Как правильно оформить книгу учета движения трудовых книжек



Как правильно оформить книгу учета движения трудовых книжек

Как вести книгу учета движения трудовых книжек?


Вы здесь Опубликовано 2014-07-19 17:11 пользователем OP Поскольку трудовые книжки сотрудников относятся к документам строгой отчетности, то следует производить их правильный учет. Учет осуществляется путем регистрации данных документов в определенной учетной форме.

Для этого у каждого работодателя (юрлица либо индивидуального предпринимателя) должна быть в наличии книга учета движения трудовых книжек.

Ведение этой книги обязан осуществлять либо сам работодатель, либо кадровая служба, либо назначенные ответственные лица, которые занимаются оформлением приема и увольнения сотрудников. Исходя из п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек данная книга учета должна отвечать следующим требованиям:

  1. все страницы должны быть пронумерованы}
  2. книга заверяется подписью работодателя.
  3. наличие шнуровки и опломбировки либо скрепления сургучной печатью}

Желательно, чтобы эта книга имела твердый переплет, так как ее заполняют в течение нескольких лет, а после передают в архив на длительное хранение.

Заполненная книга движения трудовых книжек хранится 75 лет. Данная книга должна вестись по соответствующей утвержденной форме (см. ниже). В новой книге проставляется дата, с которой начато ее ведение, а при заполнении всех страниц ставится дата окончания ведения этой книги.

В данной книге учета следует регистрировать все трудовые книжки сотрудников:

  1. принятые от них при поступлении на работу,
  2. выданные им, как поступающим на работу впервые,
  3. а также вновь выданные вкладыши в трудовые книжки.

Если от сотрудника получена трудовая книжка с уже вшитым в нее вкладышем, который был оформлен на другом предприятии, то регистрировать необходимо только книжку, а вкладыш в книгу учета движения трудовых книжек отдельной строкой вносить не следует. Приложение № 3 к Постановлению Минтруда Россииот 10.10.2003 № 69 КНИГАУЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ № п/п Дата приема на работу, запол­нения трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее Фами­лия, имя и отче­ство вла­дельца трудо­вой книжки Серия и номер трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее Долж­ность, профес­сия, специ­альность работ­ника, кото­рый сдал трудо­вую книжку или на кото­рого запол­нена трудо­вая книжка или вкладыш в нее Наиме­нование места работы (с указа­нием струк­турного подраз­деления), куда принят работник Дата и № приказа (распо­ряжения) или иного решения работо­дателя, на осно­вании кото­рого произ­веден прием работ­ника Расписка ответст­венного лица, приняв­шего или запол­нившего трудо­вую книжку Полу­чено за запол­ненные трудо­вые книжки или вкла­дыши в них (руб.) Дата выдачи на руки трудо­вой книжки при уволь­нении (прекра­щении трудо­вого дого­вора) Рас­писка работ­ника в полу­чении трудо­вой книжки число месяц год 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 В книге учета необходимо заполнять все пронумерованные графы: 1 — проставить регистрационный номер в порядке поступления.

2, 3, 4 — проставить дату арабскими цифрами. В большинстве случаев дата приема на работу и дата заполнения трудовой книжки не совпадают, поэтому в этой книге лучше вписать дату приема сотрудника на работу.

5 — полностью вписать фамилию, имя, отчество сотрудника. Указание инициалов недопустимо.

6 — проставить серию и номер настоящей трудовой книжки (оформленного вкладыша). В случае получения от сотрудника трудовой книжки образца 1938 г., в этой графе ставится прочерк, потому что серия и номер в данных книжках отсутствуют.

7 — вписать должность, профессию, специальность работни­ка, владельца трудовой книжки (вкладыша), согласно штатного расписания. 8 — указать место работы (структурное подразделение).

