Командировка за границу кто оплачивает оформление визы



Командировка за границу кто оплачивает оформление визы

Как отправить работника в заграничную командировку в 2018 году


В условиях глобализации и открытости границ заграничные командировки работников российских государственных структур и коммерческих компаний давно перестали быть из ряда вон выходящим явлением. Загранкомандировка регулируется в основном теми же правилами, что и служебные поездки внутри страны. Но есть и ряд нюансов, связанных именно с направлением работника в другое государство.СодержаниеОграничения относительно командировок работников за рубеж действуют те же, что и применительно к поездкам внутри страны.Категорически запрещается, как и в случае с командировками по России, командировать за границу таких работников:

  1. беременных женщин;
  2. работников на ученическом договоре, если загранкомандировка не связана с ученичеством;
  3. инвалидов, если командировка противоречит их индивидуальной программе реабилитации;
  4. сотрудников младше 18 лет, кроме творческих работников и спортсменов;
  5. зарегистрированных кандидатов на выборах в период проведения последних.

Сотрудницу, у которой есть ребёнок младше трёх лет, отправить в загранкомандировку можно лишь с её письменного согласияПисьменное согласие на заграничную или внутрироссийскую командировку требуется от таких категорий работников:

  1. одинокие матери, отцы или опекуны детей до пяти лет;
  2. родители или опекуны детей-инвалидов;
  3. женщины, воспитывающие детей до трёх лет;
  4. работники, ухаживающие за больными родственниками на основании медицинского заключения.

Все остальные работники могут быть направлены в командировки, включая заграничные, без каких-либо ограничений.Процедура оформления командировки работника за границу не имеет принципиальных отличий от командировок по России, а в 2018 году законодательные требования к ним минимальны и регулируются в большей степени локальными актами организации или компании, например, положением о командировках, и принятыми в конкретной фирмы стандартами делопроизводства.Если российская компания имеет филиалы, представительства, дочерние предприятия или иные аффилированные структуры за границей или сама является дочерним предприятием инофирмы, поездки её сотрудников в такие зарубежные структуры считаются полноценными заграничными командировками.Главным и зачастую единственным документом, достаточным, чтобы отправить сотрудника в командировку, включая заграничную, не вызвав чьих бы то ни было нареканий, является приказ руководителя организации.Являвшиеся ещё несколько лет назад обязательными командировочное удостоверение и служебное задание в 2018 году носят сугубо факультативный характер. Если их оформление предусмотрено локальными актами, регламентирующими оформление командировок, они применяются, и нарушения в этом нет.

Если же руководство компании воспользовалось возможностью максимально упростить эту бюрократию, насколько позволяет действующее законодательства, обвинить фирму не в чем.Для разработки шаблона приказа на командировку, включая заграничную, достаточно воспользоваться стандартным образцом формы Т9 для отправки одного работника (скачать бланк в форматах , , и образец заполнения в формате ) и Т9а, используемой, когда в командировку едет группа сотрудников (скачать бланк в форматах , и образец заполнения в формате ).Принятая в организации форма приказа о командировке должна быть зафиксирована в Положении о командировках или ином локальном нормативном акте, например, утверждена отдельным приказом.Приказ рекомендованной формы Т9 или Т9а содержит такие сведения:

  1. Подпись руководителя организации с указание должности и расшифровкой и печать.
  2. Место, куда командируется работник. Могут быть указаны страна, город, название принимающей организации или все эти сведения одновременно. При заграничной командировке желательно указать страну, хотя жёсткого требования и нет.
  3. Отметка работника/ов об ознакомлении с приказом.
  4. Название (Приказ), номер и дата издания документа.
  5. Длительность командировки, даты начала и окончания.
  6. Ф. И. О. работника и его табельный номер, присвоенный ему при приёме в штат, структурное подразделение, где он работает, должность или профессия согласно штатному расписанию компании. Если одним приказом оформляется несколько работников, список оформляется в виде таблицы, а перечисленные сведения приводятся отдельной графой на каждого из них, работники перечисляются пофамильно в алфавитном порядке.Сведения о командируемом сотруднике в приказе на командировку
  7. Название компании и при необходимости структурного подразделения в предусмотренной для этого графе в верхней части документа. Рядом в отдельной графе указывается код ОКПО, полученный компанией при постановке на учёт в органах государственной статистики.Верхняя часть приказа о командировке со сведениями о направляющей организации
  8. Источник финансирования командировки. Это могут быть средства направляющей организации или принимающей стороны, например, клиента.Сведения о сроке и цели командировки, источнике финансирования и основании для издания приказа в приказе о командировке
  9. Основание для издания приказа. Это могут быть заявление сотрудника, служебная записка руководителя структурного подразделения, где он работает, служебное задание (ранее этот документ был обязательным, но в 2018 году носит факультативный характер).Служебная записка как одно из оснований для издания приказа о командировке

Образец заполнения формы Т9а, часть 1 Образец заполнения формы Т9а, часть 2 Образец заполнения формы Т9а, часть 3В 2018 году эти два документа, ранее являвшиеся обязательными составляющими оформления командировки, включая заграничную, носят, как уже было сказано, факультативный характер.Во многих компаниях Положения о командировках или иные локальные акты аналогичного плана были разработаны ещё в период действия старых требований к оформлению командировок, поэтому служебные задания и командировочные удостоверения уже предусмотрены этим документом.

