартов, освоение нового оборудования, выпуск новой продукции, внедрение новой программы или стратегии;
  2. микроуровень — привлечение новых специалистов, учреждение новых должностей, организация проектов.

Функции руководителя проекта включают в себя работу с такими психологическими факторами, как, например, сопротивление переменам. Это основная проблема, мешающая развитию компании, влиянию которой нередко подвержены даже менеджеры высшего звена. Реформатор должен учитывать и разрабатывать планы борьбы с такими факторами, как:

  1. объективный страх перед чем-то новым;
  2. непонимание причин изменений;
  3. излишняя самоуверенность или императивная манера продвижения новой стратегии у начальников среднего звена.
  4. опасения по поводу увеличения объёмов работ;

Лучшей профилактикой сопротивления переменам служит отлаженная и эффективная система обратной связи от линейного персонала к руководителю.Традиционные школы управления обычно рассматривают обязанности руководителя в качестве организационного и технического функционала, между тем традиции современного рынка наделяют первое лицо рядом представительских и социальных обязанностей.1.

PR и отношения с потребителями. В деле реализации продукта трудно переоценить роль имиджа, создаваемого компанией, и степень лояльности клиентов по отношению к ней.

Работа с потребителем не должна строиться по принципу обороны, когда предприятие работает в основном с претензиями. Успешные предприятия прилагают большие усилия, чтобы покупатель был как можно полнее осведомлён о качествах продукта к моменту предполагаемой покупки, а также изучают особенности спроса на свой продукт в различных регионах, социальных слоях, возрастных группах.2.

Партнёрские отношения. Большинство серьёзных проектов сегодня осуществляются на основе сотрудничества нескольких участников. Основной принцип партнёрства — это постулат, что сотрудничество эффективнее конкурентной борьбы.

Заключая соглашение, компании обязуются проявлять честность, доверие и уважение по отношению друг к другу, а задача руководителя — внушить потенциальным партнёрам уверенность в своей организации и обеспечить соблюдение принятых финансовых, технических и моральных обязательств.3. Отношения с органами местной власти. Многочисленные проверки со стороны различных структур являются большой помехой российскому бизнесу, поскольку система проверок выстроена так, чтобы находить нарушения и наказывать за них, а не оказывать методическую или консультативную помощь в их устранении.

Представители органов исполнительной власти часто толкуют сомнения в свою пользу, трактуя рекомендательные положения как императивные, исключая из обсуждения «неудобные» нормативные акты и т. д. Задача руководителя — минимизировать последствия визитов контролирующих органов. Если не брать в расчёт противоправный метод взяточничества, то у владельца остаётся два инструмента: наличие в штате юриста соответствующего профиля и работа по обеспечению максимально возможного уровня по исполнению предписаний.Итак, мы рассмотрели, какие функции выполняет руководитель в организации, а в заключение отметим личные качества, которые необходимо развивать каждому менеджеру.

Эффективный руководитель обладает достаточной твёрдостью в реализации принятых решений, несмотря на недовольство и возражения персонала.

Здесь уместно вспомнить военное правило: вред от ошибочного приказа командира однозначно меньше, чем вред от анархии и брожения умов.

При этом «хороший» начальник всегда несёт ответственность за свои действия, подавая пример подчинённым.

Грамотный руководитель не стремится к тотальному контролю всех процессов вплоть до мелочей — он умеет делегировать полномочия, освобождая своё время для решения стратегических вопросов. Сегодня выигрывает тот руководитель, который умеет ценить профессионалов и понимает, что стратегический менеджмент рассматривает людей как самый ценный ресурс развития.

Таков приблизительный портрет современного руководителя, который стремится обеспечить оптимальный подход к развитию своего бизнеса.Еще больше контента для владельцев бизнеса в блоге

Prom-Nadzor.ru

» Должностная инструкция начальника общего отдела Тип: [организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия]Утверждаю[должность, подпись, Ф.

И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждать должностную инструкцию][число, месяц, год]М. П.Должностная инструкция начальника общего отдела [наименование организации, предприятия и т.

п.] Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.1.1. Начальник общего отдела относится к категории руководителей, назначается на должность и освобождается от нее приказом директора предприятия.1.2.

Начальник общего отдела относится к категории руководителей, назначается на должность и освобождается от нее приказом директора предприятия.1.2. На должность начальника общего отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы на соответствующих специальности должностях не менее [значение] лет.1.3. Начальник общего отдела непосредственно подчиняется [вписать нужное].1.4.