9 — указать номер и дату приказа, которым был оформлен прием сотрудника. Если регистрируется вкладыш, то в данной графе ставится прочерк. 10 — проставить подпись лица, ответственного за прием (заполнение) трудовых книжек.

11 — проставить сумму в рублях, которая была получена от работника за оформленную ему трудовую книжку (вкладыш). Если организация не взимает данную плату с работника, в этой графе следует сделать прочерк. 12 — при увольнении сотрудника проставить дату выдачи ему трудовой книжки.

13 — уволенный работник проставляет подпись, подтверждая этим факт полу­чения своей трудовой книжки в этот день.

Если на предприятии велась книга учета движения трудовых книжек ранее утвержденной формы, то целесообразно будет не заменять ее книгой нового образца до ее полного заполнения, поскольку содержание этих книг не имеет существенных отличий (в старой книге образца 1974г.

было 14 граф для заполнения). Если же книга учета ранее велась в произвольной форме, то ее заполнение необходимо будет завершить, пояснив причину, и начать ведение новой книги установленного образца.

При этом старая книга должна храниться весь положенный срок, поскольку в ней записаны сведения о ранее полученных и о выданных уволенным сотрудникам трудовых книжках. Если в период работы сотруднику был оформлен вкладыш, то следует в его трудовой книжке произвести запись «}Выдан вкладыш»} и проставить серию и номер данного вкладыша.

При увольнении работнику следует расписаться и за получен­ную им трудовую книжку, и за выданный и оформленный ему вкладыш в разных строках книги учета и, конечно же, в своей личной карточке. Так как книга учета движения трудовых книжек заполняется вручную, то ответственный за ее заполнение работник может нечаянно допустить какую-либо ошибку, которую затем обязательно нужно будет исправить.

Как производить исправление ошибок в данной книге законодательно не описано. Одним из вариантов исправления ошибок в таком рукописном документе является внесение под ошибочной записью пометки «Запись за №__ считать не действительной»} и затем вписать правильный текст. Исправление следует подтвердить подписью ответственного работника, который внес это исправление.

Работодатель обязан на должном уровне организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Отдельным приказом он может назначить должностное лицо, которое будет нести ответственность за правильный учет и хранение трудовых книжек. За несоблюдение описанных выше установленных правил ст.

5.27 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде остановки деятельности работодателя до девяноста суток либо наложение штрафа в размере: от 1000 до 5000 рублей — на физлиц индивидуальных предпринимателей — на ответственных должностных лиц, от 30000 до 50000 рублей — на юридических лиц. Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Книга учета движения трудовых книжек

16 Апреля 2021 в 12:27 Книга учета трудовых книжек – это обыкновенный рабочий журнал, который не отличается по существу от других таких же журналов, как, например, журнал учета первичных средств пожаротушения. Однако работодатель обязан не просто вести, но и длительно хранить этот документ, поскольку его отсутствие грозит серьезными штрафами.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

  • Для порядка в работе с трудовыми книжками.
  • Для определения ответственности при утрате трудовых книжек и вкладышей к ним.

Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ (Раздел VI ). Заполняет и ведет книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников. Чаще всего в организации это:

  1. бухгалтер
  2. кадровик
  3. hr-менеджер

Любой другой сотрудник может назначаться приказом работодателя как лицо, ответственное за ведение, заполнение и хранение этого документа.

На обложке:

  1. дата начала и окончания ведения.
  2. полное наименование организации;

Этих сведений достаточно. Все записи внутри книги учета вносятся только в двух случаях: при приеме и увольнении работников.

Пошаговый образец заполнения книги учета трудовых книжек: Шаг 1. В первый столбец вносим порядковый номер.

Шаг 2. Во второй, третий и четвертый столбцы записываем число, месяц и год внесения записи Шаг 3. В пятый записываем фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки. При этом не надо ничего сокращать и заниматься творчеством, если бы разработчик формы журнала имел в виду фамилию и инициалы, так бы и было записано.

