Как списать бензин на личный автомобиль директора



Сотрудник с разъездным характером работы использует личное авто: как оформить расход ГСМ


Важное По теме Читайте все материалы (129) по теме . Есть обновление (+2), в том числе: 27 июля 2021 г.

10:06 ИА С сотрудником организации заключен , который предусматривает разъездной характер работы. Для служебных поездок сотрудник использует личный автомобиль.

Соглашения о компенсации расходов за использование личного имущества нет, автомобиля или безвозмездного использования личного имущества с сотрудником не заключался. ГСМ сотрудник заправляет по топливной карте организации.

Организация не является транспортной. Личный транспорт сотрудник использует для посещения клиентов с целью проведения переговоров.

Ежемесячно сотрудник представляет путевой лист с указанием маршрута и количества истраченного и заправленного топлива. Может ли в этом случае организация принять в расходы по прибыли стоимость ГСМ в пределах установленных для автомобиля норм? Может ли организация принять к вычету НДС по счетам-фактурам, полученным от топливных компаний за указанные выше заправки?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции: В ситуации, когда работнику установлен разъездной характер, расходы на ГСМ могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда на основании НК РФ или НК РФ, при условии, что порядок компенсации ГСМ отражен в трудовом договоре, локальных нормативных актах.

Если работник участвует в деятельности, облагаемой НДС, то вычет по ГСМ можно заявить на общих основаниях. Обоснование позиции: С точки зрения трудового законодательства, возмещение сотрудникам расходов, связанных с разъездным характером работ, не входит в систему оплаты труда ( ТК РФ), а представляет собой компенсационную выплату, гарантированную законодательством (, ТК РФ). Таким образом, компенсационные выплаты оплатой труда не являются.

Смотрите также . Заработная плата.

Согласно ТК РФ компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. В частности, в соответствии со ТК РФ работодатели обязаны компенсировать разъездным работникам расходы на проезд, на аренду жилья, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. Главное, чтобы размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников был установлен коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором. В рассматриваемом случае расходы осуществлены с согласия работодателя, поэтому могут быть классифицированы как иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. В целях исчисления налоговой базы по налогу на прибыль данные расходы могут быть включены в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании НК РФ.

Данные разъяснения приведены в Минфина России от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, от 01.04.2010 N , от 18.08.2008 N .

Нужно иметь в виду, что ранее чиновники рекомендовали учитывать такие расходы в составе расходов на оплату труда (смотрите Минфина России от 04.06.2008 N 03-03-06/1/344, от 07.05.2008 N , от 19.04.2007 N ).

Эта позиция вновь была озвучена в Минфина России от 15.02.2017 N 03-04-06/8562, в котором сказано о возможности учета затрат на возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, в составе расходов на оплату труда ( НК РФ) в размере и в соответствии с порядком, предусмотренным локальными нормативными актами организации, содержащими нормы трудового права, при условии соблюдения критериев НК РФ.

Однако, с учетом вышеприведенных норм ТК РФ, учет расходов на основании НК РФ, на наш взгляд, является небесспорным (с учетом вышеприведенных положений ТК РФ и арбитражной практики). Отметим также, что НК РФ не устанавливает каких-либо ограничений по размеру затрат на возмещение работникам расходов, указанных в ТК РФ.

Однако такие расходы в любом случае должны соответствовать критериям НК РФ ( Минфина России от 19.06.2017 N 03-04-06/38080).

Например, по мнению контролирующих органов, необходимым условием для подтверждения расходов на ГСМ и использования автомобиля в производственных целях является путевой лист (или иной самостоятельно разработанный организацией первичный учетный документ), в обязательном порядке содержащий информацию о маршруте следования автомобиля ( Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 01.08.2005 N , УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N , от 13.11.2006 N , от 14.11.2006 N , от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).

В данном случае указанное условие выполняется. Согласно НК РФ если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты. Поэтому, на наш взгляд, организация вправе учесть понесенные затраты в рассматриваемом случае по нескольким основаниям ( НК РФ, НК РФ) при условии выполнения требований НК РФ.

Порядок оплаты приобретения ГСМ для служебных поездок, установленный соглашением сторон трудового договора или локальным нормативным актом работодателя, может предусматривать выдачу работнику корпоративной топливной карты в том числе при использовании автомобиля работника (смотрите также материал: Вопрос: В организации планируется установить работникам разъездной характер работы и компенсировать расходы на ГСМ путем выдачи топливных карт.