Во время отсутствия начальника общего отдела его должностные обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке заместитель, который несет полную ответственность за качественное и своевременное их выполнение.1.5. В своей деятельности начальник общего отдела руководствуется:- законодательными и нормативными актами по вопросам его деятельности;- методическими материалами, относящимися к его функциям;- уставом предприятия;- правилами трудового распорядка;- приказами и распоряжениями директора предприятия;- настоящей должностной инструкцией.1.6. Начальник общего отдела должен знать:- законодательные, нормативные и методические материалы по вопросам его деятельности;- профиль, специализацию и особенности структуры предприятия;- производственные мощности и кадровые ресурсы предприятия;- основы организации производства, труда и управления;- основы организации делопроизводства;- правила проведения проверок и документальных ревизий;- порядок документооборота;- приемы и методы обработки корреспонденции с применением современных технических средств;- правила эксплуатации средств вычислительной техники, коммуникаций и связи;- методы организации и планирования информационной работы;- порядок прохождения служебной информации;- порядок оформления хозяйственных договоров и перечисления государственной пошлины;- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;- правила печатания деловых писем;- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;- этику и навыки делового общения;- порядок регистрации отправлений (исходящих документов, писем);- вопросы трудового и административного законодательства;- основы экономики труда и управления;- порядок разработки трудовых договоров;- правила и нормы охраны труда;- [вписать нужное].На начальника общего отдела возлагаются следующие функции:2.1.

Организация приема, регистрации и обработки входящей и исходящей корреспонденции.2.2. Руководство работой секретариата и машинописной службы предприятия.2.3. Участие в организации и контроле деятельности хозяйственных служб.2.4.

Организация методической работы по вопросам документооборота.2.5.

Контакт с работой бухгалтерии, кадровой и юридической служб.2.6. Обеспечение здоровых и безопасных условий труда для подчиненных работников.Начальник общего отдела обязан:3.1. Обеспечить внедрение стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации.3.2.

Организовать работу по обработке поступающей (входящей) на предприятие документации, корреспонденции, писем, материалов с использованием современных технических средств, доведение их до исполнителей согласно резолюции руководства.3.3.

Обеспечить действенную систему контроля за своевременным исполнением подразделениями предприятия документов в соответствии с резолюцией руководителя.3.4. Контролировать работу секретариата в части приема и методов обработки корреспонденции, порядка отправления исходящей корреспонденции.3.5. Руководить работой машинописного подразделения, периодически организовывать обучение машинисток правилам печатания деловых писем.3.6.

Контролировать правильность оформления и полноту согласования хозяйственных договоров, передаваемых на подпись руководителю предприятия.3.7.

Проверять правильность оформления в соответствии с требованиями законодательства, обратив особое внимание на согласование с юридической службой (виза юриста), материалов, направляемых в судебные органы Российской Федерации.3.8.

Совместно с бухгалтерской и юридической службами способствовать своевременному и правильному перечислению государственной пошлины по подготавливаемым в судебные органы материалам.3.9.

Разрабатывать и утверждать в установленном порядке планы периодических проверок в структурных подразделениях предприятия правильной организации делопроизводства, использования технических средств, вычислительной техники, операционных систем, а также проверок грамотности оформляемых документов.3.10. Разработать порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов на предприятии.3.11.

Организовать справочно-информационный фонд по вопросам своей деятельности с применением современных технических средств.3.12.

Осуществлять контроль за соответствующим оформлением помещений, следить за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.3.13.

Обеспечивать чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или к зданию территории.3.14.

Контролировать соблюдение подчиненными работниками дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.3.15. Обеспечивать работников отдела канцелярскими принадлежностями и хозяйственного обихода.3.16.

Обеспечивать работникам отдела условия, необходимые для качественного исполнения ими своих производственных обязанностей.3.17. Руководить работниками отдела.3.18.

[Вписать нужное].Начальник общего отдела имеет право:4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкций.4.3.

Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.4.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных подразделений предприятия, получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.4.5. Вносить на рассмотрение директора предприятия представления о назначении, перемещении, увольнении работников, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий в соответствии с законодательством Российской Федерации.4.6.

Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.Начальник общего отдела несет ответственность:5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.5.3.

За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.