В противном случае есть риск получить замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.

Шаг 4. В шестой вносим сведения о серии, номере трудовой и вкладыше в нее (при наличии).

Шаг 5. В седьмой пишем должность, профессию или специальность работника в формулировках, взятых из приказа о приеме. Даже если работник будет перемещаться по служебной лестнице, в дальнейшем никакие изменения в книгу учета вносить не требуется. Шаг 6. В восьмой вписываем наименование структурного подразделения (опять так же, как в приказе о приеме на работу).

Шаг 6. В восьмой вписываем наименование структурного подразделения (опять так же, как в приказе о приеме на работу).

Шаг 7. В девятый пишем реквизиты приказа о приеме на работу.

Шаг 8. В десятом расписывается ответственное лицо. Одиннадцатый столбец пропускаем, потому что сейчас уже никто не получает наличные деньги на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Шаг 1. В двенадцатый столбец вписываем дату последнего рабочего дня работника. Если работник в этот день отсутствует, пишем ему уведомление с просьбой явиться либо дать свое согласие на пересылку трудовой книжки почтой.

В случае почтового отправления копию письма с копией платежного поручения подкладываем в журнал.

Записываем реквизиты уведомления карандашом (если явится сам, заносим фактическую дату ручкой; если пришлет письмо со своим согласием на пересылку, опять же, внесем реквизиты сопроводительного письма; если от работника ни ответа ни привета, оставляем сделанную карандашом запись и храним его трудовую книжку в сейфе 75 лет, в соответствии с пунктом 43 , и пункта 664 Перечня, утвержденного ). Шаг 2. В тринадцатом столбце сотрудник должен расписаться за получение своей трудовой книжки. Если отказывается, составляем акт, прикладываем его к журналу и храним как зеницу ока ровно столько, сколько хранится сам журнал, то есть те же 75 лет.

Книга учета трудовых книжек сначала прошивается, а затем пломбируется перед ее заполнением ответственным сотрудником. Для этого надо:

  • Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.
  • Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
  • В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
  • Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).

Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.

  • На месте крепления концов нитей, непосредственно на пломбе-наклейке, необходимо сделать запись о количестве листов в книге, ФИО ответственного лица и подпись.
  • Заверяем пломбу оттиском печати организации.

Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки.

Соблюдайте основные принципы:

  • Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.
  • Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.
  • Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.

Книга учета должна храниться 75 лет с даты завершения ее ведения, после чего может быть уничтожена (смотри пункт 695 Перечня, утвержденного ). Купить данный документ можно в любом канцелярском магазине за наличные деньги, его стоимость – несколько десятков рублей. Можно заказать через офис-менеджера по безналичному расчету или по договору в интернет-магазине.

В случае отсутствия Книги учета трудовых книжек работодателю грозит штраф в размере до 70 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.

Автор: Краткий курс по охране труда: как работать после изменений Пять емких и полезных уроков по ОТ. Дадим инструкции с учетом последних изменений — сможете сразу применять их, чтобы наладить охрану труда в организации. В конце пришлем чек-листы для самопроверки.

Это бесплатно. Отказаться от писем можно в любой момент. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Запись в трудовую книжку о работе по совместительству — это отметка об осуществлении сотрудником рабочей деятельности вне основного рабочего времени в той же организации или в другой.

Ее делает работодатель по основному месту рабочей деятельности по желанию работника. 12 Апреля 2021 в 11:33 Выписка из электронной трудовой книжки — это документ, который Пенсионный фонд России выдает по запросу служащего. Он подтверждает стаж и занятость работника.

25 Марта 2021 в 10:19 Как заполнить вкладыш в трудовую книжку:

  • Записи на титуле заверить подписью владельца документа и работника, ответственного за заполнение.
  • Начиная с первой страницы, вписывать порядковые номера записей, даты, кадровые события и реквизиты приказов, которыми они утверждены.
  • На титульном листе указать персональные данные работника, его должность и образование, дату заведения.

