Надо после слов служебная записка ставить точку



Надо после слов служебная записка ставить точку

Виды служебных записок и правила их оформления


Скачайте образцы служебных записок Образец от эксперта Скачайте образец Используйте в работе Скачайте образец Пригодится в работе Служебные записки относятся к внутреннему документообороту организации, наряду с , разного рода справками предложениями и представлениями. В отличие от докладных и объяснительных записок, которые нужны для передачи информации по вертикали от подчиненного к руководителю, между подразделениями. Официального статуса эта категория письменной документации не имеет — понятие «служебная записка» в ОКУД отсутствует. Норм, распоряжений и поручений служебные записки не содержат.

Но они могут быть основанием для принятия управленческих решений. Информацию, которая в них содержится, можно использовать как обоснование при составлении распорядительных, отчетных и плановых документов. Назначение служебной записки — обеспечить оперативное взаимодействие между отделами.

В зависимости от содержания, служебные записки можно разделить на следующие виды:

  1. уведомительные — оповещение о событии, которое случилось или произойдет.
  2. поясняющие — выдача необходимых инструкций, которые нужны для эффективного выполнения инструкций;
  3. информационные — запрос сведений и предоставление данных по запросу;
  4. сопроводительные — пояснения к документам, которые прилагают к записке;

Служебные записки составляют, если нужно внести временные изменения в режим труда сотрудника, поощрить или наказать его, скорректировать график отпусков, пополнить запасы канцтоваров и запчастей.

Образец служебной записки Несмотря на то, что все виды служебных записок относятся к категории внутренних документов, при их оформлении рекомендуется придерживаться требований, которые . Это нужно, потому что информационно-справочная документация, на основании которой принимают организационные и управленческие решения, должна иметь законную силу.

и оформление в соответствии с госстандартами. В ОКУД фигурирует только один вид записок — докладная. Но служебная записка без официального статуса, — это подвид докладной записки, которая обеспечивает взаимодействие по вертикали.

Поэтому требования к оформлению обоих типов записок не различаются. Одинаков и состав основных реквизитов. Все основные реквизиты по ГОСТ Р.

7.0.97-2016 РЕКВИЗИТЫ КАК ОФОРМЛЯТЬ ГДЕ ПРОСТАВЛЯТЬ 01 – Герб Герб – Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования – воспроизводят на документах в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законами субъектов РФ и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. Коммерческие компании реквизит не используют В середине верхнего поля бланка над реквизитом «Наименование организации – автора документа», на расстоянии 10 мм от верхнего края листа 02 – Эмблема Эмблему организации разрабатывают и утверждают в установленном порядке для размещения изображения на бланках документов По центру верхнего поля бланка над реквизитом «Наименование организации – автора документа», на расстоянии 10 мм от верхнего края листа 03 – Товарный знак (знак обслуживания) Товарный знак (знак обслуживания) регистрируют в установленном законом порядке. Изображение размещайте на бланках документов в соответствии с уставом В середине верхнего поля бланка документа над реквизитом «Наименование организации – автора документа» или слева на уровне этого реквизита.

Во втором случае допускается захватывать часть левого поля 04 – Код формы документа Проставляйте на унифицированных формах в соответствии с ОКУД или локальным классификатором В правом верхнем углу рабочего поля документа 05 – Наименование организации – автора документа Укажите название компании, закрепленное в учредительных документах.

Ниже укажите в скобках сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом или положением По центру верхнего поля бланка при продольном расположении реквизитов.
В левом углу верхнего поля при угловом расположении реквизитов … В число обязательных для заполнения реквизитов служебной записки входят:

  1. наименование документа;
  2. текстовая часть;
  3. отметка о наличии приложений и их перечень;
  4. должность, фамилия и инициалы автора;
  5. должность, фамилия и инициалы адресата;
  6. дата составления;
  7. виза.
  8. тема документа – заголовок к тексту;
  9. внутренний регистрационный номер записки;
  10. подпись автора с расшифровкой;
  11. наименование структурного подразделения, в котором числится автор записки;

Ни согласовывать, ни утверждать этот тип документов не нужно.

