Опись в произвольной форме



Опись передаваемых документов: скачать образец 2021 года


В законодательстве нет унифицированной формы описи передаваемых документов. Однако в шаблон включают названия компаний, список бумаг и их количество. Так вы избежите споров, если какие-то бумаги потеряются.

Отдельные правила действуют для документов для ИФНС. Готовый образец 2021 года можно скачать по ссылке ниже.

Унифицированной формы описи нет. Ее составляют в свободной форме.

Несмотря на то, что образец описи документов для передачи другой организации каждая компания составляет по своему шаблону, в нее обязательно включают следующие реквизиты:

  1. общее количество листов;
  2. причина передачи документов;
  3. должность, подпись и расшифровка лица, ответственного за передачу документов;
  4. должность, подпись и расшифровка лица, ответственного за прием документа.
  5. дата составления;
  6. наименование организации-получателя;
  7. наименование организации-отправителя документов;
  8. перечень передаваемых документов с указанием количества листов и экземпляров;

Дополнительно рекомендуем указать тип документа: оригинал или копия.

Составляют опись в двух экземплярах: один экземпляр для отправителя, второй должен оставаться у адресата для учета переданных и полученных бумаг.

Вам также может быть интересно, Передать документы и сведения при камеральной и выездной проверке можно:

  1. электронные — по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика (для пояснений по НДС — единственный способ).
  2. на бумаге — лично или по почте заказным письмом;

Дополнительно к копиям оформите сопроводительное письмо, в котором укажите реквизиты требования, в ответ на которое передаете документы, его дату и номер.

Составьте опись документов, которая может быть частью письма или приложением к нему. Компании могут передавать друг другу документы по разным причинам.

Среди частым можно выделить три:

  1. передача бумаг контрагентам.
  2. передача документов в архив по истечению срока хранения дела (документа) или при ликвидации предприятия;
  3. запрос проверяющих органов;

Составление описи – не просто формальность делового документооборота. Основные его функции – систематизированный учет передаваемой информации и обеспечение сохранности документов. Это прямое подтверждение факта приема-передачи бумаг.

Также в дальнейшем составленная опись может помочь отследить движение переданного документа. Можно классифицировать описи по следующим признакам:

  1. описи личных дел работников.
  2. описи документов временного хранения – сюда относятся документы, срок хранения которых составляет до 10 лет;
  3. описи документов постоянного хранения;
  4. специфические формы, которые передаются в государственные органы. Например, акт приема-передачи документов налоговикам;

Особую роль бланк описи документов имеет при направление бумаг в государственные органы.

В этом случае, составление описи является обязательным моментом. По материалам сайта glavbukh.ru Читайте также: 16.07.2021 11:04

Инструкция: составляем опись дел

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Опись дел — это особая форма документа, которая составляется при передаче документов из одного отдела в другой.

Например, при передаче документации в архивный отдел придется составить этот документ. В статье расскажем, какие виды описей могут быть составлены в учреждении, а также определим ключевые особенности заполнения.

10 октября 2021 Автор: В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным. Всю эту документацию приходится хранить, причем довольно длительное время.

Сохранность бумаг в большинстве случаев возложено на специальный структурный отдел предприятия — архив. Причем передача бланков и форм в архивный отдел на ответственное хранение — это целый ритуал, который также должен быть оформлен соответствующими документами. Основная форма, которая составляется при приеме-передаче бумаг, — это опись.

Специальная форма перечня, в котором поименованы все виды документов, передаваемые из одного отдела в другой либо от одного должностного лица другому. Ключевое назначение — организация порядка в учете документации и обеспечение оперативного поиска нужной информации. В зависимости от ситуации, ответственному работнику придется заполнить специальный бланк.
В зависимости от ситуации, ответственному работнику придется заполнить специальный бланк. Их предусмотрено несколько. Так, утверждены следующие формы перечней дел (ОД):

  1. ;
  2. ;
  3. ;
  4. ;
  5. ;
  6. .
  7. ;

Ключевые требования к заполнению данных видов закреплены в .

Такой документ — это не просто папка с разрозненными таблицами и файлами. Форма имеет свою индивидуальную структуру:

  • Предисловие.
  • Содержание.
  • Указатели.
  • Список сокращений.
  • Титульный лист.

Причем для каждого вида они имеют унифицированные бланки, которые отличаются друг от друга. Рассмотрим особенности составления и примерные образцы документации.

Такой перечень может быть составлен в отношении бумаг, которые имеют статус хранения «Постоянно». Опись дел постоянного хранения, образец заполнения отличается от остальных форм своей структурой.