10 Марта 2021 в 11:11 Где хранить трудовые книжки работников организации — в месте, безопасном от утраты и порчи.

Самое надежное место — сейф, как правило, его используют все организации. 25 Февраля 2021 в 09:48 Электронные трудовые книжки — это цифровой реестр ПФР, содержащий данные о стаже, приемах, переводах, перемещениях и увольнениях работника начиная с 2021 года. 17 Февраля 2021 в 13:58 25 Августа 2021 12 Августа 2021 11 Августа 2021 12 Июня 2021 11 Июня 2021 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Инструкция: заполняем книгу учета трудовых книжек

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Книга учета трудовых книжек — это документ, без которого нельзя правильно вести учет трудовых книжек, а это прямая обязанность нанимателя.

В статье расскажем о том, как правильно его организовать и что будет при нарушении установленного порядка.

15 сентября 2021 Автор: Трудовая книжка по-прежнему представляет собой основной документ о рабочей деятельности. Все чаще поговаривают о том, что пора бы перейти на электронную версию документа — идти в ногу со временем в век информационных технологий. Но пока до этого дело не дошло, остается актуальным вопрос о том, что же такое книга учета движения трудовых книжек и обязательно ли ее вести.

Это своего рода журнал, в котором фиксируются данные о приеме и увольнении — именно так подтверждается стаж и рабочая деятельность человека в целом. Речь при этом идет о работе по основному месту, так как именно у основного работодателя хранятся сами книжки.

Норма императивная и не зависит от формы собственности или организационно-правовой формы юридического лица.

Иными словами, учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях обязателен, равно как в ООО или ПАО.

Правительство определяет не только вид самих трудкнижек, но и порядок обращения с ними, так говорится в статье 66 ТК РФ. Подробная регламентация вопроса — в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред.

от 31.10.2016). За отсутствие книги учета трудовых книжек предусмотрен штраф в размере до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ)! Все зависит от комплектации штата. Так, если есть отдел кадров, то учетом займется кадровик, при его отсутствии — бухгалтер.

Если вменить обязанность некому, то сам руководитель.

Если вы впервые столкнулись с подобным документом, то разобраться с заполнением вам поможет наша книга учета трудовых книжек, образец скачать вы сможете в конце статьи.

В заполнении вопросов на практике не возникает, так как графы предельно просты и понятны. Записи вносятся вручную разборчиво. При трудоустройстве необходимо соблюдать пятидневный срок заполнения книги учета. Самое главное — подпись работника при увольнении — это доказательство своевременного исполнения обязанности по выдаче документа.
Самое главное — подпись работника при увольнении — это доказательство своевременного исполнения обязанности по выдаче документа. Листы книги учета подлежат нумерации и заверению подписью руководителя, затем они должны быть прошнурованы и прошиты.

Как прошить книгу движения трудовых книжек, расскажем чуть ниже. Книга движения трудовых книжек (образец скачать бесплатно вы сможете в конце статьи) имеет:

  1. титульный лист;
  2. основную часть, где и делаются записи.

Названия граф предельно просты, ошибиться при внесении данных практически невозможно. Но все же перечислим основные шаги.

В круглых скобках указаны номера столбцов книги: Шаг 1. Укажите порядковый номер (1) записи. Шаг 2. Следующие три ячейки (2, 3, 4) предназначены для даты внесения записи.

Впишите их. Шаг 3. Теперь необходимо указать данные владельца (5). Обратите внимание, что Ф.И.О.

нужно вписать полностью, без сокращений до инициалов! Иначе получите замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.

Шаг 4. В следующей ячейке (6) укажите информацию о трудовой: серию и номер. Если есть вкладыш, то нужно указать и его данные тоже.

Шаг 5. В следующие ячейки (7 и 8) впишите сведения о должности и отделе, где работает сотрудник.