Но автор должен понимать, что форму служебной записки используют только при горизонтальном взаимодействии должностных лиц. Когда адресат — вышестоящее должностное лицо, то документ называется докладной запиской. Памятка. Расположение реквизитов на служебной записке Требования к оформлению и заполнению основных и дополнительных реквизитов, перечисленных выше, изложены в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Памятка. Расположение реквизитов на служебной записке Требования к оформлению и заполнению основных и дополнительных реквизитов, перечисленных выше, изложены в ГОСТ Р 7.0.97-2016. При заполнении текстовой части учтите, что форма всех видов служебных записок не предполагает ни выводов, ни инициатив — это сухое, краткое и точное изложение фактов, решение по которым будет принимать адресат.

В тексте нельзя проявлять эмоции или приводить оценочные суждения. Если это необходимо, автор может указать причину, почему написал записку, а также сослаться на действующие внутренние и отраслевые нормы и нормативные акты, федеральное законодательство.

Визу на служебной записке ставит, как правило, руководитель подразделения, которому адресован документ и к которому относится его содержание. Право визировать внутренние документы также имеют главный бухгалтер и заместитель руководителя, который курирует данное структурное подразделение или вопросы, которых касается содержание записки.

Реквизит «Виза» располагается или сразу под реквизитом «Подпись», или же на обороте последнего листа, если документ многостраничный.

Если записка имеет электронный вид и сформирована в системе электронного документооборота, визу можно проставить в цифровом виде.

После того, как адресат рассмотрит записку и получит визу, документ считается исполненным.

Результат исполнения отражают в резолюции, поле которой расположено на свободном от текста месте.

Если записка сформирована в СЭД, текст резолюции вносят в электронную карточку документа. Оформление резолюции на докладной записке На крупном предприятии с разветвленной организационной структурой служебную записку часто используют как форму оперативного взаимодействия. Требования к ее оформлению и составлению необходимо установить и включить в локальный нормативный акт — Положение или Инструкцию по делопроизводству.

Ответственным сотрудникам нужно проанализировать внутренние документопотоки между подразделениями. Чаще всего используемые виды служебных записок целесообразно оформить в виде шаблонов — готовых заполненных формуляров.

Их включить в альбом с образцами других документов, которые используют в документообороте предприятия. Шаблоны позволят даже неопытным исполнителям избежать ошибок при оформлении и составлении «служебок». При необходимости, любой шаблон можно оперативно скорректировать и адаптировать под конкретную производственную ситуацию.

Итог Соблюдайте установленные ГОСТом и локальным актом работодателя требования к оформлению и составлению всех видов служебных записок. Это станет гарантией юридической значимости служебной записки, хоть она и является документом внутреннего использования.

Инструкция: составляем служебную записку

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Служебная записка — это внутренний документ учреждения, цель которого — донести до руководства и других сотрудников важную информацию и побудить к принятию определенных решений. Это способствует усовершенствованию процесса управления ресурсами организации, эффективности ее работы. 24 сентября 2022 Автор: В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов.

Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку.

Они бывают:

  • Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
  • Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
  • Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя. В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых , нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу.

Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка. Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере.

Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля. В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика.

Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия.

Например:

«Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…»

. Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

  • Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
  • Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.
  • Сотрудник создает служебку.
  • Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
  • Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ. Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования.

При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2022 года в 14-00. Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр» Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» И.И. Иванову СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА «02» сентября 2022 г. В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

  • Рысьев Р.Р., 10-Б класс.
  • Аллюрова А.А., 10-А класс.
  • Галопов Г.Г., 9-Б класс.

Преподаватель верховой езды П.П.

Петров Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр» Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» И.И.

Иванову СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА «02» сентября 2022 г. Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.
Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь. При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С.

находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл. Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора. Преподаватель верховой езды П.П.

Петров Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2022 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из с изменениями от 16.02.2016.

Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.

Об авторе статьи Новик Татьяна Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Служебная записка на повышение зарплаты — это письменное обращения к работодателю с просьбой увеличить текущий размер оплаты труда. Составить его может как сам работник, так и его непосредственный руководитель. 8 октября 2022 Ведомость начисления зарплаты — это специальная форма, в которой отражается информация о суммах начисленной заработной платы и иных вознаграждений за труд сотрудников организации.

Бюджетники обязаны применять унифицированные бланки.

14 октября 2022 Служебная записка на списание ТМЦ — это заявление ответственного работника о том, что конкретные материальные ценности предприятия пришли в негодность и их необходимо списать. Рассказываем, как подготовить подобный документ.

Актуальные примеры можно скачать бесплатно. 7 сентября 2022 Журнал учета и проверки электрооборудования — это вид технических документов, которые должны оформлять все организации, имеющие на балансе электрооборудование с напряжением от 1 до 220 тысяч вольт. 16 октября 2022 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю ПОДПИСАТЬСЯ

Как составить служебную записку

Почти все важные дела люди совершают путем переписки; следовательно, одного умения говорить недостаточно.

