Можно ли вносить изменения в трудовую книжку



Можно ли вносить изменения в трудовую книжку

Внесение изменений в трудовую книжку 2021


» Содержание На сегодняшний день все вопросы относительно введение трудовых книжек регулируется тремя основными нормативными документами:

  1. Инструкцией по заполнению (далее —} Инструкция), утвержденной Минтруд РФ от 10.10.2003 N 69 «}Об утверждении Инструкции по заполнению»}.
  2. Трудовым кодексом РФ (ст.ст. 65, 66, 84.1 и др.)}
  3. Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими (далее —} Правила), утвержденными Правительством РФ от 16.04.2003 N 225}

Любое отражение информации или ее дополнение (исправление) должно быть оформлено только в соответствии с указанными выше нормативными актами. Все записи, которые делаются в трудовую книжку работника, должны основываться и соответствовать тексту приказа. Сведения должны вноситься аккуратно, гелевой или перьевой ручкой.

Цвет чернил (пасты, геля) может быть черным, синим или фиолетовым.

Категорически запрещено делать какие либо сокращения слов.

  1. В графу 4 вносятся реквизиты приказа, на основании которого работник был принят на работу.
  2. В графу 2 указывается дата приема на работу.
  3. Первоначально указывается полное и сокращенное наименование организации в графе 3 раздела, содержащего сведения о работе.
  4. В графу 3 вносится информация о структурном подразделении (при условии упоминание его в трудовом договоре), принятии или назначении на должность, специальность или профессия.
  5. В графу 1 вносится порядковый номер вносимой записи.

В соответствии пунктом 1.2 Инструкции исправление ошибочной записи должно проводиться в следующем порядке:

  • Под последней в данном разделе записью необходимо указать следующий порядковый номер и дату внесения изменений (исправлений).
  • Ниже указываются исправленные сведения.
  • В графу 3 вносится отметка следующего содержания: «}Запись за номером таким-то недействительна»}.
  • В графу 4 отражаются реквизиты приказа, на основании которого была внесена ошибочная информация либо на основании которого вносятся верные данные.

Например, рассмотрим следующую ситуацию и образец необходимой исправительной записи. Работнику в трудовой книжке неправильно указана дата приема на работу, сделана соответствующая запись под номером 14.

Ошибка состояла в неверном отображении даты приема на работу – вместо 01.03.2010 было указано 05.03.2010. Неопытный кадровик в графу 2 указал дату заполнения трудовой книжки, вместо фактического принятия.

На сегодняшний день данная ошибка обнаружена и требует корректировки. Порядок действий в указанном случае должен быть примерно следующий:

  1. В графе 4 указываются реквизиты первоначального приказа о приеме на работу (например, Приказ от 01.03.2010 N 21-к)
  2. В графе 3 отображаются сведения о признании ошибочной записи недействительной. Например, «}Запись за номером 14 недействительна. Принята 01.03.2010 на должность юрисконсульта»}.
  3. В графе 1 указывается следующий порядковый номер (например, 17)}
  4. В графе 2 указывается дата внесения изменений (например, 13.09.2013)}

Трудовая книжка – это особо важный документ, который не только ведет учет трудового стажа, но и помогает в дальнейшем при начислении пенсии. Не все кадровые работники корректно ведут запись в трудовой книжке.

«Запись недействительна» – что это значит, и в каких ситуациях фраза появляется в документе? Для того чтобы внести изменение или исправление в трудовую книжку, необходимо изучить те нормативные акты, которые служат опорой для любого работника отдела кадров.

К ним относятся:

  1. Правила по ведению и хранению трудовых книжек, утвержденные Правительством РФ. Здесь прописано как нужно вести и хранить бланки трудовых и вкладышей к ним, а также, кто имеет право изготавливать данные документы и распространять.
  2. Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10. 10. 2003 № 69, где прописываются правила заполнения бланка трудовой. Более конкретно это п.1.2, п.2.3 и п.2.4.
  3. ТК РФ, а именно те части, в которых прописано, какие формулировки имеют место быть в трудовой книжке.

Признание недействительной записи в трудовой книжке или внесение каких-либо дополнений должно быть основано на одном из пунктов вышеуказанного документа.

Запись в трудовой книжке «запись недействительна» – что это?

Дополнение, исправление или изменение сделанной до этого отметки?

Понятия «изменение» и «дополнение» говорят соответственно об изменении или дополнении ранее внесенной верной (это самое главное) записи. Исправление же предполагает замену ошибочно внесенной, некорректной записи.

«Запись считать недействительной» – в трудовой книжке может написать далеко не каждый и не по любому поводу. Без данных полномочий и без необходимого повода что-либо указывать в документе запрещено. Если вдруг гражданин обнаружил в своей трудовой ошибки, то исправить их можно либо по месту прежней работы, где они были совершены, либо на новой работе, либо в суде.

Корректировать записи в трудовых может специалист, у которого есть на это полномочия.