Формулировки должны быть такие же, как и в приказе о приеме на работу.

Недопустимо, если в журнале значится «отдел кадров», а в приказе — «отдел по работе с персоналом». Если впоследствии работник перейдет на другую позицию, вносить изменения в книгу учета не нужно! Шаг 6. Далее укажите реквизиты приказа о приеме на работу (9). Шаг 7. В этой ячейке должна стоять подпись ответственного лица (10).
Шаг 7. В этой ячейке должна стоять подпись ответственного лица (10).

Шаг 8. Следующую ячейку (11) заполнять не нужно. Это своеобразный рудимент — сейчас никто не получает деньги на приобретение бланков книжек и вкладышей.

Но если вдруг это ваш случай, то впишите сумму.

На этом заполнение заканчивается.

Оставшиеся ячейки заполняются при увольнении сотрудника — в его последний рабочий день.

Шаг 1. В предпоследнюю ячейку (12) необходимо вписать дату последнего рабочего дня сотрудника. Тут есть важный момент. Если работник в этот день отсутствует, необходимо написать ему уведомление, что он должен явиться за трудовой книжкой в организацию либо дать согласие на ее пересылку. Затем приложить в журнал копию письма и копию платежки и карандашом внести реквизиты уведомления.

Если в итоге сотрудник явится лично за документом, то впишите ручкой фактическую дату.

Если даст согласие на пересылку (оно должно быть оформлено письменно!), то внесите данные сопроводительного письма. Если работник вообще никак не отреагировал, то оставьте запись, сделанную карандашом, а трудовую храните в течение 75 лет — этого требует пункт 43 Правил из ПП № 664 от 16.04.2003 и пункт 664 Перечня из Приказа Минкультуры № 558 от 25.08.2010. Шаг 2. Наконец, самая последняя ячейка (13) предназначена для подписи уже бывшего работника.

Если он откажется подписать, то составляется акт.

Его нужно приложить к журналу и хранить вместе с ним весь срок — 75 лет.

Книга учета движения трудовых книжек, образец заполнения которой мы рассматриваем в статье, находится в свободной продаже. Приобрести ее может любой человек, имеющий такую потребность.

Альтернативный вариант — заказать в типографии, но цена будет выше.

Обратите внимание, что книга должна быть прошита и опломбирована. Делается это, чтобы избежать подмены листов и их изъятия. В качестве пломбы используется пленка или сургуч, а прошивка осуществляется любым удобным для специалиста способом.

Срок хранения максимальный из возможных — 75 лет. Об авторе статьи Закуренко Светлана Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Расписка в получении трудовой книжки при увольнении — это письменное подтверждение работником факта получения от работодателя на руки документа о его профессиональном стаже. Обязательно ли составлять расписку?

Какими нормативными актами она регламентирована?

Как правильно составить? Ответы в статье. 17 октября 2021 Приказ на отпуск по беременности и родам — это официальный документ, который является основанием, чтобы сделать законный перерыв в работе и получить выплаты. 22 октября 2021 Платежка по транспортному налогу в 2021 году — это унифицированная форма документа, которая предназначена для расчетов с бюджетом по транспортному налогу.

В статье расскажем, как правильно его заполнить.

Актуальный образец платежки транспортного налога в 2021 году можно скачать в конце статьи. 14 января 2021 Положение о служебных командировках — это утверждаемый работодателем в соответствии с трудовым законодательством документ, определяющий особенности направления сотрудников в поездки по заданию нанимателя.

Расскажем о том, как разработать положение о командировках на 2021 год. 2 октября 2018 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю ПОДПИСАТЬСЯ

Книга учета движения трудовых книжек в 2021 году

При работе с трудовыми книжками работодатель ведет книгу учета движения трудовых книжек.

В связи с переходом в 2021 г. на появились некоторые особенности заполнения данного журнала. Содержание статьи: Согласно Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 г.