Возможно ли компенсировать работнику расходы на ГСМ не в денежной форме, а путем выдачи топливной карты?

Необходимо ли при компенсации ГСМ топливной картой при разъездном характере работы выплачивать работнику дополнительно компенсацию за использование личного автомобиля? Что необходимо выплачивать работнику при исполнении трудовых обязанностей вне места работы (разъезды)?

(информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», август 2021 г.)). Отметим, что, если работник не принят на должность водителя, не перевозит пассажиров или грузы, составлять путевой лист в этой ситуации с формальной точки зрения не требуется. Однако для того, чтобы подтвердить использование автомобиля в служебных целях, производственный характер расходов на ГСМ, считаем оправданным порядок составления путевых листов с указанием в том числе маршрута следования работника (апелляционное определение Омского областного суда от 01.02.2017 по делу N 33-674/2017).

Однако для того, чтобы подтвердить использование автомобиля в служебных целях, производственный характер расходов на ГСМ, считаем оправданным порядок составления путевых листов с указанием в том числе маршрута следования работника (апелляционное определение Омского областного суда от 01.02.2017 по делу N 33-674/2017). Приобретение работником ГСМ для служебных целей посредством топливной карты может подтверждаться чеками АЗС, отчетами поставщика ГСМ, отчетом сотрудника о совершенных поездках по поручению работодателя ( ФНС России от 13.11.2018 N В общем случае сумма НДС, предъявленная поставщиком топлива, может быть принята к вычету после его оприходования и при наличии счета-фактуры, если топливо используется для осуществления операций, подлежащих обложению НДС (, НК РФ).

В таких случаях сумма «входного» НДС в фактическую стоимость топлива не включается и предъявляются к вычету. На наш взгляд, если работник участвует в деятельности, облагаемой НДС, то и по ГСМ, полученным по топливным картам, вычет можно заявить на общих основаниях. Вместе с тем в настоящее время мы не располагаем разъяснениями официальных органов по данному конкретному вопросу.

Для более объективной оценки налоговых рисков рекомендуем организации обратиться за письменными разъяснениями по данному вопросу в налоговый орган по месту учета или непосредственно в Минфин России (, НК РФ). Напомним, что выполнение налогоплательщиком письменных разъяснений о порядке исчисления налога, данных ему финансовым или налоговым органом (уполномоченным должностным лицом этого органа) в пределах его компетенции на основании полной и достоверной информации исключают вину налогоплательщика в совершении налогового правонарушения, что освобождает его от привлечения его к ответственности (, НК РФ). Рекомендуем также ознакомиться с материалом: — .

Учет выплат при разъездном характере работы. Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ профессиональный бухгалтер Молчанов Валерий Ответ прошел контроль качества 22 мая 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Автомобиль директора: служебный или личный?

Важное По теме Читайте все материалы (129) по теме . Есть обновление (+113), в том числе: 21 июня 2011 г.

15:45 Автор статьи: Мария Кузнецова, аудитор аудиторской компании «Бетроен» Журнал «» Все расходы, принимаемые в расчет при исчислении базы по налогу на прибыль, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.

Расходы на обслуживание легкового автотранспорта не являются исключением. Но в ситуации, когда автомобиль используется не только для служебных, но и для личных целей, могут возникнуть сложности с налоговым учетом расходов на ГСМ.

Один из авторов журнала «Актуальная бухгалтерия» порекомендовал как фирме можно подстраховаться от претензий проверяющих.

Путевой лист: выбираем удобный вариант Расходы на приобретение топлива в налоговом учете списываются не сразу. Исходя из разъяснений налоговиков (письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 № 16-15/[email protected]) стоимость приобретенного, например, по топливным картам бензина нельзя включить в состав расходов ни в момент уплаты авансовых платежей (т.
Москве от 30.06.2010 № 16-15/[email protected]) стоимость приобретенного, например, по топливным картам бензина нельзя включить в состав расходов ни в момент уплаты авансовых платежей (т.

е. на дату приобретения карты), ни в момент фактической заправки бензина и списания с топливной карты его стоимости. Это связано с тем, что заправка бензина в топливный бак на основании чека терминала АЗС подтверждает только факт его приобретения, но не доказывает его целевое использование. Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, по мнению чиновников, является , который предназначен для учета и контроля работы транспортного средства и водителя (п.