Такие полномочия дает специальный приказ руководителя о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

В больших организациях трудовые принимаются, ведутся и хранятся в отделе кадров. На малых предприятиях этим занимается либо сам руководитель, либо то лицо, которое назначено ответственным.

Это может быть бухгалтер, секретарь или любой сотрудник, на которого составлен соответствующий приказ. Если работа предоставлена физлицом, то вести и уж тем более делать какие-либо правки в трудовой книжке, такой работодатель не имеет права. Ошибки в основном находят те сотрудники, которые ведут трудовые.

Иногда их обнаруживают сами работники после увольнения. Недочёты всплывают и при проведении ревизии кадровых документов. К типичным ошибкам можно отнести:

  • Неверно указаны сведения в разделах трудовой книжки. Если сотрудник уже устроился в новую организацию, а ошибка был сделана на предыдущем месте работы, то гражданин должен написать заявление бывшему начальнику о предоставлении необходимых документов, основываясь на которых новый работодатель исправит ошибку и внесет верные данные. Если предприятие, где сделали ошибку в трудовой, было ликвидировано или закрыто, можно запросить нужные документы в архиве того города, где организация была зарегистрирована.
  • Неверно указаны данные о сотруднике. Если ошибка обнаружена на титульном листе, где указаны основные сведения, нужно собрать и представить все необходимые документы: паспорт, диплом об образовании, свидетельство о браке или о разводе. Далее подается заявление работодателю с просьбой об исправлении ошибочной записи. После, основываясь на представленных данных и заявлении, делается запись в трудовой книжке: «Запись недействительна». Ставится дата и подпись уполномоченного лица. В случае, если ранее была сделана ошибка в фамилии, имени или отчестве, сотруднику придется идти в суд для обоснования принадлежности ему трудовой книжки и корректировки данной записи.

Формулировка – «запись недействительна» – в трудовой книжке, образец которой представлен ниже, должна сопровождаться порядковым номером записи, подписью сотрудника и датой, на которую запись была исправлена.

Некорректные данные, которые были обнаружены в разделах, нельзя зачеркивать, подчищать или поправлять.

Допустимо лишь поставить запись в трудовой книжке: «Запись недействительна». Под определенным номером с указанием верных данных. Если исправления нужно сделать на первой странице, то там допустимо зачеркивание старой информации, но рядом нужно написать актуальную. При этом на корочке трудовой необходимо ссылаться на документы, на основании которых делается исправление.

При этом на корочке трудовой необходимо ссылаться на документы, на основании которых делается исправление.

Исправлять можно либо синей, либо черной ручкой, желательно гелевой. Эти чернила устойчивы к свету и влаге.

Слова сокращать нельзя. Исправление как в трудовой книжке сделать? «Запись недействительна» – это только начальный этап корректировки записи. Рассмотрим общий алгоритм:

  • Четвертая графа должна быть заполнена ссылкой на приказ, который содержит верные данные.
  • В первой графе нужно поставить номер по порядку, следующий за тем, который был в предшествующей записи.
  • В третьей – делается запись: «Запись за номером…недействительна». В этой же графе необходимо написать верные данные.
  • В следующей графе проставляется дата, на момент которой делается исправление.

Как правильно внести фразу: «Запись считать недействительной»?

В трудовой книжке образец представлен чуть ниже.

Если ошибка сделана на титульном листе, то алгоритм исправления следующий:

  • Рядом с зачеркнутой записью написать актуальную информацию.
  • На корочке трудовой нужно прописать ссылку на тот документ, который подтверждает изменения.
  • Одной чертой необходимо зачеркнуть старую запись.
  • Ссылка должна быть заверена печатью организации и подписью уполномоченного сотрудника.

Если на судебном заседании вынесено решение о незаконном увольнении, то на работе должны признать запись в трудовой книжке недействительной и восстановить сотрудника. Все эти действия должны быть отражены документально.

В третьей графе после записи о недействительности предыдущей формулировки должна идти информация о восстановлении сотрудника, а в четвертой – ссылка на соответствующий документ (это будет приказ о восстановлении).

Корректирующая запись должна начинаться в этом случае с названия организации. Также работник может получить дубликат трудовой, где руководитель обязан переписать все записи, кроме той, что признана судом недействительной.

При этом на выдаваемой трудовой книжке нужно сделать пометку о выдаче дубликата, а на развороте следует указать, что это дубликат. Никаких документов сотрудник при этом не предоставляет.

Если ошибка найдена в дате внесения записи о приеме на работу, то нужно сделать следующее:

  • В третьей графе написать: «Запись за № … недействительна», а ниже ту же формулировку, что и в предыдущей записи, но с правильной датой приема.
  • В четвертой графе – реквизиты приказа о приеме.
  • В первой графе поставить порядковый номер.
  • Во второй – дату внесения корректировки.

А если ошибка обнаружена в нумерации? Да еще, к примеру, если сотрудник сменил несколько организаций или переводился с должности на должность, и между ошибочной и последней нумерацией большое количество записей. Опытные кадровые работники советуют не трогать промежуточные записи, а признать недействительным только номер в последней записи, чтобы общее количество записей в трудовой совпадало.