У таких фирм есть два варианта: оставить всё как есть или упростить внутрикорпоративную бюрократию. Но во втором случае придётся внести коррективы в соответствующие локальные акты.Если же компания, которой разработка нормативных внутренних документов по командировкам только предстоит, по каким-либо причинам предпочитает использовать служебные задания, для разработки их формы она может использовать образец ().Командировочное удостоверение до 2015 года играло ключевую роль при расчёте суточных в командировках.

Ведь даты убытия и прибытия сотрудников для определения срока пребывания в командировке определялись на основании отметок об убытии и прибытии в этом документе. Впрочем, и по старым правилам в случае загранкомандировки командировочное удостоверение считалось необязательным, так как для подсчёта времени пребывания сотрудника в России и за границей можно было опираться на отметки о пересечении границы в его загранпаспорте.По новым правилам, действующим и в 2018 году, срок нахождения в командировке определяется на основании билетов или маршрутных листов, а командировочное удостоверение стало ненужным.Однако применительно именно к загранкомандировкам командировочное удостоверение может быть полезным при поездках в страны бывшего СССР, для въезда в которые россиянам достаточно внутреннего паспорта. Ведь отметки о пересечении границы в него не ставятся.

А если при въезде в такую страну и выдаётся миграционная карта или её аналог, то при выезде этот документ возвращается пограничникам.Особого внимания заслуживают в этом контексте командировки в Республику Беларусь.

С этим государством Россия состоит в особых отношениях, в результате чего паспортный контроль на границе двух стран не ведётся, и никаких отметок в паспортах не делается.

Впрочем, и в этом случае обойтись билетами и маршрутными листами вполне достаточно.Ну а тем, кто и в 2018 году не хочет отказываться от командировочного удостоверения, есть смысл воспользоваться образцом его рекомендованной формы ().Законодательные требования в отношении командировок и по России, и за рубеж в 2018 году одинаковы и не имеют чётко прописанных рамок. По умолчанию командировка не может быть меньше одного дня и должна иметь конечный срок. Если же его установить невозможно, он определяется приблизительно.Например, если сотрудник отправляется в командировку, которая может продлиться как неделю, так и месяц, целесообразно изначально оформить командировку на неделю, а впоследствии продлевать по мере необходимости.Даже если командировка будет оформлена на сто лет, при всей абсурдности такого решения придраться с позиций закона не к чему.

Впрочем, сомнительно, чтобы такой вариант был в интересах компании. Ведь выплатить аванс работнику она должна сразу и в полном объёме.В советский период центральные газеты могли направлять своих сотрудников за рубеж для работы собственными корреспондентами.

Например, в «Комсомольской правде» стандартный срок такой командировки составлял три года.Основным документом, в котором оговаривается срок поездки за границу, служит приказ о командировке.

Именно на основе него рассчитывается аванс, который должен быть выплачен командированному работнику перед убытием.Наряду со стандартным набором расходов в командировках по России, включающим компенсацию проезда туда и обратно, затраты на наём жилья, суточные и прочие согласованные с работодателем расходы, при поездках за границу дополнительному возмещению подлежат такие траты командированного:

  1. изготовление загранпаспорта;
  2. аэропортовые и портовые сборы.
  3. расходы на оформление визы (консульские, визовые сборы, услуги визового центра и т. п.);

Самую большую сложность всегда вызывают компенсация и подтверждение расходов в валюте, понесённых работником непосредственно при пребывании за границей. Например, затраты на гостиницы, телефонные переговоры, перемещения по стране назначения, если работник был командирован в несколько городов, или разными странами, когда в несколько стран, покупки, сделанные для нужд фирмы (например, работник был направлен на международную выставку и там приобрёл для работодателя интересующие того образцы продукции) и т.

п.Подтвердить такие расходы можно двумя способами:

  1. Когда справки об обмене валюты у работника нет (а аванс может быть выдан ему и сразу в валюте — закон это позволяет), расходы признаются в той валюте, в которой и были понесены, на основании первичных подтверждающих документов (счета, билеты, чеки и т. п.) и пересчитываются в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчёта.
  2. Аванс выплачивается работнику в рублях, он меняет эту сумму на иностранную валюту и справку об обмене подаёт в бухгалтерию в пакете отчётных документов по командировке. Расходы затем признаются в той валюте, в которой отражены в иностранных подтверждающих документах и пересчитываются в рубли по курсу, указанном в справке об обмене. Например, работник получил аванс 55 тысяч рублей и приобрёл доллары по курсу 1:60. Его подтверждённые валютные расходы составили одну тысячу долларов. По курсу из справки об обмене это будет 60 тысяч рублей. Поскольку 55 тысяч он уже получил перед отъездом, пять тысяч рублей компания остаётся ему должна. Недостаток этого способа состоит в том, что при поездках в страны, где используется валюта, отличная от доллара или евро, приобрести нужные денежные единицы, например, казахские тенге, белорусские рубли, польские злотые, шведские кроны или британские фунты стерлингов, может оказаться проблематичным, особенно вне Москвы.