14 ст. 2, ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ; письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161).

Перевозка пассажиров и багажа, грузов, в частности, легковыми автомобилями без оформления путевого листа запрещается.

Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты (п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152): 1) наименование и номер; 2) сведения о сроке действия; 3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства; 4) сведения о транспортном средстве; 5) сведения о водителе.

приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152): 1) наименование и номер; 2) сведения о сроке действия; 3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства; 4) сведения о транспортном средстве; 5) сведения о водителе. При оформлении путевых листов имейте в виду, что унифицированные формы (п.

2 пост. Госкомстата России от 28.11.1997 № 78; письмо Минфина России от 20.09.2005 № 03-03-04/1/214 ) этого документа, утвержденные Госкомстатом России, обязаны применять только автотранспортные организации. Все остальные компании могут выбирать, какую форму путевого листа им использовать: унифицированную или разработанную самостоятельно. При выборе последнего варианта учтите, что такой бланк путевого листа должен быть утвержден в качестве приложения к учетной политике и содержать все обязательные реквизиты (указаны выше).

Обратите внимание: перечень обязательных реквизитов не требует вписывать маршрут следования автомобиля. То есть в собственную форму путевого листа компания может не включать эту информацию, что особенно важно, если автомобиль используется не только для служебных, но и для личных целей.

Эти же выводы подтверждает и судебная практика. Например, интерес представляет одно из решений ФАС Северо-Западного округа, которое было принято в пользу компании (пост. ФАС СЗО от 23.11.2009 по делу № А56-4991/2009).

Из документа: Постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 ноября 2009 г. № А56-4991/2009 <.> Содержащиеся в путевых листах сведения (пробег автомобиля, расход горючего, остатки ГСМ в баке автомобиля при выезде и возвращении) позволяют определить произведенные расходы, и в совокупности с иными первичными документами, оформленными Обществом в соответствии с требованиями Закона № 129-ФЗ, подтверждают их экономическую оправданность. <.> Налоговый орган указывал на то, что в ежемесячно составляемых фирмой путевых листах и отчетах по расходу ГСМ отсутствуют сведения о маршруте следования служебных легковых автомобилей, ежедневном количестве рейсов, номерах водительских удостоверений.

Также не указаны дата, время выезда и возвращения в гараж автомобилей, показания спидометра, остатки топлива в баке на начало и конец каждого дня и его ежедневный расход. Но фирма в обоснование своих затрат представила следующие документы: инструкции по использованию служебных легковых машин, утвержденные приказами директора, приказы о порядке использования служебного транспорта, ведомости выдачи талонов на топливо, регистры бухгалтерского учета талонов, путевые листы. Судьи сделали вывод, что при решении вопроса о документальном подтверждении расходов для определения базы по налогу на прибыль принимаются любые, даже косвенные доказательства.

Содержащиеся в путевых листах сведения (пробег автомобиля, расход горючего, остатки ГСМ в баке автомобиля при выезде и возвращении) позволяют определить произведенные расходы и в совокупности с иными первичными документами, оформленными надлежащим образом, подтверждают их экономическую оправданность. Еще одно положительное для фирм судебное решение было принято ФАС Московского округа (пост.

ФАС МО от 20.07.2010 № КА-А40/7436-10 ).

Из документа: Постановление ФАС Московского округа от 20 июля 2010 г. № КА-А40/7436-10 <.> суды исходили из того, что налоговым органом не представлено доказательств, что данные расходы являются необоснованными, а отсутствие в путевых листах данных о маршруте следования автомобиля не может являться основанием для отказа в подтверждении произведенных расходов.

Кроме того, форма № 3 «Путевой лист легкового автомобиля», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 г.

№ 78 <.> носит обязательный характер только для автотранспортных организаций. <.> Налоговики пытались доказать, что если в путевых листах не указан маршрут следования автомобиля, то такой документ не может подтверждать расходы на приобретение ГСМ. Обосновывая произведенные расходы, фирма представила первичные документы на получение топлива от поставщиков, их отчеты об объемах произведенных заправок автомобилей, платежные поручения, нормы расхода топлива, утвержденные приказом руководителя.