  • Правила ведения и хранения трудовых книжек от 16.04.2003 г.
  • Трудовой кодекс РФ. Это важнейший документ, на который необходимо опираться при работе с трудовой. Особое внимание нужно обращать на формулировки и правильное указание статей ТК РФ.
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек от 10.10.2003 г.
  1. Продолжим рассмотрение правильного варианта, как исправить неверно внесенную запись в трудовой. Первым делом вписывается следующий по порядку номер записи, далее указывается: «запись за №__ является недействительной», следом прописывается верный вариант сведений.
  1. после последней записи в разделе «сведения о работе» указывается следующий по порядку номер, дата, когда вносится новая запись
  2. в графе 4 пишется номер и дата приказа, на основании которого была внесена неверная запись (т.е.

    номер и дата приказа повторяются), либо указывается дата и номер приказа, в соответствии с которым вносится уже новая правильная запись (в том случае если и в приказе была допущена ошибка).

  3. в графе 3 пишется следующее: «Запись за номером таким-то недействительна» и после этого пишется верная формулировка.
  • Трудовой кодекс РФ.

    Это важнейший документ, на который необходимо опираться при работе с трудовой.

    Особое внимание нужно обращать на формулировки и правильное указание статей ТК РФ.

  • Правила ведения и хранения трудовых книжек от 16.04.2003 г.
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек от 10.10.2003 г.
    • В четвертой графе ссылаются на приказ, содержащий корректные сведения, а если сам приказ был издан ошибочно – то на реквизиты приказа, аннулирующего ошибочный.
    • В первой графе ставят очередной номер, следующий по порядку за номером последней записи;
    • Продолжают третью графу корректным вариантом записи;
    • Третью графу начинают со слов «Запись за номером … недействительна»;
    • Во второй графе − дату создания исправляющей записи;

    Из общей массы изменений, которые вносятся в книжки в связи с допускаемыми при их заполнении ошибками и недочетами, можно выделить следующие, наиболее часто встречаемые.

    Многие сотрудницы меняют фамилии после вступления в брак. Пункт 26 Правил, предусматривает возможность изменения записей о ФИО, дате рождения и образовании только на основании подтверждающих документов.

    Такими документами могут быть:

    1. Паспорт.
    2. Свидетельство о смене ФИО.
    3. Свидетельство о расторжении брака.
    4. Свидетельство о браке.

    Вопрос №1: Что может предпринять работник, если по его заявлению наниматель не исправил неточную запись в трудовой? Работник вправе обратиться в государственную трудовую инспекцию либо суд. Вопрос №2: Данные в графе «2» (по дате увольнения) отсутствуют.

    Может ли работник самостоятельно их записать?

    Нет. Любые правки, изменения в трудовой должен делать сотрудник кадрового отдела (иное уполномоченное лицо) той организации, где данная ошибка была совершена. Работник может только заявить об ошибке указанным выше способом. К сведению, работник может потребовать исправить ошибку после ее обнаружения когда угодно Запись в трудовой книжке о смене фамилии или запись о категории в трудовой книжке может корректировать довольно ограниченный круг людей.

    Без специальных полномочий и без повода делать этого нельзя.

    Если в ТК обнаружены ошибки, исправляют их на прежней или нынешней работе и в суде. Ни в одном нормативно-правовом документе не приводится список должностей, для которых предусматривается исключительное право вносить, заверять и исправлять записи в ТК. В Правилах лишь уточняется, что ответственных за такую работу в организации назначают специальным приказом.

    Если организация маленькая и отдельной кадровой службы в ней нет, вести и корректировать трудовые книжки может либо сам работодатель, либо назначенный его приказом любой специалист: бухгалтер, секретарь, администратор, офис-менеджер и т.п.

    Если работу предоставляет физическое лицо, законодательство не позволяет ему вести и корректировать трудовые книжки.

    Обычно должностное лицо назначает руководство организации. Оно должно заниматься всеми трудовыми, кадровыми вопросами компании.

    • Сам руководитель. Но, заметьте, если он является физическим лицом, то он не имеет прав на исправление книжки.
    • Специалист кадровой службы. Как правило, такая служба организована в крупных предприятиях.
    • Юрист. У компании может быть свой собственный юрист, решающий все правовые вопросы.
    • Бухгалтер.Этот специалист занимается вопросами ведения и хранения трудовых книжек на малых предприятиях.
    • Директор. Например, в крупных организациях имеется не только непосредственный начальник, руководитель, но и директор, занимающийся всеми правовыми вопросами.

    Запомните: любое изменение в трудовой книжке должно быть обоснованным. Для того, чтобы исправить запись, каждый из вышеперечисленных специалистов должен ознакомиться с документацией, подтверждающей неверность записи и наличие ошибки.