Люк де Вовенарг Поговорим о служебной записке как основном средстве внутренних коммуникаций, документе, который может упорядочить внутренние взаимосвязи, обеспечить оперативный обмен информацией, разрешить спорную ситуацию. Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций.

В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов – это служебные записки. Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса. На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из самых важных внутренних документов, служащему основой для принятия управленческих решений?

Возможные причины: • низкий уровень культуры делового общения, отсутствие корпоративных стандартов, волевых управленческих решений в области внутреннего документооборота; • отсутствие официального статуса, так как служебная записка не внесена в классификатор управленческой документации; • наличие электронных средств связи. Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т.д.

Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов. Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть. Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет.

Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции. Служебная записка – это внутреннее деловое письмо, с помощью которого можно быстро и эффективно решать текущие производственные вопросы. Основное назначение служебной записки – обмен служебной информацией между равными по должностному статусу работниками одной организации.

Цели составления служебных записок могут быть разными: • горизонтальные коммуникации руководителей структурных подразделений/должностных лиц при решении общих производственных вопросов и проблем; • эффективное информационное взаимодействие: – рассылка объявлений/извещений для работников организации; – обмен оперативной информацией между структурными/самостоятельными подразделениями и филиалами; – запрос справочной информации; – проведение инструктажа; – сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка); • решение текущих вопросов административно-хозяйственного, материально-технического, информационного и иного обеспечения; • разрешение спорных и конфликтных ситуаций. Умение грамотно составлять внутренние документы, в том числе служебные записки, выручает в крайне сложных и запутанных ситуациях.

В первую очередь служебная записка – основной помощник для работников службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) в спорных ситуациях. К сожалению, руководители основных структурных подразделений нередко пытаются списать недочеты подразделения при работе с документами на сотрудников вспомогательных подразделений. Например, руководство структурного подразделения не выполнило поручение вышестоящего руководителя в срок, но ответственность за это перекладывает на службу ДОУ, которая якобы задержала отправку исходящего письма.

Опровергнуть беспочвенные обвинения поможет служебная записка.

Записка, которая содержит факты, срок исполнения, Ф.И.О.

работников ДОУ, качественно и своевременно выполнивших работу, с приложениями-подтверждениями (копии регистрационных карточек, выдержки из журналов регистрации и т.п.), нередко помогает сохранить объективность, признать претензию необоснованной, восстановить деловую репутацию конкретного работника и службы ДОУ в целом (Пример 1). В тексте служебной записки необходимо четко изложить цель сообщения в доступной и лаконичной форме.

Неполная или избыточная информация затрудняет понимание адресатом сути проблемы и может привести к неоднозначному толкованию и, как следствие, отсутствию желаемого результата.

Эффективность служебной записки зависит от того, насколько правильно выстроена структура документа и логичны ли приведенные доводы. Служебные записки, как правило, составляют на чистом листе бумаги формата А4. Однако коммерческие организации для этой цели часто используют бланк письма, который согласно п.
Однако коммерческие организации для этой цели часто используют бланк письма, который согласно п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» содержит: • эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); • наименование организации; • код организации; • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; • идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); • справочные данные об организации; • место составления или издания документа.

Кроме того, некоторые специалисты на страницах журналов и в сети Интернет приводят в качестве примера образцы служебных записок, оформленных на бланке письма.

Бесспорно, проще оформлять все документы без разбора на одном и том же бланке. Однако писать служебную записку руководителю соседнего отдела на бланке, который содержит справочные данные, ИНН, ОГРН и т.д., смысла не имеет.

Кроме того, бланк письма организации занимает как минимум 20 процентов от общего объема первой страницы, и часто необходимая информация не умещается на одном листе.

Вроде мелочь, но в рамках крупной организации подобные мелочи приводят к непродуктивному расходованию, а не к экономии средств. Выясним, на каком бланке можно оформлять служебную записку (при желании). Виды бланков документов установлены в п.

4.6 ГОСТ Р 6.30-2003. Между тем ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который вступает в силу 1 июля 2018 года, уже содержит разъяснения по оформлению бланков организации (п. 5.8 и 6.6). Из этого следует, что оформлять служебную записку на бланке письма стандарты не рекомендуют.