Суточные при загранпоездках считаются в той валюте, в которой они прописаны в Положении о командировках компании.Например, работник был откомандирован в Чешскую Республику.

Перед поездкой он изготовил загранпаспорт и оформил визу, воспользовавшись услугами визового центра. Все эти расходы он понёс в рублях. Рублями же он оплатил и билет на самолёт туда и обратно.

Суточные в Положении о командировках обозначены в долларах.

А в Чехии он кронами оплатил гостиницу.

Аванс на командировку был перечислен на карточку работника в рублях, обмен он не производил, только снимал наличные или платил карточкой, в том числе и за границей.В этом случае расчёт проводится по такой схеме:

  • Затраты на гостиницу согласно счёту конвертируются из чешских крон в рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчёта.
  • Суточные также конвертируются из долларов в рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчёта.
  • Все расходы, которые работник, согласно подтверждающим документам, понёс в рублях, признаются в рублях же.
  • Общая сумма подтверждённых расходов в рублях сопоставляется с выданным авансом.

В Налоговом кодексе РФ обозначена предельная сумма суточных при командировках за границу, не подлежащая налогообложению, на уровне 2,5 тысячи рублей в сутки. Но это не значит, что выплачивать их сверх названной суммы нельзя. Можно, но будет сопряжено с налоговыми издержками.Сам же работодатель волен платить своим работникам хоть 1 млн рублей и даже долларов в сутки.

Лишь бы в итоге не разорился.В законодательстве прописано только одно требование к компании в части суточных, в том числе и для командировок за границу — их размер должен быть обозначен в локальном нормативном акте.

Обычно для этого используется Положение о командировках, но можно провести и отдельным приказом об утверждении размера суточных.При этом компания вправе дифференцировать размер суточных в зависимости от ранга сотрудника.

Например, 20 долларов в день для рядового специалиста, 35 — для менеджера среднего звена и 50 для топа.

Аналогичная политика уместна и, если суточные считаются в рублях.Есть неофициальная информация, что при поездках за границу одного из депутатов Госдумы прошлых созывов самому народному избраннику суточные начислялись из расчёта 500 долларов в день, а рядовым участникам его свиты — по 100 долларов.Представляется логичной и дифференциация этих компенсаций в зависимости от страны назначения.

Аналогичная политика уместна и, если суточные считаются в рублях.Есть неофициальная информация, что при поездках за границу одного из депутатов Госдумы прошлых созывов самому народному избраннику суточные начислялись из расчёта 500 долларов в день, а рядовым участникам его свиты — по 100 долларов.Представляется логичной и дифференциация этих компенсаций в зависимости от страны назначения. Ведь если обозначить одинаковые суточные для Великобритании и Таджикистана, то в свете разницы в ценах между этими странами от желающих поехать в Душанбе и получить шанс привезти львиную долю выделенной суммы назад без обязательства возвращать в кассу не будет отбоя, а вот в Лондон, где на те же деньги не разбежишься, как бы не пришлось отправлять в качестве наказания.Различные зарубежные деловые издания, например, британское The Economist, регулярно публикуют рейтинги самых дорогих стран и городов мира. На основании этих данных крупные международные компании определяют суммы компенсаций своим работникам, направляемым в разные города и страны как на длительный срок, так и в краткие командировки.Надо учитывать также, что суточные по утверждённому в компании нормативу для загранкомандировок выплачиваются ровно за те дни, которые сотрудник фактически проводит за пределами России.

Так, если он отправился в зарубежный деловой вояж, например, на поезде или личном автомобиле и пересёк границу не в день отправления, за время, пока он ехал по стране, ему полагаются суточные, но по норме для командировок по России.Суточные по ставке для загранкомандировок начисляются командированному с момента пересечения им границы согласно штампу в загранпаспорте.

Даже если при этом он ехал по России весь день, а в иностранное государство въехал в 23:59, всё равно применяется это правило.

А вот на обратном пути начиная с даты въезда в Россию суточные начисляются уже внутрироссийские.Например, 10 января работник выехал из Москвы в командировку в Финляндию на поезде. Границу он пересёк утром следующего дня, пять дней провёл в Хельсинки, а вечером 16 января на поезде же выехал обратно и въехал в РФ утром 17 января. Получается, что всего он провёл в командировке восемь дней — с 10 по 17 января включительно (в загранкомандировке, как и при поездке по России, днями отъезда и приезда считаются календарные сутки отправления и прибытия сотрудника из/в начальный пункт).

Из них за два дня — 10 и 17 января — оплачиваются суточными по нормативу для внутрироссийских поездок, а остальные дни — по утверждённой в компании ставке для Финляндии.Предположим, что суточные в поездках по РФ в компании равны 500 рублей в сутки, а для Финляндии — 2000 рублей.Значит, расчёт надо вести по такой схеме:

  1. 12000=1000=13000 — общая сумма суточных.
  2. 6х2000=12000 — суточные за время, проведённое в Финляндии.
  3. 2х500=1000 — суточные за дни отъезда и приезда.

Итого, сотруднику полагаются 13 тысяч рублей суточных.Рассмотрим другой вариант.