    • Старая запись не должна быть зачеркнута, заштрихована.
    • Даты прописываются в документе арабскими цифрами. Число и месяц указываются двузначными, год – четырехзначными.
    • При исправлении новой трудовой, бланк можно уничтожить и оформить новую книжку.
    • Можно использовать гелевую ручку, либо ручку-роллер, либо шариковую.
    • Каждая запись должна быть пронумерована, поэтому если ошибка была сделана в 5 записи, а специалист оформляет 8 запись, то в ней просто указывается этот момент.
    • Чернила, которыми будет сделана запись, должны быть световодостойкими.
    • Запись может быть сделана черной, синей или фиолетовой пастой.
    • Для исправления ошибки следует внести новую запись, где будет указана ошибка на старую запись и прописана верная информация.
    • Ошибки могут быть сделаны не только в самой трудовой, но и на титульнике, вкладыше. При исправлении их действует такая же схема.
    • Применять корректирующие средства в исправлениях нельзя.

    В том случае, если трудовой документ был признан недействительным полностью, то гражданину выдают его дубликат. Например, при увольнении, или переводе на другую работу.

    Получить новую, исправленную трудовую можно по заявлению. Заметьте, обязательно на первой странице документа делается пометка «дубликат».

    Запись в трудовой книжке о смене фамилии или запись о категории в трудовой книжке может корректировать довольно ограниченный круг людей.

    Без специальных полномочий и без повода делать этого нельзя. Если в ТК обнаружены ошибки, исправляют их на прежней или нынешней работе и в суде. Типичные ошибки в трудовых книжках находят их владельцы или сотрудники, наделенные полномочиями вести ТК, при увольнении, приеме и ревизии кадровых документов.

    Типичные ошибки в трудовых книжках находят их владельцы или сотрудники, наделенные полномочиями вести ТК, при увольнении, приеме и ревизии кадровых документов. Одна из самых распространенных ошибок: неправильно указана дата в трудовой книжке. Если владелец ТК обнаружил ошибку на странице сведений о работнике, то ему необходимо:

    • Собрать документы с верными сведениями (диплом, паспорт, свидетельство о браке или его расторжении и т.п.);
    • Если дело касается неверно записанных предыдущим работодателем имени, отчества и фамилии, обратиться в суд для доказательства принадлежности ТК и корректировки записи.
    • Подать руководителю заявление с просьбой исправить ошибочную запись;

    Если владелец ТК обнаружил ошибку в блоках «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях», то ему необходимо:

    • Подать руководителю той организации, где сделали ошибку, заявление с просьбой исправить неверную запись в ТК;
    • Если работник уже оформлен на новой работе, то на руки трудовую книжку для исправлений ему не отдадут, поэтому нужно подать руководителю той организации, где сделали ошибку, заявление с просьбой предоставить документы (копии приказов, трудовых договоров, справки, выписки и т.п.), на основании которых новый работодатель может исправить обнаруженные ошибки;
    • Если прежняя организация уже не существует, необходимые для исправления документы можно запросить в архиве города, где она была зарегистрирована.

    Бытует мнение, что фраза «Запись за номером таким-то недействительна» и последующие правильные сведения должны оформляться двумя записями под разными номерами.

    Однако специалисты признают такой подход неверным и рекомендуют и то, и другое записывать под одним номером.

    Это следует из логики самого факта исправления: фраза о недействительности прежней записи обязательно должна быть подкреплена «действительным» вариантом, а «действительный» вариант не может быть занесен сам по себе и стать отдельной самостоятельной записью, ведь работника не заново принимают на работу или увольняют, а лишь повторяют старую запись в корректном варианте. Если дело касается первой страницы ТК, где записаны данные о владельце, то схема внесения корректировок будет такая:

    • Рядом аккуратно вписывается актуальная информация;
    • Ссылка на документы заверяется печатью организации и подписывается сотрудником, отвечающим за ТК.
    • Одной тонкой чертой зачеркивается неверная (или изменяемая, дополняемая) запись;
    • На обложке с внутренней стороны ссылаются на документы, которыми подтверждается корректировка;

    Исправление в трудовой книжке — образец: Пошаговая схема внесения исправлений на титульную страницу ТК.

    Типичные ошибки в трудовых книжках находят их владельцы или сотрудники, наделенные полномочиями вести ТК, при увольнении, приеме и ревизии кадровых документов. Одна из самых распространенных ошибок: неправильно указана дата в трудовой книжке.

    Исправление в трудовой книжке — образец:Пошаговая схема внесения исправлений на титульную страницу ТК. Все записи, вносимые в трудовую книжку должны точно соответствовать действующим правилам и требованиям.

    От того насколько профессионально и правильно сформулирована запись в трудовой книжке зависят пенсионные права работника. Однако никто в этой жизни не застрахован от ошибок, в том числе и работники кадровых служб.

    Поэтому полезной будет являться информация о том, как грамотно внести исправления или изменения в трудовую книжку.

    Изменения вносятся при наличии определенных документов. Самая частая ситуация у кадровых служащих, которая может образоваться при внесении изменений в ТК – изменение контактных данных и паспортных сведений.