Кроме того, путевые листы с указанием всех обязательных реквизитов, подтверждающие ежедневный пробег автомобиля, с информацией о получении и расходовании топлива, ежемесячные акты на списание топлива, оформленные должным образом. Выводы суда были следующими: налоговым органом не доказано, что расходы на ГСМ являются необоснованными, а отсутствие в путевых листах данных о маршруте следования автомобиля не может являться основанием для отказа в подтверждении произведенных расходов. Как видим, организации имеют полное право включать затраты на бензин в состав налоговых расходов на основании документов, подтверждающих факт приобретения бензина, и самостоятельно разработанной формы путевого листа, в которой отсутствует маршрут следования.

При этом путевой лист можно оформлять на любой срок — от одного дня до одного месяца (п. 10 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152).

И если из каких-либо других документов не следует непроизводственный характер поездок (например, из должностной инструкции водителя или письменных поручений директора), то компания вправе полностью учесть затраты на бензин (в т. ч. и израсходованный в поездках для личных целей) в составе расходов при исчислении налога на прибыль. Минусы унифицированного путевого листа Если же фирма применяет унифицированную форму путевого листа, то необходимо заполнять графу «Место отправления и назначения» и все остальные реквизиты данной формы, ведь удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается (Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв.

пост. Госкомстата России от 24.03.1999 № 20).

Из документа: Постановление Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20 <.> В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты.

При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. <.> Поэтому следует тщательно проверять, чтобы в качестве мест отправления и назначения не были указаны «подозрительные» адреса, которые могут послужить для налоговиков сигналом, что поездка не связана с исполнением директором своих обязанностей.

Если сведения о маршруте не указаны или пункты назначения говорят о непроизводственном характере поездки, фирма не сможет принять в состав расходов для целей исчисления прибыли эти затраты на бензин. Кроме того, в такой ситуации у сотрудника возникает доход в натуральной форме в виде стоимости топлива, с которого организация, будучи налоговым агентом, должна исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ, а также уплатить обязательные (ст. НК РФ; ч. 1 ст. 7, ч. 6 ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ).

НДС, принятый к вычету со стоимости непроизводственного бензина, тоже может быть признан налоговым органом необоснованным (п. 1 ст. 171, НК РФ). Списание топлива — строго по норме Также следует помнить, что расходы на бензин являются нормируемыми. И хотя в Налоговом кодексе не предусмотрено ограничений по учету расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль, нормы расхода содержатся в Методических рекомендациях «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р).
И хотя в Налоговом кодексе не предусмотрено ограничений по учету расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль, нормы расхода содержатся в Методических рекомендациях

«Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте»

(приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р).

Эти нормы расхода топлива обязаны применять не только автотранспортные предприятия, но и все фирмы, которые эксплуатируют автомобили. Они предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Следовательно, во избежание претензий налоговиков количество фактически израсходованного топлива компании необходимо сопоставлять с нормами, которые содержатся в Методических рекомендациях (письмо Минфина России от 03.09.2010 № 03-03-06/2/57).

Из документа: Письмо Минфина России от 3 сентября 2010 г. № 03-03-06/2/57 <.> при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля учитывает Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие Распоряжением от 14.03.2008 № АМ-23-р.

<.> В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, фирме следует руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письмо Минфина России от 14.01.2009 № 03-03-06/1/6). Экспертиза статьи: Сергей Родюшкин, служба Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер-эксперт

Как производится списание ГСМ без путевых листов

6878 Содержание страницы Списание ГСМ в затраты невозможно без их документального подтверждения.

Основным документом, выполняющим эту функцию, , однако он не является единственным способом зафиксировать понесенные затраты в учете. Организации, не являющиеся транспортными, могут использовать иные документы, соответствующие требованиям ФЗ-402 «О бухучете». О том, в каких случаях возможен учет ГСМ БЕЗ путевых листов и как это сделать правильно, публикуем ниже.

Какие есть обязательные ? Бензин и другие ГСМ могут использоваться не только для транспортных нужд.

Например, организация использует газонокосилку для ухода за территорией. Агрегат заправляется бензином. Очевидно, что использование путевого листа для подтверждения его расхода здесь лишено смысла.

В подобных случаях пользуются технической документацией на агрегат, где указаны нормы расхода бензина за час работы, масел (обычно указывается на литр расхода топлива). Другой вариант — опытным путем в присутствии комиссии устанавливают, сколько фактически сжигается ГСМ за единицу времени. Эти показатели и расчеты вносят в локальный НА, к примеру «Показатели работы газонокосилки».