Московская фирма командировала сотрудника в Братиславу и Вену. Он вылетел из Москвы самолётом в Братиславу, провёл там три дня, вечером третьего дня выехал на поезде в Вену, куда прибыл в тот же день, переночевал в отеле и провёл в австрийской столице три дня, в обед третьего дня вылетев в Москву.

Суточные для Словакии в компании равны 40 долларам в день, для Австрии — 50, в поездках по России — 500 рублей в сутки.Итак, границу со Словакией наш сотрудник пересёк в день вылета. Значит, и суточные за первый день командировки ему полагаются уже по словацкой норме.

Аналогичная картина и по следующему дню, который он целиком проводит в Словакии.А вот вечером третьего дня он отправился в Вену и в тот же день было уже там (езды от одной столицы до другой не более двух часов). Значит, ему полагаются суточные уже по австрийской ставке. Такой же расклад по двум следующим дням.Исключение составляет последний день командировки — вылетев из Вены самолётом, он в этот день самолётом, наш сотрудник в тот же день был в Москве.

А поскольку это случилось на обратном пути, рассчитывать за последний день в командировке он вправе только на внутрироссийские суточные.Итак, приступим к расчёту:

  1. Итого, мы должны сотруднику 230 долларов и 500 рублей. Дальнейший расчёт зависит от того, в какой валюте мы выдали ему аванс и есть ли у него справка об обмене, если в рублях. Конвертация долларов в рубли для окончательной сверки с суммой рублёвого аванса проводится по курсу, указанному в справке об обмене, или курсу Банка России на день утверждения авансового отчёта.
  2. 500х1=500 — суточные за последний день командировки, рассчитываемые по внутрироссийской ставке.
  3. 40х2=80 — суточные по словацкой норме.
  4. 50х3=150 — суточные за время пребывания в Вене.
  5. 80+150=230 — общая суточных в валюте за время фактического пребывания за границей.

Стандартный билет большинства европейских железных дорог даёт право только на пребывание в любом поезде в определённый день на оплаченном участке пути следования. А значит, служить подтверждением пересечения границы он не может, ведь время прибытия в нём не указывается.

Не помощник нам и загранпаспорт, поскольку Словакия и Австрия входят в шенгенскую зону, и паспортного контроля на границе между ними нет. Для решения проблемы можно рекомендовать сотруднику оформить резервацию конкретного места в конкретном поезде, что делается за отдельную плату (но это тоже командировочные расходы на проезд, которые компания обязана ему возместить) или ехать автобусом — на них билеты продаются на конкретный рейс с указанием времени отправления и прибытия.В последнем рассмотренном примере выгоднее для фирмы будет, если сотрудник переночует не в Вене, а в Братиславе, где более дешёвые отели, а в Австрию отправится утром. Это позволило бы сэкономить и 10 долларов на его суточных.

Но заставить работника поступать именно так никто не вправе.Необходимость отражения в бухгалтерии валютных расчётов представляет самую большую головную боль для работников соответствующих подразделений компании, командирующей работников за границу.Справиться с этой непростой задачей им помогут рекомендации опытных профессиональных бухгалтеров.…Что касается аванса наличной валютой, то Закон N 173-ФЗ не устанавливает прямого разрешения или запрета на выдачу такого аванса из кассы. На этом основании Президиум ВАС РФ в Постановлении от 18.03.2008 N 10840/07 сделал вывод, что такая операция не является нарушением валютного законодательства.Выданная сумма аванса отражается в бухучёте в рублях по официальному курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса (п.

п. 4, 5, 6 ПБУ 3/2006

«Учёт активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»

, утв.

Приказом Минфина России от 27.11.2006 N 154н).Сумма валюты в учёте будет отражаться как по курсу Центробанка, так и по номиналу валюты (это можно организовать введением дополнительного регистра учёта, записью через дробь). Курсовые разницы между курсом покупки и курсом Центробанка отражаются в составе прочих доходов и расходов (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв.

Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, и п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н) на дату приобретения валюты, а также на дату составления бухгалтерской отчётности (не реже чем один раз в месяц).

Организация может закрепить в учётной политике более частые «переоценки» валюты.В налоговом учёте курсовые разницы относятся к внереализационным расходам (пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ) или внереализационным доходам (п. 2 ст. 250 НК РФ).В бухгалтерском учёте операции, связанные с выдачей валютного аванса работнику и перерасходом, будут отражены следующими проводками (все суммы в рублях по курсу ЦБ на дату совершения операций, на примере валютных операций в евро):Дебет 50, субсчёт «Евро»,Кредит 52— получена валюта с валютного счёта в банке в кассу;Дебет 71Кредит 50, субсчет «Евро»,— выдан валютный аванс работнику под отчёт (эта же проводка используется для выдачи суммы перерасхода в валюте);Дебет 50, субсчет «Евро»,Кредит 71— возвращён в кассу остаток неизрасходованных подотчётных средств;Дебет 91, субсчёт 2 «Прочие расходы»,Кредит 71— отражена отрицательная курсовая разница по командировочным расходам (п.

п. 11 и 13 ПБУ 3/2006).Либо:Дебет 71Кредит 91, субсчёт 1 «Прочие доходы»,— отражена положительная курсовая разница по командировочным расходам.Отметим, что субсчета к счёту 50 «Касса» открываются по каждой используемой валюте.