    Инструкция для внесения изменений в трудовом документе рабочего на титульном листе регламентируется пунктом 2.3 Инструкции по оформлению трудовых книжек.
    Для старта отражения изменений в анкетных сведениях о рабочем, необходимо наличие следующих документов:

    • Другие документы (необходимо ссылаться на их дату и номер).
    • Паспорт.
    • Свидетельство о рождении, смене ФИО, или документе о заключении брака.

    Старые сведения, отраженные на титульном листе, могут быть зачеркнуты.

    Это касается даты рождения, ФИО.

    Затем кадровик вносит новые достоверные данные. Наиболее часто встречающаяся ситуация — изменение анкетных данных. Например, при вступлении в брак, разводе, смене неблагозвучной фамилии и т.д. Все подобные изменения должны быть зафиксированы в трудовой книжке. Порядок внесения изменений данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника предусмотрен п.
    Порядок внесения изменений данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника предусмотрен п.

    2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 (далее — Инструкция). Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится на основании:

    1. свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и
    2. других документов со ссылкой на их номер и дату.
    3. паспорта,

    Такие изменения вносятся в первую страницу (титульный лист) трудовой книжки.

    Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения, и записываются новые данные.

    Зачеркнутая запись при этом должна легко читаться. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (см. пример 1). Изменение записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей на первой странице (титульном листе) трудовой книжки или путем заполнения соответствующих строк, без зачеркивания ранее внесенных записей.

    Надо сказать, что дополнение сведений об образовании, профессии или специальности — довольно часто встречающаяся ситуация. Например, человек поступает на работу после окончания профессионального технического училища, а впоследствии получает высшее образование.

    В соответствии с п. 2.4 Инструкции старые сведения в трудовой книжке не зачеркиваются, а просто дополняются через запятую новой информацией.

    В случае если данные об образовании, профессии или специальности в трудовой книжке отсутствуют, заполняются пустые строки.

    в той же строке через запятую нужно указать: «высшее профессиональное образование», а в строке «профессия, специальность» в соответствии с данными диплома написать через запятую «инженер электрических сетей». Причем формулировки должны полностью соответствовать используемым в документах об образовании.

    ———————————————T———————————————¬¦Фамилия Рюриков изменена на фамилию Грозный.¦Герб России Трудовая книжка ¦¦Основание: свидетельство о заключении брака¦ ТК N 8604301 ¦¦II-МЮ N 230258989, выданное Бутырским¦ Грозный ¦¦отделом ЗАГС Управления ЗАГС г. Москвы¦ -Рюриков- ¦¦1 декабря 2006 г.

    ¦Фамилия ————————————¦¦ ¦ Иван ¦¦Специалист по кадрам ¦Имя —————————————-¦¦ЗАО «Третий Рим» Т.А. Кузнецова¦ Васильевич ¦¦ Печать ЗАО ¦Отчество ————————————¦¦ «Третий Рим» ¦ 14 мая 1978 г. ¦¦ ¦Дата рождения ——————————¦¦ ¦ (число, месяц, год) ¦¦ ¦ среднее специальное образование,¦¦ ¦Образование ———————————¦¦ ¦высшее профессиональное образование ¦¦ ¦———————————————¦¦ ¦ электрик, инжене𠦦 ¦Профессия, специальность ——————-¦¦ ¦электрических сетей ¦¦ ¦———————————————¦¦ ¦ 23 мая 03 ¦¦ ¦Дата заполнения «—» ————— 20— г.¦¦ ¦ Рюриков ¦¦ ¦Подпись владельца книжки ——————-¦¦ ¦ ¦¦ ¦ Подпись лица, ¦¦ ¦ ответственного за ведение трудовых ¦¦ ¦ книжек ¦¦ ¦ Кузнецова ¦¦ ¦М.П.
    ¦¦ ¦Дата рождения ——————————¦¦ ¦ (число, месяц, год) ¦¦ ¦ среднее специальное образование,¦¦ ¦Образование ———————————¦¦ ¦высшее профессиональное образование ¦¦ ¦———————————————¦¦ ¦ электрик, инжене𠦦 ¦Профессия, специальность ——————-¦¦ ¦электрических сетей ¦¦ ¦———————————————¦¦ ¦ 23 мая 03 ¦¦ ¦Дата заполнения «—» ————— 20— г.¦¦ ¦ Рюриков ¦¦ ¦Подпись владельца книжки ——————-¦¦ ¦ ¦¦ ¦ Подпись лица, ¦¦ ¦ ответственного за ведение трудовых ¦¦ ¦ книжек ¦¦ ¦ Кузнецова ¦¦ ¦М.П. —————————————¦¦ ¦ Печать ЗАО (разборчиво) ¦¦ ¦ «Третий Рим» ¦L——————————————— ——————————————— На практике специалисты кадровой службы часто считают, что в трудовой книжке в случае дополнения ранее внесенных сведений необходимо делать ссылку на документ об образовании, и по аналогии с записью об изменении анкетных данных расположить ее на внутренней стороне обложки.