Если обрабатывается одна и та же территория, то ее площадь известна и можно определить количество времени, необходимое для покоса, расход бензина. После выполнения работы на основании заказа-наряда или иного подтверждающего документа составляется акт на списание ГСМ. В нем указываются площадь скошенного участка, время работы агрегата, наименование и количество израсходованного бензина, его цена и стоимость, отнесенная в расходы.

В акт вносится информация о том, что установленные нормы расхода ГСМ не превышены, расходы обоснованы и бензин подлежит списанию. Документ подписывается членами комиссии и заверяется руководителем. Организации, не занимающиеся перевозками, но имеющие служебный, производственный транспорт, могут обходиться в учетной работе без путевых листов (Минфин, документ №03-03-06/1/354 от 16/06/11):

  • При использовании системы ГЛОНАСС или иных подобных систем контроля. ПО позволяет делать распечатки – отчеты, отражающие все показатели движения машины.
  • Если маршрут движения не меняется, например, автомобиль предназначен для ежедневного развоза работников. Число поездок, километраж, расход бензина будет постоянным, следовательно, можно применять списание по утвержденным нормам расхода ГСМ. Организация может разработать форму документа, контролирующего поездки и расход бензина, в течение месяца, самостоятельно.

Списание ГСМ осуществляется на основании этих документов актом на списание.

Кстати говоря! Перевозчики могут использовать тахографы, ГЛОНАСС, системы GPS как вспомогательный инструмент контроля расхода горючего. Отказ от использования путевых листов для подтверждения расходов по ГСМ воспринимается неоднозначно контролирующими органами и судьями. Минфин в письме №03-03-06/1/354 допускает такую возможность, оговаривает, что документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ.

Порядок оформления первички по расходу ГСМ Минфин не устанавливает.

Обязательные реквизиты документов содержит ФЗ-402 «О бухучете».

Любой документ, соответствующий его требованиям и утвержденный в учетной политике (ПБУ1/2008 п.4), может использоваться для подтверждения расходов. Из этого следует, что акты на списание ГСМ и документы, подтверждающие работу нетранспортных агрегатов на бензине, являются достаточным основанием для списания, если они правильно оформлены и утверждены в организации как рабочие. Что касается перевозок, то мнения судей различны.

Так, ФАС ЗСО в постановлении №Ф04-2219/11 по делу №А27-10300/2010 от 17/05/11 г. делает вывод, что путевые листы для подтверждения расходов необходимы в любом случае, поскольку эти документы свидетельствуют о работе автомобиля фактически в производственных целях.

В то же время ФАС СЗО в постановлении №Ф07-2241/12 по делу №А42-3168/2011 от 12/04/12 г. говорится: путевой лист – не единственный документ, подтверждающий, что расходы на ГСМ экономически обоснованы. Поддерживает эту позицию и постановление 9-го ААС №09АП-12355/12 от 9/06/12 г.

Организации, основной вид деятельности которых не относится к перевозкам, могут обойтись в своей работе без путевых листов, как унифицированных, так и самостоятельно разработанных. Организация, не применяющая путевые листы, может столкнуться с необходимостью доказывать свою правоту контролирующим и судебным органам, особенно по вопросу включения топливных затрат в расчеты по налогу на прибыль. Как признавать ? Расчет стоимости израсходованного бензина без путевых листов, как указано выше, можно делать по факту расхода (на основе данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо по нормативу расхода, если маршрут движения автомобиля постоянен, либо используется агрегат, заправляемый ГСМ.

Показатели расхода расцениваются наиболее часто по средней стоимости единицы топлива. Она исчисляется как сумма двух стоимостных показателей – остатка топлива и прихода за месяц, разделенная на сумму остатка и прихода того же топлива в литрах.

Пример: ООО «Рассвет» по данным БУ имеет сальдо по бензину определенной марки 25 л, по цене 41 руб. Приход текущего месяца составил 120 л по цене 39 руб. Стоимость единицы бензина равна:

  1. 5705 / 145 = 39,34 руб.
  2. 1025 + 4680 = 5705,00 руб.
  3. 25 + 120 = 145 л.
  4. 120 * 39 = 4680,00 руб.
  5. 25 * 41 = 1025,00 руб.

Умножая стоимость единицы на фактически определенный системой контроля расход топлива, получим затраты.

Не представляют сложности и расчеты расхода ГСМ на работу агрегатов, о них подробно говорилось выше.