Но если желание вести внутреннюю переписку непременно на бланке велико, можно разработать и закрепить в ЛНА бланк конкретного вида документа – служебной записки. В бланк конкретного вида документа (в нашем случае служебной записки) в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо включить следующие реквизиты (Пример 2): 03 –

«Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»

; 08 – «Наименование организации»; 10 – «Наименование вида документа»; 11 – «Дата документа»; 12 – «Регистрационный номер документа»; 13 – «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (при ответе); 14 – «Место составления или издания документа»; 15 – «Адресат» (наименование структурного подразделения и должности работника, которому направляется служебная записка); 18 – «Заголовок к тексту»; 20 – «Текст документа»; 21 – «Отметка о наличии приложения»; 22 – «Подпись»; 27 – «Отметка об исполнителе».

  1. «Адресат». Если записка направляется в несколько структурных подразделений, реквизит «Адресат» оформляется в правом верхнем углу следующим образом:

Если общее количество адресатов более четырех, необходимо составить список рассылки.

  1. «Текст документа». Служебная записка, как и деловое письмо, должна быть четко структурирована. Текст служебной записки излагается от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым» и т.п.).

Текст, разбитый на логически законченные абзацы, облегчает чтение и понимание, придает каждой мысли логическую завершенность, позволяет адресату лучше ориентироваться в тексте документа.

Текст служебной записки, как правило, состоит: • из преамбулы (вводной части); • основной части; • заключительной части (выводы, предложения, просьбы и т.п.).

Преамбула раскрывает цель написания служебной записки, содержит ссылки на даты, документы и факты, послужившие поводом для ее составления. Информация, изложенная в преамбуле, может быть краткой или развернутой. Преамбула плавно подводит к основной части.

Размер основной части варьируется в зависимости от целей, излагаемых в служебной записке, и может представлять собой несколько строк или несколько страниц печатного текста. Главная цель основной части – разъяснить, убедить, побудить к действию, то есть добиться результата.

Именно эта часть текста наиболее полно раскрывает содержание служебной записки.

Основная часть включает наибольшее количество фактического материала, который должен не только информировать, но и убеждать.

Там же необходимо упомянуть приложения, если таковые имеются. Заключительная, или резюмирующая, часть служебной записки – своеобразный итог, который подтверждает вышеизложенное, содержит выводы, просьбы, конкретные предложения по решению вопроса. Чем четче и яснее будут звучать формулировки резюме, тем выше вероятность того, что решения по вопросам будут приняты своевременно.

Вопросы регистрации и последующей передачи адресату служебных записок нередко вызывают споры. Кто должен регистрировать служебные записки?

Служба ДОУ? Структурные подразделения? Секретари? И нужно ли их регистрировать в принципе?

Кто и каким образом должен передавать служебные записки, чтобы они своевременно доходили до заинтересованных должностных лиц? Бесспорно, решение этих вопросов – прерогатива самой организации, в инструкции по делопроизводству которой должен присутствовать раздел, посвященный работе с внутренними документами. Установленные в ЛНА правила и порядок их действий помогут избежать разногласий.

Что делать, если подобного документа нет?

Конечно же, создать его, формализовав порядок составления, оформления, передвижения внутренних служебных документов.

Формализация помогает упорядочить многие бизнес-процессы, что весьма положительно сказывается на общем порядке в организации. Начать работу необходимо с анализа потока служебных записок: определить его объемы и маршруты, исключив заведомо лишние отрезки на пути следования документа.

Чтобы определить максимально эффективный маршрут документа, не бойтесь ломать старые, неудобные конструкции, исправлять и корректировать ошибки в логистике. Вариантов маршрутизации служебных записок может быть несколько – с участием службы ДОУ (Схема 1) и без нее (Схема 2).

Выясним, какая из этих схем наиболее эффективная.

  1. Регистрация в службе ДОУ крупной организации. Передача служебных записок в службу ДОУ для регистрации и последующего перенаправления адресату замедляет процесс доведения информации и принятия решений. Это особенно заметно в организациях с большим объемом документооборота внешнего и внутреннего. Учитывая общую нагрузку, не каждая служба ДОУ может выделить отдельного сотрудника для регистрации служебных, докладных и прочих записок. Так или иначе, в первую очередь всегда будут регистрироваться срочные исходящие письма, приказы, распоряжения, входящая корреспонденция от вышестоящих органов, а служебные записки – безропотно ждать своего часа.
  1. Регистрация секретарем в небольшой организации. В организациях с небольшим документооборотом служебные записки регистрирует секретарь руководителя. Служебная записка является внутренним документом горизонтальной направленности и не может предназначаться вышестоящему должностному лицу.