№ 225 каждый работодатель обязан вести учет всех принятых на хранение трудовых книжек. Для этого используется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, форма которой регламентирована Постановлением Минтруда от 10.10.2003 г. № 69. В данном нормативно-правовом акте содержится рекомендованная форма этого журнала, которая может использоваться работодателями и при необходимости дополняться какими-то нужными сведениями.

Книга учета движения трудовых книжек представляет собой журнал, в который вносится информация по трудовым книжкам и вкладышам к ним при передаче их работником в компанию или выдаче документов человеку на руки. Книгу должны вести и юридические лица, и предприниматели, если они являются работодателями. В книге необходимо отражать следующую информацию:

  1. выдача трудовой книжки сотруднику, если он увольняется;
  2. оформление новой трудовой, если для работника данная компания — это его первое место трудовой деятельности;
  3. выдача дубликата книжки (при необходимости);
  4. поступление трудовой книжки от нового сотрудника;
  5. выдача трудовой книжки работнику, если он написал заявление на ведение документа в электронном формате.
  6. оформление вкладыша в трудовую книжку, если пустые листы в ней закончились;

Журнал хранится в том отделе, который обязан вести работу с трудовыми книжками.

Как правило, это отдел кадров, но иногда книга хранится в бухгалтерии или у секретаря. Внимание! Неверное заполнение журнала, ошибки в нем, а также отсутствие документа в организации — прямое нарушение законодательства, за которое работодатель несет административную ответственность.
Заполнение книги должно осуществляться с учетом конкретных требований, к которым относятся такие моменты:

  1. сведения нужно вносить строго в хронологическом порядке;
  2. желательно, чтобы книга имела твердую обложку, поскольку документ, как правило, используется достаточно длительный период времени, а после его окончания передается на хранение в архив.
  3. журнал необходимо прошить и опломбировать, а его страницы пронумеровать. Директор должен проставить заверительную запись, в которой указать наименование документа, количество пронумерованных листов, дату оформления журнала, а также ФИО, должности и подписи директора и сотрудников, ответственных за ведение трудовых книжек;

Важно!

Нарушением считается, если книга заверяется не директором, а другим сотрудником — кадровиком, главным бухгалтером или иным должностным лицом.

Заполнение книги проводится построчно с включением информации по следующим графам:

  1. гр. 1 — порядковый номер записи;
  2. гр. 12 — дата выдачи трудовой книжки работнику на руки при прекращении трудовых отношений. Здесь же целесообразно указать дату, с которой трудовая книжка будет вестись в электронном виде, а потому бумажный документ будет передан сотруднику на хранение;
  3. гр. 13 — подпись работника при получении трудовой книжки на руки.
  4. гр. 2, 3, 4 — дата заполнения трудовой книжки или приема сотрудника на работу. Если даты не совпадают, рекомендуется ставить дату начала трудовых отношений, поскольку оформлять записи в трудовой книжке разрешено в течение 5-ти дней;
  5. гр. 10 — подпись кадровика или иного уполномоченного лица;
  6. гр. 7 — должность, профессия, специальность работника;
  7. гр. 6 — серия и номер трудовой книжки или вкладыша к ней;
  8. гр. 11 — сумма в рублях, которая получена за заполнение трудовой книжки. Если плата не взимается, в графе ставится прочерк;
  9. гр. 5 — полные ФИО работника;
  10. гр. 8 — название места работы сотрудника (отдел, подразделение, служба);
  11. гр. 9 — дата и номер приказа о приеме сотрудника на работу;

В журнале нужно отражать информацию не только по заполненным трудовым книжкам, но и по пустым бланкам книжек, которые в последующем будут оформлены на сотрудников.

Непосредственный бухгалтерский учет этих бланков нужно проводить через программу в качестве товарно-материальных ценностей на счете 10.