Мосбухуслугиhttp://www.mosbuhuslugi.ru/material/zagranichnye-komandirovki-uchet-zatrat Большинство командировочных расходов в связи с поездками за границу не облагаются налогами и социальными отчислениями. Ведь это же не полученный сотрудником доход, а компенсация его фактических расходов.Исключение составляет часть суточных, превышающая установленные в Налоговом кодексе предел в 2,5 тысячи рублей в день.

Например, суточные при поездках в Лондон составляют 100 долларов в день. Такая сумма сполна оправдана дороговизной британской столицы, но налоговое законодательство скидки на это не делает.Допустим, курс Банка России на последний день месяца, в котором был закрыт авансовый отчёт (пересчёт суточных в рубли для целей налогообложения осуществляется на эту дату) составил 58 рублей за доллар.
Такая сумма сполна оправдана дороговизной британской столицы, но налоговое законодательство скидки на это не делает.Допустим, курс Банка России на последний день месяца, в котором был закрыт авансовый отчёт (пересчёт суточных в рубли для целей налогообложения осуществляется на эту дату) составил 58 рублей за доллар.

Значит, суточные в нашем случае составили 5800 рублей в день. Из этой суммы вычитаем предельную в 2,5 тысячи и получаем 3300 рублей.

С этой суммы мы должны удержать НДФЛ по ставке 13%, если наш командированный — резидент, и 30%, если он нерезидент. Это будет 429 рублей в первом случае и 990 во втором, ну а сотрудник должен получить на руки (3300–429)+2500=5371 рубль за каждые сутки пребывания в Великобритании, если он резидент РФ, и (3300–990)+2500=4810, если нерезидент.Но это ещё не всё. Сумма, превышающая 2500 рублей в сутки, облагается также страховыми взносами в Пенсионный фонд (22%), Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (5,1%) и Фонд социального страхования (2,9%), которые составляют в общей сложности 30%.При этом конвертация проводится по курсу Банка России на день утверждения авансового отчёта.

Предположим, в нашем случае курс на эту дату составлял 57,5 рубля за доллар. Наши суточные для Туманного Альбиона в этом случае равняются 5750 рублей.

Вычтем из этой суммы 2500 и получим 3250. Вот с них-то мы и должны уплатить взносы: 5250х30%=1575 рублей за каждый день пребывания в Англии сверх выплаченных ему суточных.Оформление и проведение по бухгалтерии заграничных командировок сотрудников — задача не из простых. Но если знать основные правила и нюансы, она оказывается вполне посильной.Юрист, автор статей на юридическую тематику.

Образование: государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Московский государственный открытый университет».

Командируем работника за границу: как учесть расходы

Добавить в «Нужное» Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 1 июля 2016 г. При учете зарубежных командировок бухгалтеры сталкиваются с различными нестандартными ситуациями.

И задают нам вопросы. А мы на них отвечаем, и с самыми интересными ответами знакомим вас, наши уважаемые читатели.

Но сначала напомним основные моменты:

  1. при командировке за границу надо учитывать особые нормы суточных, применяемых для целей НДФЛ. Так, не облагаются НДФЛ суммы суточных:
  2. нет никаких законодательно установленных нормативов для признания суточных в расходах для целей налогообложения прибыли. Их размер определяется самой организацией — в коллективном договоре или в локальном нормативном акте, посвященном командировкам;
  3. работнику должен быть выдан аванс, за который он обязан отчитаться в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки (в первые 3 дня после выхода на работу, если сразу после командировки он был в отпуске или отсутствовал на работе по иным причинам), ; . Для этого работнику надо будет заполнить авансовый отчет и приложить к нему подтверждающие документы;
  4. все валютные расходы необходимо пересчитать в рубли. Курс такого пересчета зависит от конкретной ситуации: есть ли справки банка об обмене валюты, как были оплачены расходы (наличными или по банковской карте), был ли выдан аванс;
  5. в заграничную командировку, как и в командировку по России, работник должен направляться приказом руководителя; (далее — Положение);
  6. расходы по заграничной командировке, которые организация должна возмещать работнику, признаются на дату утверждения авансового отчета как в бухгалтерском, так и в «прибыльном» налоговом учете, ; , ; ; ;

— не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (за день нахождения в РФ принимается, в частности, и день пересечения границы при возвращении в Россию); — не более 2500 руб.

за каждый день нахождения в заграничной командировке (в том числе и за день выезда из РФ);

  1. с 2016 г. для целей НДФЛ датой фактического получения дохода в виде суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, составленный работником после возвращения из командировки, , . Следовательно, если суточные выданы в иностранной валюте, то для их пересчета в рубли в 2016 г. нужно брать официальный курс этой валюты на конец месяца, в котором такой авансовый отчет утвержден.

Юлия Работник организации направлен в командировку в Москву для оформления шенгенской визы, 20.05.2016 он получил из кассы аванс в размере 7000 руб.

23.05.2016 работник представил авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие проживание, а также документы, подтверждающие оплату визы (стоимость визы — 40 евро) и ее получение. Поездка в загранкомандировку планируется 01.06.2016. Когда организация может учесть в расходах затраты на оформление шенгенской визы?