Для предоставления информации руководству в деловой переписке используют докладные, аналитические и пояснительные записки.

Следовательно, секретарь в цепочке приема-передачи служебных записок между равными по статусу должностными лицами – лишнее звено.

  1. Без регистрации, но с отметкой службы ДОУ о передаче. Если в организации не принято регистрировать служебные записки, передавать их адресату через службу ДОУ без регистрации не имеет смысла. Передать службе ДОУ записку и получить отметку о передаче с последующей передачей документа службой ДОУ подразделению-адресату и проставлением еще одной отметки о передаче – все это усложняет процесс, отнимает время, увеличивает срок исполнения поручений.

Если в организации все-таки действует порядок передачи служебных записок с получением отметки о приеме, получатель расписывается в получении, указывает свою должность, дату и время получения документа (при необходимости).

Отметка о получении фиксируется на копии служебной записки, которая возвращается в подразделение-адресант. Отметку о получении может заменить штамп «Получено», который содержит поля для указания даты получения, Ф.И.О. и подписи должностного лица (рис.).

Рис. Отметку о получении может заменить штамп «Получено»

  1. Регистрация в структурном подразделении, передача записок напрямую между подразделениями. Регистрация служебных записок в структурном подразделении, как и передача их из одного структурного подразделения в другое, минуя посредников (службу ДОУ или секретаря), сокращает путь документа до адресата.

Если в структурном подразделении отсутствует должность делопроизводителя (секретаря управления/департамента/отдела), для регистрации документов, в том числе и внутренних, необходимо назначить должностное лицо, ответственное за делопроизводство. Ответственного за делопроизводство определяют руководители структурных подразделений. Как правило, назначают работника, не обремененного должностными обязанностями.

Возложение дополнительных функций утверждается приказом или распоряжением и фиксируется в должностных инструкциях.

  1. Регистрация исходящих записок. Должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, регистрирует исходящую служебную записку.

Исходящие служебные записки регистрируются в журнале внутренней (исходящей) корреспонденции подразделения (Пример 3). При регистрации исходящих служебных записок указывается: • регистрационный номер документа; • дата документа; • ссылка на исходящий номер и дату документа (при ответе); • адресат (подразделение, в которое направляется служебная записка); • краткое содержание документа; • количество страниц; • наличие приложений; • дата исполнения; • Ф.И.О.

работника, подготовившего служебную записку. Служебную записку можно отсканировать и отправить по электронной почте.

Если необходимо передать оригинал, должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, может составить график передачи служебных записок адресатам – 1 раз в день, 2 раза в день и т.п. Срочные служебные записки (с четко указанным контрольным сроком) необходимо передавать незамедлительно.

Передавать служебные записки в подразделение-адресат можно напрямую или через специально оборудованные в службе ДОУ ячейки с номерами и/или наименованием структурных подразделений. При этом служба ДОУ в процессе передачи документов не участвует.

Регистрация входящих записок. При поступлении служебной записки в подразделение-получатель должностное лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении-получателе, регистрирует ее как внутренний входящий документ в журнале учета внутренней (входящей) корреспонденции подразделения (Пример 4) с указанием следующих реквизитов: • входящий регистрационный номер; • дата получения (регистрации); • ссылка на исходящий номер и дату; • автор служебной записки; • краткое содержание; • количество страниц; • приложения; • дата исполнения; • исполнитель (должностное лицо, которому направляется служебная записка). Ответственность за соблюдение контрольных сроков, указанных в служебной записке, ложится на должностное лицо, которому она адресована.

Изменять сроки исполнения документа может инициатор служебной записки и/или вышестоящее должностное лицо.

  1. Регистрация всеми сотрудниками. Если в организации или в ее структурных подразделениях нет работника, ответственного за делопроизводство, можно найти иные механизмы регистрации служебных записок. Например, разместить журнал регистрации служебных записок в формате Word или Excel на сервере для общего пользования. В этом случае регистрация служебной записки сотрудником структурного подразделения займет не больше времени, чем личная передача документа секретарю.

Однако специалисты профильных структурных подразделений нередко саботируют такие предложения. Попытки возложить на них даже незначительные делопроизводственные операции встречают активный отпор.