Рассмотрим на примере учет ГСМ без путевок по нормативам, если речь идет о постоянных маршрутах. Нормы и формулы расчета, принятые Минтрансом как рекомендательные (документ АМ-23-Р от 14/03/08 г.), можно использовать в данном случае. Пусть условно перевозки осуществляются автобусом, базовая норма расхода бензина по которому определена 15,2 л на 100 км.

Автомобиль, проезжая по одному и тому же маршруту, увеличивает пробег на 50 км.

Применим формулу из р.2 п. 8 норм Минтранса АМ-23-Р: Qн = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 x D) + Hот * T.

Кроме нормы расхода на 100 км (Hs) и пробега (S), формула учитывает работу независимого отопителя (Hот – норма расхода топлива в час, Т-время его работы) и поправочный коэффициент D, как правило, в виде надбавки расхода топлива в зимний период. Рекомендуемые показатели, относящиеся к зимнему времени, содержатся в приложениях к документу Минтранса.

Рекомендуемые показатели, относящиеся к зимнему времени, содержатся в приложениях к документу Минтранса.

В приведенном расчете они не применяются.

Qн = 0,01 * 15,2 * 50 * (1 + 0,01) = 0,01 * 15,2 * 50 * 1,01= 0,01 * 760 * 1,01= 7,6*1,01= 7,68 л.

Расценим использованное топливо по средней стоимости и включим в затраты: 7,68 * 39,34 = 302,13 руб. Автобус перевозит работников основного производства, проводка: Дт 20 Кт 10/3 (субсчет «Топливо») 302,13 руб. Можно разработать собственные нормы расхода топлива по результатам контрольных замеров членами созданной для этой цели комиссии и применять их в расчетах.

Как учесть влияние зимних условий при ?

Приказ на списание ГСМ издается с учетом методики списания, принятой в организации. Если принято решение отказаться от путевых листов, в документе нужно в первую очередь отразить этот факт.

Приведем образец приказа, отражающий применение технических средств контроля работы автомобиля, о которых шла речь выше. ООО «Рассвет» ПРИКАЗ №5 г. Москва 1 июня 2021 г. Об установлении порядка расчета объемов расходования ГСМ ПРИКАЗЫВАЮ: 1.

С 01.06.2019 рассчитывать объемы расходования ГСМ по фактическим показателям, с использованием технических средств, указанных в приложении к приказу.

2. В случае технических сбоев и поломок расчет производить по нормам в соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р, с учетом актуальных на момент использования документа поправок. 3. Инженерной службе обеспечивать мониторинг и своевременный ремонт технических средств контроля. 4. Заместителю руководителя по хозяйственной части обеспечивать контроль использования ГСМ по нормам в случае сбоев и поломок технических средств контроля.

Директор ООО «Рассвет» Красногоров М.

П. С приказом ознакомлены: главный инженер Мартынов А.А.

заместитель директора по хозчасти Кривицкий О.И. главный бухгалтер Михалкова Т.В. ФАЙЛЫ

  • В случаях, когда топливо можно списать без учета пробега, пробег представляет собой постоянную величину либо используются современные технические системы контроля за использованием горючего, организация имеет право разработать собственные учетные формы, отказавшись от путевых листов.
  • Учет списания ГСМ возможен без использования путевого листа, если организация не является перевозчиком.
  • Приняв такое решение, необходимо издать приказ, отражающий новый механизм контроля затрат в соответствии с законодательством РФ.

Использование директором личного автомобиля в служебных целях

2933 Изменения: январь, 2021 года Списание бензина на предприятии – обязательная процедура, независимо от использования личного или служебного транспорта.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые привлекают к работе транспортные средства, должны утверждать правоотношения документально. Не редки случаи, когда работодатель привлекает к трудовой деятельности служащих с личными транспортными средствами.

На практике такие отношения могут быть оформлены разными видами соглашений. Чаще всего, это договор аренды автомобиля без экипажа. Документально все оформлено таким образом, что предприятие отдельно принимает по трудовому договору водителя, а отдельно – арендует транспортное средство во временное пользование.