В табличной части формы отсутствует графа «Срок хранения», так как этот срок указывать не имеет смысла. Подготовьте предисловие к описи дел постоянного хранения, образец должен содержать сведения об основных направлениях деятельности, а также информацию о структуре предприятия за период составления бланка.

Дополнительно в предусловии дается краткая характеристика документации фонда, включенного в данный раздел.

При наличии дел, выходящих за границы периода, их также следует расписать в отдельном порядке. Также в предисловии можно указать, имеет ли данная архивная опись дополнительные сведения.

Предисловие должно быть подписано ответственным составителем.

Причем следует поставить не только подпись, но и указать должность составителя, Ф.И.О., дату оформления. Помимо составителя, предисловие к описи дел постоянного хранения (пример ниже) подписывает заведующий архивным отделом или иное ответственное лицо (например, начальник архива). Кадровый учет должен быть организован в каждом учреждении.
Кадровый учет должен быть организован в каждом учреждении.

Опись личных дел по личному составу также придется составить при передаче документации в архивный отдел. Данный перечень должен содержать следующие реквизиты в обязательном порядке:

  1. название учреждения либо его структурных подразделений;
  2. заголовки документации;
  3. даты их составления;
  4. дополнительные примечания.
  5. число страниц в деле;
  6. номера фондов и индексов дела;

Регистрируйте личные дела в ОД в хронологическом порядке. Если в течение переписи было выявлено дело, которое должно было быть указано ранее, то допустимо внести запись с литерой, например, 100/а, но зарегистрировать его придется в самом конце документа.

В нижней части ОД следует зафиксировать итоговые записи, которые отражают общее количество дел, а также номер первого и последнего дел.

Затем информация визируется руководителем организации (структурного подразделения), ответственным исполнителем, а также начальником архивного отдела.

Сведения об ответственных лицах отразите в следующем формате: должность, подпись, Ф.И.О. и дата. Об авторе статьи Евдокимова Наталья Бухгалтер-эксперт С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению.

Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Инвентаризационная опись — это документ, который используется, чтобы отобразить результаты инвентаризации нефинансовых активов. Рассказываем, как заполняется форма. 13 января 2021 Опись документов для ФСС — это заверенный руководителем перечень всех бумаг, которые направляются в Фонд социального страхования с целью назначения и выплат пособий сотрудникам.

13 января 2021 Опись документов для ФСС — это заверенный руководителем перечень всех бумаг, которые направляются в Фонд социального страхования с целью назначения и выплат пособий сотрудникам. 7 сентября 2021 Опись пожарного щита — это фактически выписка из акта инвентаризации организации или предприятия. Содержимое противопожарного шкафа или стенда является имуществом собственника.

Рекомендуем прочесть:  Куда жаловаться на произвол судей

Назначение этого имущества — обеспечение людей, работающих на предприятии (в организации), средствами для быстрой локализации и тушения огня. Нормы противопожарной безопасности должны исполняться неукоснительно.

Щиты или стенды оборудуются в помещениях и на территориях, где существует вероятность возгорания. К их изготовлению и эксплуатации предъявляется ряд стандартных требований.

6 февраля 2021 Опись имущества в кабинете — это документированный перечень имущественных ценностей, расположенных в определенном служебном помещении. 21 июня 2021 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю ПОДПИСАТЬСЯ

Описи

Очистить Опись представляет собой список имущества/документов, требующийся для целей учета. Ее оформление – это окончательный этап обработки документации.

Составляется при различных обстоятельствах: изъятие ценностей, их уничтожение, отправка по почте и так далее. В компаниях активно применяется такая форма, как опись документов. Рассмотрим ее подробнее. Опись документации осуществляется на основании этих инструкций:

  1. Инструкция ЦБ.
  2. Рекомендации по делопроизводству, утвержденные Росархивом 23 декабря 2009 года.
  3. Инструкция по делопроизводству, утвержденная Приказом Минкультуры.

Документы, отражаемые в описи, должны быть правильно систематизированы.

Сначала фиксируются приоритетные по важности бумаги (приказы, распоряжения), после которых следуют планы, переписки и другие документы.

Бухгалтерские и кадровые документы – бумаги, которые нужно фиксировать в описи в обязательном порядке.

Описывать также нужно бумаги, не используемые на протяжении 12 месяцев.

После включения их в опись требуется отправить документы в архив.

Срок хранения зависит от формы бумаги. Опись – процедура, обязательная как для государственных, так и частных учреждений.

В рамках делопроизводства описываются бумаги, нуждающиеся во временном или постоянном хранении.

Процедура позволяет учитывать документы, быстро их находить в случае необходимости.