В чем-то специалисты правы. Помните, у И.А. Крылова:

«Беда, коль пироги начнет печи сапожник, а сапоги тачать пирожник, и дело не пойдет на лад»

?

Избежать открытого конфликта со специалистами профильных подразделений можно, если издать соответствующее распоряжение или указание, подписанное руководителем организации. В этом случае инициатором должен выступить руководитель службы ДОУ или иное лицо, ответственное за делопроизводство.

Именно в его интересах снять с себя часть архаичных функций, упорядочить работу с документопотоками, выстроить эффективные маршруты их движения, исключить утерю внутренних документов.

Как только подобная схема вводится в действие, недовольство работников идет на спад, поскольку значительно сокращаются сроки регистрации, а сама регистрация становится прозрачной. Сроки хранения записок содержатся в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010) (Таблица).

Любая успешно действующая организация представляет собой живой, непрерывно меняющийся организм, а делопроизводство – зеркальное отражение системы управления этого организма. Желаете идти в ногу со временем, быть в авангарде? Попробуйте начать со служебных записок – это будет первым шагом на пути к грамотно организованному документообороту, а выверенная логистика маршрутов внутренних документов – первым этапом в борьбе с управленческим хаосом.

Примеры служебных записок приведены ниже (Примеры 5–10). ПРИМЕРЫ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК

Образец написания служебной записки с примерами

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Загрузка.

Служебная записка — вид деловой корреспонденции более популярна на больших производствах, где много подразделений, соответственно огромное количество работников. Смысл в том, что этот документ служит некой коммуникацией в системе контроля работы организации. В маленьких фирмах он чаще всего является докладной о каких-то событиях, на которые требуется реакция руководства.Меню статьи

  1. 1 Что такое служебная записка
  2. 6 Бланки для скачивания
  3. 4 Как правильно пишется служебная записка
  4. 2 Кто составляет служебную записку
  5. 5 Инструкция по написанию служебной записки
  6. 3 Виды служебных записок

Что такое служебная запискаСлужебная записка образец – форма внутреннего документооборота компании, что призвана передать информацию от одного подразделения или сотрудника к другому с целью быстрого разрешения производственных конфликтов или усовершенствования рабочих процессов.Данный документ позволяет в сжатые сроки проинформировать руководство о появлении некой проблемы или ситуации, внести предложение об их разрешении.

Помимо этого, он ответственность работника в ситуации с решением рабочих моментов.Кто составляет служебную запискуКак писать образец служебной записки, должен знать каждый работник предприятия. Ее составляют руководителям, возможно также на имя других работников в рамках их компетентности.

То есть, если даже рядовой подчиненный может быть задействован в решении возникшей ситуации, согласно которой составлен документ, то письмо адресуется ему.Виды служебных записок Письма касательно рабочих вопросов бывают разного характера, а также имеют разную цель. Поэтому видов таких документов очень много.

Согласно виду можно понять, как пишется образец служебной записки.Основные из них:

  1. О выплате премий.
  2. Докладная о нарушениях при исполнении должностных обязанностей;
  3. О направлении в командировку;
  4. Запрос о предоставлении информации;

Важно: указанный вид документа составляется по всевозможным рабочим процессам либо вопросам.Как правильно пишется служебная запискаСамое главное, документ должен быть краток. Только факты: суть ситуации, пути ее разрешения. Примечательно, что текст образца служебной записки – это всего лишь 5-7 строчек.Никакой унифицированной согласованной формы для правильного написания документа не существует.

Ее пишут абсолютно в свободном варианте.Правильность оформления образца служебной записки состоит в том, чтобы донести суть возникшего вопроса до компетентных специалистов для дальнейшего ее решения. Такая докладная еще и показывает, что работник, написавший ее, смог заметить сложности, тем самым продемонстрировав себя очень ответственным работником. При конфликтах либо спорах внутри предприятия правильно составленный документ поможет определить виновников.Также такие письма часто сопровождают расходную деятельность предприятия: при покупке техники, оплате транспорта, начислении премиальных.

Поскольку речь идет о деньгах фирмы, докладные необходимо беречь по примеру других документов первичной важности. Они могут понадобиться при проверке налоговиками.Строгой формы, как писать образец служебных записок, нет. Каждый пишет ее согласно своему усмотрению.

Но фирма может подготовить свой шаблон. Подпись того, кто пишет, на ней обязательна.

Сам же документ можно составить от руки, либо напечатать.