    Здесь нужно обратить внимание, что Инструкция такой ссылки не предусматривает, и, соответственно, делать ее нет необходимости.

    • Сослаться на приказ руководства.
    • Вписать новую запись. Обязательно следует указать, что предыдущая или под определенным номером запись является недействительной.
    • Написать, что гражданин восстановлен в должности или переведен и т.п.

    Гражданин может сам предоставить в компанию решение судебных органов. Руководитель, в свою очередь, на его основании должен оформить приказ.

    Остались вопросы? Просто позвоните нам: В соответствии с Правилами и Инструкцией существует три способа исправления допущенных ошибок либо изменения внесенных данных в трудовую книжку, это:

    • Признание записи недействительной.
    • Зачеркивание.
    • Внесение дополнений.

    Каждый способ исправления может быть использован только в соответствующем разделе. Например, если при изменении фамилии сотрудника на титульном листе допускается вносить соответствующие данные после зачеркивания предыдущей фамилии, то в разделе сведения о работе исправления можно вносить только путем признания записи недействительной.

    Любые зачеркивания в разделах, содержащих сведения о работе или о награждении, прямо запрещены (п. 30 Правил). Напомним, что все записи о приеме и увольнении работника вносятся в трудовую книжку в соответствии с точными формулировками Трудового кодекса РФ.

    Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» утверждены «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», в которых достаточно детально изложена вся информация по ведению трудовых книжек, в том числе и по внесению исправлений и изменений.

    А инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, еще более конкретизирует информацию, содержащуюся в указанных выше Правилах.

    В трудовую книжку можно вносить изменения, дополнения или исправления. Давайте разберемся с этими понятиями:

    1. изменение — это замена верной записи, сделанной ранее на другую запись;
    2. дополнение — это добавление к ранней верной записи каких-либо дополнительных сведений;
    3. исправление — это корректировка ошибочной записи, сделанной ранее, исправление её на верную запись.

    Кроме того, от данных понятий следует отличать процедуру выдачи дубликата трудовой книжки. Дубликат выдается в том случае, если трудовая книжка утеряна или испорчена.

    Изменения могут быть внесены в любой раздел трудовой книжки (в трудовых книжках таких разделов три):

    1. раздел «Сведения о награждении».
    2. раздел «сведения о работнике» — это титульный лист трудовой книжки;
    3. раздел «сведения о работе»;

    Несмотря на соответствующие нормы Инструкции и Правил, с внесением изменений в трудовые книжки связано много спорных ситуаций, вызывающих затруднения на практике. Рассмотрим некоторые из них. Случается, что неверная запись в трудовой книжке работника бывает обнаружена спустя значительный промежуток времени, когда после нее уже появились другие записи.

    В таком случае исправления вносятся в обычном порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, а именно после последней по хронологии записи ставится следующий порядковый номер, например 7, под этим номером делается запись о недействительности записи под номером, скажем, 3, и воспроизводится правильная запись. Случается, что неверная запись может быть обнаружена сразу после того, как сотрудник был уволен. Поскольку увольнение уже оформлено, блок записей, произведенных в вашей организации или у индивидуального предпринимателя, закрыт печатью и подписями.

    Внесение записи без наименования организации влечет спорный момент, т.к.

    будет не понятно, кто является автором этой записи. Поэтому мы рекомендуем поступать следующим образом. В трудовой книжке создать новый блок, т.е.

    в виде заголовка вновь внести наименование организации, затем поставить порядковый номер по хронологии (в данном случае — следующий за номером записи об увольнении) и дату. Затем внести необходимые изменения, и блок закрыть печатью и подписью сотрудника кадровой службы и подписью работника об ознакомлении с записью, как при увольнении.

    Аналогично оформляются изменения, вносимые в трудовую книжку бывшего работника, пришедшего исправить запись в трудовой книжке за тот период, когда он работал у вас. В.В.Семенихин Заместитель генерального директора ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» В случае если неточность допущена нынешним работодателем, она должна быть исправлена на месте. Сделать исправление, если подобная неточность была допущена по прошлому месту работы, можно только при наличии официального документа прежнего работодателя.

    Подобными подтверждающими документами могут выступать надлежащим образом заверенные справки, копии приказов и др.

    Сведения, внесенные в результате исправления, должны полностью соответствовать документу, который послужил основанием для внесения соответствующих изменений. В соответствие с пунктом 3.1 Инструкции, в заголовке записи о приеме на работу должно быть указано полное наименование работодателя.

    Сокращенное наименование указывается при его наличии и только после указания развернутого наименования. В соответствии с действующим порядком заполнения трудовых книжек, указание только лишь сокращенного наименования будет признано ошибкой. Это будет являться несоблюдением определенного обязательного формата данной записи.