Такой договор аренды содержит следующие условия:

  1. порядок покрытия расходов на ГСМ (таким же образом предстоит списать бензин на личный автомобиль директора);
  2. порядок покрытия ремонта.
  3. периодичность начисления денежных средств;
  4. размер вознаграждения за использование машины;
  5. перечень служащих, которые могут пользоваться конкретной машиной;
  6. компенсация технического обслуживания;
  7. продолжительность аренды;

Действующим законодательством установлено, что за аренду транспортного средства каждому работнику положена амортизация. И это та сумма выплат, которая не облагается подоходным налогом в 13%. Недостаток этого варианта в том, что транспортное средство используется служащим всегда, в том числе в нерабочее время.

Таким образом, сложно установить, какой объем бензина подлежит списанию на рабочие нужды с последующей компенсацией. С целью установления универсальных правил компенсации, на каждом предприятии фиксируется свой порядок контроля расхода топлива, который универсален при аренде личного автомобиля директором предприятия и другими работниками. Это официальный документ, который содержит количество бензина, используемое конкретным транспортным средством.

Такой документ – веское основание для денежной компенсации или предоставления талонов на ГСМ.

Путевой лист готовится в установленной форме.

В том числе, для каждого вида транспортного средства предусмотрена своя форма путевого листа. Путевые листы подлежат обязательному учету и регистрируются в специальном журнале. Надлежащий контроль необходим для формирования налоговых отчетностей и учета расходов компании.

Нарушение формы или порядка составления документа может стать основанием для привлечения к юридической ответственности за несоблюдение налогового законодательства. Путевой лист состоит из следующих разделов:

  • пробег.
  • продолжительность рабочего времени;
  • норма расхода;

Министерством транспорта России установлены нормативы для различных транспортных средств, что отображается в технических документах на автомобиль. При оформлении путевого листа администрация предприятия может воспользоваться универсальными нормативами или же допускается самостоятельный расчет.

Самостоятельный расчет:

  1. полное опустошение бака машины;
  2. назначение комиссии, которая уполномочена выполнить замеры;
  3. фиксация показаний спидометра перед началом движения транспортного средства и после окончания бензина в баке.
  4. заполнение бака конкретным объемом бензина – например, 100 литров;

Для более точного расчета лучше использовать несколько замеров в различных условиях. Например, пустого автомобиля и груженного транспортного средства, едущей машины и, работающей на холостом ходу, в летнее и зимнее время. Завершается процедура самостоятельных замеров составлением соответствующего Акта, скрепленного подписями всех членов комиссии.

После начала рабочего времени или же после начала рабочей поездки, в путевом листе ставится отметка. Такая же отметка вносится в содержание документа при завершении командировки.

Если работник отлучается на обед не по пути движения транспортного средства, то это отмечается в содержании путевого листа. Если машина используется постоянно, то лучше всего оформить отдельный Приказ от имени руководства, устанавливающий трудовой график конкретного служащего.

Например, с понедельника по пятницу с 8 до 18 часов.

Расчет пробега осуществляется через регулярные замеры показаний одометра.

Замеры делаются утром перед началом рабочего дня, а также вечером перед завершением трудового дня. Путевой лист может оформляться ежедневно или же один на весь период времени, но только в рамках одного календарного месяца.

Так бухгалтеру будет комфортнее готовить финансовые документы на оплату.

Задача бухгалтера – использовать следующую формулу: Компенсация = показания одометра (сделанные в рабочие часы) = рабочие часы * норму расхода. Не всегда использование автомобиля связано с конкретным маршрутом движения транспортного средства, но отсутствие маршрута не означает, что компания не может рассчитывать на компенсацию. Анализ судебных решений позволяет понять, что компания не может привлекаться к ответственности за компенсацию расходов при отсутствии строгого маршрута движения.

Так, индивидуальные предприниматели и юридические лица могут вносить в налоговую документацию информацию обо всех приобретенных видах и объемах топлива, не подтверждая их конкретными пройденными маршрутами движения, но нельзя забывать о документальном подтверждении расходов на топливо. Способ заключается в том, что на предприятии установлено конкретное ограничение потребления топлива.

В начале каждого месяца служащие получают талоны на бензин, соответствующие лимитам или же одну карточку, выданную заправочной станцией. При осуществлении трудовой деятельности работник пользуется карточкой так, как считает нужным.

Это значит, что при финансовых трудностях можно воспользоваться карточкой даже для личных нужд. Недостаток – когда заканчивается баланс на предоставленной карте, дальнейшие расходы придется погашать самостоятельно.

Эти условия внесены в содержание трудового договора и соглашения аренды, если таковые были составлены.