Если описываются бумаги, направляемые в архив, опись создается при помощи бланка, утвержденного правительством. Документ оформляется в 2 экземплярах. Один остается в подразделении, другой направляется в архив.
Бумага включает в себя эти элементы:

  1. Лист-заверитель.
  2. Оглавление.
  3. Предисловие.
  4. Таблицы (требуются тогда, когда осуществляется изменение старых номеров на новые).
  5. Наименование описи.
  6. Перечень сокращений, если они присутствуют в документе.
  7. Указатели.
  8. Титульный лист.
  9. Опись.
  10. Перечень используемых терминов.
  11. Библиография.

После оформления документа требуется поставить подпись на листе-заверителе.

Опись – универсальный документ, который нужен при самых разных обстоятельствах. Предполагает внешнее или внутреннее использование. Может как отправляться в госорганы, так и применяться исключительно внутри компании. Рассмотрим особенности разных видов бумаг. Если документ отправляется в суд, опись не требуется.
Если документ отправляется в суд, опись не требуется. Если к заявлению прилагаются дополнительные документы, их перечень приводится в самом иске.

Однако иногда опись все-таки составляется.

Актуальна она тогда, когда дополнительных документов очень много.

Если документы отправляются в налоговую, их опись обязательна. Бумага должна содержать эти обязательные сведения:

  1. Заголовок.
  2. Список документом, указание номера каждого из них.
  3. Общее число документов.
  4. Наименование компании, ее адрес.
  5. Исходящий номер.

Бумагу нужно заверить печатью и подписью руководителя фирмы. Такая опись составляется работником, ответственным за ведение личных дел.

Храниться она вместе с личными делами. Оформляется при поступлении в компанию нового дела. Включает в себя эти сведения:

  1. Название.
  2. Номер личного дела.
  3. Число листов.

Если личные дела передаются в актив, необходимо внести итоговую запись.

В ней указываются сведения об общем числе дел. Для оформления описи, сопровождающей почтовое письмо/посылку, используется форма 107.

В документе фиксируется эта информация:

  1. Число отправленных ценностей.
  2. Стоимость.
  3. ФИО получателя или наименование фирмы.

Представитель почты проставляет на описи свою роспись и календарный штемпель.

Документ составляется в 2 экземплярах.

Один остается в почтовом отделении, другой – направляется получателю. Документы, связанные с деятельностью компании, могут направляться в архив.

Но тому предшествует опись этих бумаг.

Сопроводительный документ составляется в 2 экземплярах. Один из них отправляется в архив.

Все бумаги, которые предполагается отправить в архив, фиксируются в сдаточной описи. В последней приводится эта информация: номер документа, количество листов.

Опись составляется сотрудником, ответственным за работу с архивом.

В дальнейшем она должна быть рассмотрена экспертной комиссией. Последний шаг – утверждение бумаги руководителем учреждения.

Готовую опись необходимо прошить. Она облекается в твердую обложку.

Компания уничтожает документы при наличии этих обстоятельств:

  1. Бумага больше не нужна.
  2. Закончился срок хранения.

Если опись включает в себя сведения о подразделении, в верхней части документа нужно указать название этого подразделения.

После того, как опись была сформирована, на ней ставит подпись сотрудник, ответственный за экспертизу. Затем документ передается на рассмотрение экспертной комиссии.

Необходимо заключить протокол заседания комиссии. Только после перечисленных процедур можно приступить к уничтожению документов. Опись составляется и при изъятии документации.

Оформляется она по форме №ММ-3-06/338, утвержденной постановлением Правительства от 31 марта 2007 года. В верхней части бланка прописывается название компании, ИНН.

После этого нужно зафиксировать список изъятых документов. На описи ставит свою подпись сотрудник, который занимался изъятием.

На документе должны стоять подписи лиц, которые присутствовали на процедуре.

Бумага составляется в 2 экземплярах. Один остается в компании, другой – у представителя госоргана, который проводил изъятие.

К СВЕДЕНИЮ! К описи могут прилагаться фото и видео, созданные в ходе изъятия.

  1. 846
  2. 12771
  3. 28211
  4. 3121
  5. 22562
  6. 3076
  7. 1730
  8. 6266
  9. 86103

Внутренняя опись документов личного дела

28212 Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке.

Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

  1. Бесплатная загрузка
  2. Проверено экспертом
  3. Онлайн просмотр
  4. Бланк и образец

ФАЙЛЫ Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник.

В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов. Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах).

К ним относятся

  1. а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).
  2. те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме.

Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику. На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа.

Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

  • каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
  • использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

  1. должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
  2. полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).
  3. список описываемых документов,
  4. наименование предприятия,

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д. Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий).

Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника. Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

Далее оформляют в таблицу список документов описи:

  1. заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
  2. номера листов,
  3. примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.
  4. дата составления и подписания,
  5. номер документа по порядку,
  6. затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию.

Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

Опись документов по форме Ф 107. Образец и бланк

86103 Предпринимательская деятельность предполагает сдачу отчётности в налоговые органы.

Чтобы избежать очередей, но вовремя сдать декларацию или другой документ, можно воспользоваться услугами почты России.

Для этого нужно отправить налоговые документы письмом с описью вложения.

Расскажем об описи подробнее. В данном блоке прикреплен бланк описи вложения с возможностью индивидуального заполнения прямо из файла. Также опись вложения можно подготовить и вручную, для этого пустой бланк выведите на печать и заполните обычной шариковой ручкой.

Образец такого заполнения показан на рисунке ниже.

  1. Онлайн просмотр
  2. Бланк и образец
  3. Проверено экспертом
  4. Бесплатная загрузка

ФАЙЛЫ Опись – это список вложенного в конверт содержимого.

Заполняется опись на специальном бланке формы 107, который утверждён Приказом ФГУП «Почта России» от 17 мая 2012 г.

N 114-п «Об утверждении порядка» с приложением «Порядок приёма и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений».

Вообще опись вкладывается в

  1. ценные письма.
  2. бандероли,
  3. посылки,

Нас интересует последний пункт. Сотрудник операционного зала филиала почты России при принятии письма поставит на бланке описи штамп с текущей датой. Важно! Дата принятия ценного письма с описью будет равна дате сдачи отчётности.

Таким образом, даже если вы не успеваете по каким-либо причинам сдать отчёт вовремя и остался последний день, вы можете отправить документы письмом с описью вложения, избежав тем самым пенни и штрафов за не вовремя сданную налоговую отчётность.

Внимание! Бланк описи заполняется в двух экземплярах! Один бланк отправится в конверте вместе с письмом, а второй, со штампом даты, выдадут на руки отправителю. В форме 107 заполняются строки:

  • количество штук,
  • объявленная ценность (в рублях);
  • отправитель (ФИО или название юрлица);
  • таблица вложенных документов:
    • порядковый номер,
    • наименование,
    • количество штук,
    • объявленная ценность (в рублях);
  • подпись отправителя.
  • общий итог (в штуках) предметов и сумма объявленной ценности;
  • наименование,
  • порядковый номер,

Итак, образец заполнения описи вложения будет выглядеть следующим образом: В случае если остались незаполненные ячейки, допускается поставить прочерк.

А если наоборот, места для заполнения не хватило, то допускается продолжить на втором листе бланка и сделать пометки, например, «Лист 1 из N», «Лист 2 из N» и т.д.

Итог количества и суммы нужно привести общий, на все вложенные в конверт документы. Опять же, такую цепочку бланков нужно заполнить в двух экземплярах. Важно! Исправления на бланке описи вложения в ценное письмо не допускаются!

Так как опись нужна как факт сдачи отчётности, а по правилам вкладывается она в ценное письмо, то наше отправление нужно оценить. Оценивается каждая вложенная единица отдельно, а сумму оценки присваивают всему письму.

Ценность можно и не присваивать, а поставить прочерк.

На конверте так и нужно написать: «С описью, ценность ХХ рублей». Если вдруг письмо затеряется, то почта должна вернуть отправителю или получателю сумму объявленной ценности. За пересылку письма оператор почтового зала возьмёт дополнительно +4% от суммы объявленной ценности.

К оператору операционного зала почты России нужно обратиться с:

  1. незапечатанным конвертом,
  2. суммой денег в кошельке за пересылку.
  3. вложенными в него документами,
  4. двумя заполненными бланками описи,

Оператор сверит внесённые данные в бланк с вложением в конверте, правильность заполнения описи и конверта, поставит на каждом листе описи штамп с датой принятия, распишется на каждом и один экземпляр отдаст отправителю вместе с квитанцией об оплате. Кстати говоря! Отправлять, например, декларацию в налоговую можно только в одном экземпляре, ваш экземпляр остаётся у вас с приложенным к нему бланком описи с датой отправки письма.

Бланки описи всегда лежат в свободном доступе в каждом отделении почты России. Их можно взять с собой домой и лучше с запасом, на случай вынужденного перезаполнения бланка из-за совершённой ошибки.

Также бланк ф.107 доступен для скачивания на сайте почты России и у нас на странице.