    Поскольку при назначении пенсии у сотрудника могут возникнуть сложности с идентификацией организации, подобная ошибка не может оставаться в не исправленном виде. В связи с вышеизложенными фактами, в графу 3 необходимо внести соответствующие исправления.

    Поскольку запись о наименовании работодателя имеет характер заголовка, она вносится без указания порядкового номера, даты и реквизитов документа, который послужил основанием.

    Таким образом идентифицировать подобную запись по номеру нет возможности.

    В связи с указанными обстоятельствами, соблюсти общий порядок внесения исправлений не удастся.

    Как вариант возможного способа исправления допущенной ошибки, можно предложить следующий:

    1. В третью графу, после последней записи, вносятся данные о признании недействительной записи с неполным названием работодателя.
    2. На следующей строке, указывается полное и сокращенное наименование.

    В любом случае следует помнить, что зачеркивание записи в разделах, содержащих сведения работе и сведения о награждениях, не допустимо (п. 30 Правил, п. 1.2 Инструкции). Как показывает практика, внесение неверных сведений относительно ФИО работника нередко имеет место.

    В большинстве случаев это связано с тем, что при заполнении трудовой книжки кадровый работник не сверяется с данными, которые отражены в документе, удостоверяющем личность, как правило, паспорте. Подобный недочет может быть допущен как при написании имени (Наталья, Наталия), так и отчества (Геннадиевич, Геннадьевич) и, что встречается чаще всего – при написании фамилии. Сложнее всего, когда подобная ошибка выявляется во время оформления пенсии, при подтверждении наличия соответствующего трудового стажа.

    Порядок исправления данной ошибки не регламентирован ни в Правилах, ни в Инструкции. Данными нормативными документами вообще не предусмотрена возможность внесения исправлений относительно сведений о работнике. Рассмотрим варианты возможного решения этой проблемы.

    • Если ошибка обнаружена последующими работодателями, указанный выше способ не годится.
    • В случае, если ошибка допущена при первичном заполнения бланка на первом рабочем месте сотрудника, необходимо составить акт о списании и уничтожении испорченного бланка трудовой книжки и заполнить новый документ с верными сведениями. Поскольку ошибка допущена по вине работодателя, плата за испорченный бланк с работника не взымается.

    Оказавшись в такой ситуации, работник должен обратиться в суд с заявлением о признании того факта, что данная трудовая книжка принадлежит именно ему. Полученное решение суда должно хранится вместе с трудовой книгой.

    Существует еще одна точка зрения на данный вопрос. Некоторые специалисты утверждают, что такого рода исправление можно вносить в обычном порядке при наличии подтверждающих документов. Считается что это возможно на основании:

    • Пункта 30 Правил, который указывает, что зачеркивание не допускается только в разделах, содержащих сведения о работе или награждениях.
    • Пункта 27 Правил, который описывает действия при выявлении неправильной или неточной записи.

    Исправление предлагается проводить в следующем порядке:

    • Неверные данные зачёркиваются одной чертой.
    • Вносится правильная информация.
    • Все заверяется подписью уполномоченного лица и печатью.
    • На внутренней стороне обложки делается ссылка на документ, который послужил основанием для внесения изменений.

    Однако с подобной точкой зрения можно поспорить.

    Любое отклонение от установленных Инструкцией правил исправления, несет риск.

    К тому же, в данном случае, первичным является документ, удостоверяющий личность. Поскольку точно определить, что трудовая книжка принадлежит именно этому человеку, который предъявил паспорт для внесения исправлений, работодатель не может.

    Вариант обращения в суд самого работника, является единственно верным вариантом выхода из сложившейся ситуации. Подавляющее количество ошибок, которые требуют правок, допускается при заполнении информации о работе, реже — раздела о награждениях.

    Корректировка данных в этих разделах производится в особом порядке. Нужно сперва признать ошибочную запись недействительной, а затем указать верные данные (пункт 30 Правил).

    Вот небольшая инструкция, как это сделать:

    • В графе 1 укажите следующий порядковый номер.
    • В графе 4 укажите правильные реквизиты приказа или иного документа, сведения из которого некорректно перенесены (пункт 1.2. Инструкции).
    • В графе 2 — дату внесения изменения.
    • В графе 3 напишите «Запись за номером __ недействительна». В следующей сделайте новую, правильную запись.

    Изменения в фамилию, имя, отчества работника, а также в дату его рождения вносятся в порядке, предусмотренном пунктом 2.3. Инструкции по заполнению трудовых книжек.

    Основанием для внесения изменений в указанные данные будут являться следующие документы, предоставленные работником:

    1. паспорт,

    2. свидетельство о расторжении брака,
    3. свидетельство о рождении,
    4. свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы.
    5. свидетельство о браке,

    Изменения указываются на первой странице трудовой книжки (титульном листе).

    Прежняя фамилия либо имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой, а сверху над ними пишутся новые данные. Ссылки на номер и дату документа, подтверждающего новые данные, указываются на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Здесь же ставится подпись работника отдела кадров и печать организации (или печать кадровой службы).