Допускается запрос дополнительных средств с баланса компании, но только для этого необходимо подтвердить обоснованность лимитов.

Превышение платежей возможно через приказ администрации предприятия, а также через бухгалтерские документы. Второй вариант законного привлечения к официальной работе транспортного средства работников – в том числе, использование директором личного автомобиля в служебных целях – утверждение в порядке статьи 188 Трудового кодекса Российской Федерации.

Так, порядок привлечения к работе утверждается следующими способами:

  • дополнительная подача необходимых документов (технический паспорт, водительское удостоверение собственника);
  • выдача приказа руководителем, который передается в бухгалтерию для начисления ежемесячной компенсации (амортизация).
  • подписывается соглашение с уточнением суммы и периодичности компенсации;
  • служащий, желающий использовать автомобиль, пишет заявление на имя руководителя;

Преимущество этого способа в том, что соглашения подписываются в индивидуальном порядке, а значит можно установить разные размеры компенсации для каждого отдельного служащего. Автомобиль директора, как правило, используется для езды по городу и редких командировок за пределы населенного пункта.

От загруженности и типа поездок будет зависеть сумма компенсации.

Например, если одинаково к работе привлекаются транспортные средства легкового и грузового типа, то и размер выплат будет различным для каждого вида транспортного средства. Законом установлено, что размер компенсации устанавливается индивидуально, но с учетом установленных нормативов.

Статья 264 Налогового кодекса Российской Федерации предусматривает, что размер компенсации будет следующим для различных видов транспорта (в рублях в месяц):

  1. 1500 – автомобили с объемом двигателя свыше 2000 кубов.
  2. 600 – мотоциклы;
  3. 1200 – машины с объемом двигателя до 2000 кубов;

Это фиксированные суммы, которые не зависят от количества поездок или от пройденного пробега. Указанные суммы должны быть отображены в налоговых декларациях, поэтому работодатель не может документально отобразить различные размеры отчислений для разных служащих.

На практике есть одна хитрость, позволяющая установить разные суммы компенсаций для отдельных работников, в зависимости от степени загруженности. Для этого отдельно составляется документ на компенсацию по НК РФ, а отдельно оформляется новый приказ на вознаграждение за выполненную работу. Это не совсем легально, но не противоречит действующему законодательству.

Но категорически запрещено передавать денежные средства «в конверте». Когда речь идет о компенсации, то необходимо понимать, что в ее расчет входят следующие расходы:

  • стоимость технического осмотра;
  • стоимость человеческой силы – услуги водителя.
  • ремонт;
  • устранение износа;
  • замена резины и других частей машины;

Оплата топлива осуществляется отдельно, в соответствии с формулой, включающей расчет рабочего времени и нормативов расхода.

Для индивидуальных предпринимателей применимы другие варианты и способы оформления используемого личного транспорта. А именно:

  • При регистрации индивидуального предпринимателя формируется перечень собственности, которая используется ИП для работы. В этот список можно включить транспортные средства. В таком случае, автомобиль числится на балансе компании, а поэтому все расходы, связанные с его эксплуатацией, компенсируются из баланса компании.
  • Подписание соглашения аренды без экипажа. В таком случае, ИП одновременно выступает и арендатором и арендодателем. Предприниматель самостоятельно использует свое транспортное средство, но имеет возможность на законных основаниях облагать налогом компенсацию, удерживая ее из доходов организации индивидуального предпринимателя.
  • Выдача приказа, оригинал которого направляется в бухгалтерию. Приказ подразумевает перевод денежных средств на счет директора фирмы с баланса компании, которые считаются как амортизация за использованный автомобиль.

Статья 168 Трудового кодекса Российской Федерации предусматривает возможность получения компенсации за время командировки. В эту категорию входят расходы, связанные с проездом, проживанием и почтовыми расходами.

Если директор или другой работник отправляется в поездку на личном транспорте, то он может рассчитывать на компенсацию использованного топлива, но только в случае предоставления финансовой документации. Следование установленным правилам, а также полноценное и своевременное составление отчетов и перевод платежей, необходимо не только для самого работника, но также для компании.

Поскольку эта часть расходов подлежит обязательному налогообложению и влияет на сумму окончательной прибыли человека и на размер социальных взносов за служащего. 31 марта 2021 г. · 3 марта 2021 г. · 18 февраля 2021 г.

Как списать бензин на личный автомобиль директора?

Аренда личного автомобиля директора.