Когда организация может учесть в расходах затраты на оформление шенгенской визы?

: К авансовому отчету, составляемому по итогам командировки в Москву, работник должен приложить документы, подтверждающие его расходы на получение визы.

Руководителю организации необходимо утвердить этот авансовый отчет.

Расходы на получение визы также должны учитываться для определения сальдо расчетов с работником по итогам командировки (для определения перерасхода аванса или его остатка). В бухучете все командировочные расходы, включая оплату визы, можно будет учесть в мае — на дату утверждения авансового отчета по командировке в Москву.

Для целей налогообложения прибыли затраты на оформление визы можно учесть как командировочные.

А вот когда это надо сделать и как учитывать иные расходы по командировке, связанные с получением шенгенской визы, разъяснил специалист Минфина. БУЛАНЦЕВА Валентина Александровна Государственный советник РФ 2 класса, заслуженный экономист России “По моему мнению, расходы на поездку и проживание в Москве (с целью получения визы) следует учесть в мае — в день утверждения авансового отчета по этой поездке.

А вот расходы собственно на получение визы надо признать вместе с расходами по проживанию и транспортными расходами в загранкомандировке в том месяце, в котором утвержден авансовый отчет по окончании этой загранкомандировки”. Таким образом, затраты на оформление визы организация может признать в налоговом учете только тогда, когда состоится загранкомандировка, ; , . К расходам на оформление визы относятся госпошлина, консульский сбор, оплата услуг компаний, способствующих оформлению документов.

Елена Виза для командировки работника за пределы РФ оплачена через Интернет (онлайн-платеж с использованием платежной карты). В качестве подтверждения расходов на оформление визы к авансовому отчету прикладывается распечатка электронной переписки с визовым центром и выписка с банковской карты о списании денежных средств. Также есть подтверждение оплаты, поступившее от визового центра на электронный адрес работника.

Достаточно ли такого документального подтверждения расхода?

: Да, такие документы могут подтвердить расходы на оплату услуг визового центра. Эти распечатки заверяются подписью работника и руководителя организации с указанием их ф.

и. о. и должности, а также даты самой распечатки. Дополнительно вы можете составить справку бухгалтера с описанием сложившейся ситуации; . У проверяющих не должно быть претензий к вашим расходам.

Ведь в аналогичной ситуации — при покупке компьютерных программ через Интернет — Минфин считает расходы подтвержденными, если имеются, :

  1. документы на оплату;
  2. распечатка электронного письма, подтверждающего поставку программы, заверенная в установленном порядке.

И не забудьте о том, что расходы на оплату услуг визового центра относятся к расходам на получение визы.

А значит, как мы уже говорили, их можно учесть в налоговом учете в том периоде, в котором состоится загранкомандировка и руководитель утвердит авансовый отчет по ней, ; , . Надежда Можно ли принять в расходы по налогу на прибыль стоимость страхового полиса, оформленного сотруднику за несколько месяцев до начала командировки, и какие проводки в таком случае необходимо сформировать в бухучете?

: Оформление обязательной медицинской страховки обычно необходимо для получения визы. В налоговом учете затраты на приобретение медполиса надо учесть вместе с другими командировочными расходами в том отчетном периоде, в котором утвержден авансовый отчет по итогам командировки, ; ; .

Нужно передать в бухгалтерию документ посольства страны, куда направляется работник, из которого было бы видно, что медстраховка является обязательным условием получения визы. Тогда этот расход будет обоснованным и его можно будет учесть при налогообложении. Иначе — если получение медстраховки не обязательно для получения визы — проверяющие могут счесть расходы на нее необоснованными.

Учитывать в «прибыльных» расходах стоимость страхового полиса в месяце его оплаты рискованно.

Ведь если командировка по какой-то причине не состоится, то, по мнению контролирующих органов, вы не можете учесть расходы на оформление и выдачу визы, а соответственно, и медстраховки как документа, необходимого для получения визы; .

Аналогичной позиции придерживаются и некоторые суды. А вот в бухучете стоимость страховки как раз можно сразу учесть как расходы по обычным видам деятельности, , .

В таком случае делаются проводки:

  1. страховку оплачивал подотчетный сотрудник — на дату утверждения авансового отчета по приобретению медстраховки: Дт 60 (76) – Кт 71.
  2. страховку оплачивала фирма — на дату оплаты: Дт 60 (76) – Кт 51;

А вот на момент начала действия страхового полиса списывайте его стоимость в расходы так: Дт 20 (26, 44) – Кт 60 (76). Если же вы хотите избежать разниц между бухгалтерским и налоговым учетом, тогда и в бухучете стоимость медстраховки включайте в расходы на дату утверждения авансового отчета работника по загранкомандировке, , , .

То есть делайте проводку Дт 20 (26, 44) – Кт 60 (76), только когда руководитель утвердит авансовый отчет по возвращении работника из-за границы.

Елена В сентябре 2015 г. Минфин сказал, что если аванс на заграничную командировку выдан в рублях, но нет справки на покупку иностранной валюты или выписки по счету рублевой карты, с которой оплачены расходы за пределами РФ, то для пересчета валютных расходов в рубли надо использовать официальный курс, установленный ЦБ РФ на дату выдачи аванса.