    Директор по персоналу _________ Гришина Е. П. Дата рождения __10.08.1987г._______________ Образование ___высшее профессиональное_____ Профессия, специальность _экономист________ Дата заполнения ____15.01.2009г.__________ Подпись владельца книжки __________________ Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек Если при первичном заполнении трудовой книжки кадровик службы допустил ошибку в написании фамилии, имени, отчества либо даты рождения работника, то в этом случае бланк трудовой книжки уничтожается и заполняется новый экземпляр трудовой книжки. При уничтожении испорченного бланка трудовой книжки следует составить Акт о списании и уничтожении испорченных бланков трудовых книжек.

    (подпись, фамилия и инициалы) на списание испорченных бланков г. _________________ «___»__________ 20___ г. (перечисляются должности, инициалы и фамилии членов комиссии по списанию бланков) составлен настоящий акт о том, что за период с ______________________ по ________________ на ______________________________________________ (полное наименование предприятия) (подробная причина порчи) ___________________ штук ___________________________ бланков трудовых (количество) (количество прописью) книжек (вкладышей к ним), которые «___»__________ 20___ г.

    уничтожены путем сожжения. Подписи членов комиссии В случае если ошибка в биографических данных работника выявилась в уже заполненной трудовой книжке, то исправления вносятся в соответствии с общими правилами действий в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке (об этом говорится в п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек, и в п.

    2.3. Инструкции). Т.е. неправильная запись зачеркивается, а рядом (или сверху) пишутся верные данные. Запись о документе, который послужил основанием для исправления ошибки, вносится на внутренней стороне обложки, там же ставится подпись лица, сделавшего соответствующую запись и печать организации (кадровой службы).

    (см. пример выше с изменением фамилии).

    Если вы потеряли паспорт, то можете посмотреть ментальную карту «Действия при утрате паспорта», где объясняется куда надо обращаться и какие документы готовить Или узнайте ЗДЕСЬ сколько мы должны работать?

    В процессе своей трудовой деятельности работник может получить дополнительное образование, обучиться новой профессии. Все эти дополнения необходимо отображать в трудовой книжке. Порядок внесения таких изменений предусмотрены пунктом 2.4.

    Инструкции. Данный пункт указывает, что изменение записей о полученном новом образовании, профессии или специальности производится без зачеркивания ранее внесенных записей, а только лишь дополнением новых данных. Ссылки на документ об образовании при этом законодательством не предусмотрены.

    Например, Иванова В. П., при поступлении на работу имела среднее профессиональное образование, о чем была сделана соответствующая запись. В процессе трудовой деятельности она закончила ВУЗ и получила новую профессию – экономист. Дата рождения __10.08.1987г._______________ (число, месяц, год) Образование ___среднее профессиональное,___ Профессия, специальность менеджер, экономист Чаще всего неточности и ошибки допускаются именно в разделе «сведения о работе» трудовой книжки.

    Порядок исправления в разделы «сведения о работе» и «сведения о награждении» производится в соответствии с п.

    27 Правил, п. 1.2. Инструкции. Данными правилами установлено, что вносить изменения в трудовую книжку можно:

    1. либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа от работодателя, допустившего ошибку.
    2. либо по месту работы, где была внесена соответствующая неверная запись,

    Важное правило: нельзя ничего зачеркивать, подделывать или замазывать корректирующей жидкостью!

    Все неверные записи должны быть в установленном порядке признаны недействительными.

    Однако, есть особая категория ошибок, которую следует выделить из общей массы допускаемых неточностей в разделе, содержащем сведения о работе. И состоит она в следующем. В соответствии с установленным порядком, ошибочную запись в разделе «Сведения работе» запрещено зачеркивать.

    Исправление должно производиться путем признания ошибочной записи недействительной.

    Например: «Запись за номером Х недействительна». То есть основным идентификатором ошибочной записи является ее номер, поэтому главное, в чем не рекомендуется ошибаться при внесении записи —} это ее номер. Подобная ошибка в нумерации может повлечь за собой путаницу и существенные проблемы с исправлением неверно внесенных данных.

    Если вовремя не исправить неверные записи в трудовой книжке, они могут принести владельцу множество неприятностей.

    У человека могут возникнуть проблемы с заработком, последующим трудоустройством, а при оформлении пенсии такую книжку могут признать недействительной. Поэтому за ошибки в трудовой книжке работодатель может быть наказан: для должностных лиц предусмотрена дисциплинарная ответственность, а для организации − материальная. Правильное заполнение трудовой книжки – обязанность каждого руководителя и сотрудника кадровой службы предприятия, ведь именно от этого зависит начисление работнику трудового стажа.

    Если в книжке имеются ошибки или неточности, их нужно устранить – путем исправления записи или оформления нового документа. Большинство записей подлежат исправлению, однако при этом также нужно соблюдать определенные правила – запрещается их замазывать, закрашивать или подделывать. Законодательно допустимые варианты исправления – это признание записи недействительной или ее зачеркивание (в некоторых случаях).