Но ведь раньше была другая позиция. С какого момента надо пересчитывать валютные расходы по такому правилу? И надо ли делать перерасчет командировочных расходов за предыдущие годы?

: Действительно, в 2011 г. и Минфин, и налоговая служба рекомендовали пересчитывать валютные траты по курсу ЦБ, установленному на дату утверждения авансового отчета; . Так что если в предыдущих налоговых периодах организация применяла именно такой порядок учета, ошибкой это не считается.

Следовательно, перерасчет за предыдущие годы не требуется. Нет каких-либо официальных разъяснений относительно того, с какого конкретно дня применять для пересчета новые правила, доведенные Письмом 2015 г. Если вы начнете применять их непосредственно с 3 сентября (дата Письма), то никаких негативных последствий для вас не должно быть.

Если вы начнете применять их непосредственно с 3 сентября (дата Письма), то никаких негативных последствий для вас не должно быть.

Ведь до этого вы руководствовались более ранними разъяснениями Минфина и ФНС. Даже если кто-то из проверяющих сочтет такой подход ошибочным, ни штрафов, ни пеней быть не должно, .

Но есть и другой, более безопасный подход к решению этого вопроса. НОВОСЕЛОВ Константин Викторович Государственный советник РФ 2 класса, к. э. н. “Письмо Минфина России от 3 сентября 2015 г.

не меняет подход к определению величины расхода, а конкретизирует лишь дату, на которую определяется сумма расхода. На мой взгляд, разъяснения Минфина, данные в этом Письме, должны применяться с 1 января 2015 г.

А если организация в 2015 г. применяла иной порядок, то она должна уточнить сумму своих расходов для целей налогообложения”. Как видим, в любом случае делать перерасчет расходов прошлых лет не требуется.

Елена Для загранкомандировки работник получил рублевый аванс. Но его не хватило для всех командировочных расходов. Справки об обмене валюты у работника нет.

Значит, пересчитывать валютные расходы надо по курсу на дату выдачи аванса.

Но у работника были и рублевые расходы (приобретались авиабилеты до начала командировки). Надо ли пересчитывать по курсу на дату выдачи аванса абсолютно все валютные расходы или только те, которые укладываются в остаток аванса после вычета из него рублевых расходов работника?

: Этот вопрос в законодательстве не урегулирован.

Руководствуясь логикой, предпочтительнее «выбирать» рублевый аванс по мере его реального расходования.

То есть в хронологическом порядке. Это экономически обоснованный вариант учета.

Когда на небе ни облачка, отправляться на самолете в загранкомандировку гораздо приятнее Чтобы пояснить, рассмотрим пример: аванс выдан 20 мая в сумме 150 000 руб. В тот же день работник оплатил билеты на самолет стоимостью 40 000 руб. 21 мая им оплачены услуги такси в сумме 2000 руб., а 27 мая — расходы на проживание в иностранной валюте в сумме 1600 евро (частично оплачены работником за счет собственных средств).

По прибытии из командировки, к примеру 28 мая, оплачены услуги такси из аэропорта в сумме 3000 руб. Справки об обмене валюты у работника нет. Для того чтобы определить, по какому курсу надо пересчитывать расходы на оплату гостиницы в рубли, из общей суммы рублевого аванса вычитаем рублевые расходы, предшествующие валютным: 150 00 руб.

– 40 000 руб. – 2000 руб. (расходы на такси из аэропорта не учитываем).

Получившаяся сумма — 108 000 руб. — и есть рублевый аванс под валютные расходы. Так как нет справки об обмене валюты, берем курс на дату выдачи аванса (74,2755 руб.

за евро) и пересчитываем полученные рубли в евро; , .

Получаем 1454 евро (108 000 руб. / 74,2755 руб. за евро), что меньше израсходованной суммы в валюте.

Следовательно, 1454 евро (приобретенные за счет выданных под отчет рублей) будут пересчитаны в рубли по курсу ЦБ на дату выдачи аванса, а оставшиеся 146 евро (1600 евро – 1454 евро), уплаченные работником за счет собственных средств, по курсу на дату утверждения авансового отчета; , .

Наталья Сотрудника направили в командировку. Выдали аванс в рублях. Он купил 2200 долл., что подтверждается квитанцией банка, а потратил на проживание наличными 2212,04 долл.

По какому курсу пересчитывать расходы, в том числе и потраченные 12,04 долл.?

Для возмещения всей потраченной в загранкомандировке суммы рублей, на которые была куплена валюта, нужно сохранить справку банка об обмене валюты.

: Как мы понимаем, на часть потраченной суммы (12,04 долл.) нет справки банка об обмене валюты. В таком случае:

  1. оставшуюся часть расходов (12,04 долл.), надо пересчитать в рубли по официальному курсу ЦБ, действующему:
  2. часть валютных расходов работника, которые укладываются в сумму, указанную в справке банка об обмене валюты (2200 долл.), надо пересчитать в рубли по реальному курсу обмена, подтвержденному квитанцией;
  1. на дату утверждения авансового отчета — если работник заплатил 12,04 долл.

    за счет собственных средств (в случае перерасхода по выданному авансу); , .

  2. на дату выдачи аванса — если изначально выданная рублевая сумма за вычетом купленных 2200 долл.

    покрывает его валютный «перерасход», .

    То есть если работник оплачивал гостиницу полностью за счет полученного аванса;

Оформить пересчет можно справкой бухгалтера или отразить его в авансовом отчете.

Надежда Сотрудник выезжает в командировку в Эстонию. За 3 дня до начала командировки ему были перечислены подотчетные денежные средства исходя из предварительной сметы расходов, включая суточные.

Согласно положению по командировкам суточные при выезде за рубеж рассчитываются по следующей формуле: 50 евро х курс ЦБ, действующий на дату перечисления денег на карточку сотрудника. Суточные на территории РФ также составляют 50 евро/день. У работника были расходы в иностранной валюте наличными.

Но документа, подтверждающего курс конвертации рублей в иностранную валюту, нет. Как и по какому курсу рассчитать рублевые суммы валютных расходов в авансовом отчете при перерасходе подотчетных денег и в случае, если у сотрудника останется неизрасходованная часть аванса?

Как нам рассчитаться с работником?

Несмотря на вечные пересчеты валюты в рубли и обратно, многие согласились бы съездить в командировку, например, в Таллин. Летом там еще и белые ночи : В случае если нет справки банка об обмене иностранной валюты, а работник производил расходы наличными в евро, нужно: 1) из суммы перечисленного ему на карту аванса вычесть суточные.

Фактически их рублевая сумма зафиксировалась на дату выдачи аванса. Пересчитывать их в дальнейшем не нужно; 2) валютные расходы в пределах суммы полученного рублевого аванса пересчитываются в рубли по курсу ЦБ на дату выдачи аванса, ; 3) если есть перерасход валютных расходов, то для целей налогообложения они пересчитываются в рубли по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета руководителем; , . Задолженность перед работником в валюте может быть выплачена ему как в иностранной валюте, так и в рублях (по курсу на дату выплаты).

При этом могут образоваться курсовые разницы, которые учитываются при расчете налога на прибыль:

  1. курс евро уменьшился на дату выплаты — то в доходах, ;
  2. курс евро увеличился — то в расходах, .

Если выдан аванс в рублях, превышающий сумму командировочных расходов, то все валютные расходы (если нет подтверждающих справок об обмене валюты) пересчитываются в рубли по курсу на дату выдачи аванса.

Сумма остатка аванса определяется в рублях.

Ее работник и должен вернуть организации. Татьяна Сотрудник организации был направлен в командировку в Мюнхен для оформления договоров и ознакомления с производством сроком на 42 дня. Для проживания он арендовал квартиру, так как снимать номер в отеле намного дороже.

Подтверждающие документы на аренду (договор и перевод договора с физлицом) представлены с авансовым отчетом.

Может ли организация принять к учету и оплатить работнику расходы на проживание в арендованной квартире только на основании договора на аренду? : Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете и приложить к нему документы, которые эти расходы подтверждают, , .

Чтобы без проблем учесть при налогообложении расходы на наем жилья в командировке, нужно иметь, , ; , ; :

  1. договор аренды квартиры и любой документ об оплате (например, расписку, подтверждающую, что арендодатель получил деньги, выписку о списании денег с карточного счета работника и т. п.);
  2. договор аренды квартиры, в котором указано, что оплата по договору произведена.

Для возмещения потраченных на аренду квартиры денег нужно иметь документ, подтверждающий оплату (получение денег арендодателем). При наличии же только одного договора аренды квартиры, в котором лишь указан размер платы за проживание, но без документа, подтверждающего факт этих расходов, учитывать расходы рискованно.

Налоговики при проверке могут расценить эти расходы как неподтвержденные и в результате, ; :

  1. исключить сумму, указанную в договоре аренды квартиры, из «прибыльных» расходов;
  2. посчитать эту сумму доходом работника, если вы ее ему возместите. При этом НДФЛ с не подтвержденных документами расходов на проживание доначисляется только с суммы, превышающей 2500 руб. в день. Если же расходы на проживание укладываются в этот норматив, то доначисление НДФЛ работнику не грозит.

Кроме того, проверяющие из фондов на сумму возмещенных расходов, превышающую 2500 руб.

в день, могут доначислить страховые взносы; . Алена В приказе на командировку указано — Италия, г.

Венеция. Работник принес карточки на транспортные расходы в связи с посещением острова Мурано (часть территориальной единицы Венеция).

Обосновал их тем, что на этом острове была деловая встреча.

Надо ли работнику писать служебную записку на имя руководства или бухгалтер может принять такие расходы самостоятельно? : Если у бухгалтера возникают сомнения, они могут возникнуть и у инспекторов при проверке.

Так что безопаснее получить от работника служебную записку с обоснованием цели поездки на остров.

Она должна быть сопоставима с заданием руководителя, которое отражено в приказе о направлении работника в командировку. Отметим, что бухгалтер самостоятельно никакие командировочные расходы работников в учете не признает: авансовый отчет утверждает руководитель или уполномоченное лицо.

Только после того, как руководитель утвердит авансовый отчет с перечисленными в нем расходами, бухгалтер отражает расходы, .