При ведении и хранении книги необходимо особое внимание уделять таким моментам:

  1. журнал необходимо заполнять вручную;
  2. срок хранения журнала составляет 75 лет;
  3. при ошибках в книге их нужно исправлять следующим образом: в строке под неверной записью поставить отметку, что «Запись под номером. считать недействительной», а затем написать правильную информацию. Исправление обязательно нужно заверить ФИО и подписью сотрудника, внесшего корректировку, с указанием даты.
  4. после заполнения всех листов книга должна храниться в архиве либо другом отделе, выполняющем функции по хранению документов;

Важно!

Прямого запрета в законодательстве на ведение книги в электронном виде нет. Однако такое действие не представляется возможным, поскольку и сам работник, и ответственный сотрудник должны ставить свои подписи при приеме или выдаче трудовой книжки.

Если работодатель нарушит законодательство по вопросу ведения книги, например, не будет ее заполнять или же допустит ошибки в документе, к нему применяются меры административной ответственности в виде штрафов.

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ их размеры составляют:

  1. 1 000 — 5 000 руб. для должностных лиц и ИП;
  2. 30 000 — 50 000 руб. для компаний.

Совет!

Если книга ранее не велась, при обнаружении данного факта нужно сразу же оформить документ по всем правилам во избежание штрафных санкций или с целью уменьшения их размера. Остались вопросы? Понравилась статья?

Поделитесь с друзьями! #1С:Бухгалтерия #Электронная трудовая книжка #ЭТК Заказать помощь специалиста 1С Заказать звонок

Оформляем книгу учета движения трудовых книжек

Вы здесь Опубликовано 2014-10-06 18:58 пользователем OP В соответствии с законодательством, трудовые книжки, их бланки и вкладыши подлежат обязательной регистрации и учету. Он осуществляется путем внесения всех необходимых данных об этих документах в специальную учетную форму.

В организациях существуют специально предназначенные для этого регистрационные книги или журналы.

Так как законом предусмотрены определенные требования к их содержанию, актуален вопрос о том, как правильно осуществлять оформление книги учета движения трудовых книжек. &nbsp}

В данной книге регистрируются принятые от сотрудников при приеме на работу и выданные им трудовые книжки и вкладыши. Вести ее обязаны как организации, так и индивидуальные предприниматели, использующие труд наемных работников, с которыми заключен трудовой договор.

Не существует единой обязательной формы этих журналов. Однако есть исключение, которое связано с регистрацией трудовых книжек.

Бланки этих документов и вкладышей в них следует учитывать в специальной приходно-расходной книге, ведущейся бухгалтерией, а заполненные книжки (и вкладыши) – в ведущейся кадровой службой или ответственным должностным лицом книге учета движения трудовых книжек. В настоящее время книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой была утверждена постановлением Министерства труда от 10 марта 2003 года, включает в себя 13 граф. Ранее применялась книга, обладающая 14 графами (была утверждена в 1974 году).

Наряду с вопросом о том, как оформить книгу учета движения трудовых книжек, также актуален вопрос и о замене этих документов.

В первую очередь это связано с введением новой формы данных регистрационных книг. Она обладает одним незначительным отличием, заключающемся в объединении 11 и 12 колонки в одну – отражающую сумму денежных средств в рублях, полученную от сотрудника за бланк трудовой книжки либо вкладыша.

Также следует обратить внимание на то, что регистрационный журнал нового образца может заполняться не один год, а несколько лет, до полного использования всех страниц.

На основании этого можно сделать вывод, что нет необходимости незамедлительно заменять регистрационную книгу старой формы на новую, можно продолжать пользоваться ею до окончания страниц. Однако если ранее она велась в произвольной форме, не соответствующей официальной, ее нужно закрыть.

Это можно сделать, проставив после последней записи отметку о причине прекращения ведения и указав число зарегистрированных трудовых книжек сотрудников.

Далее оформить новый журнал и начать учет по официальной форме. При этом старую не рекомендуется уничтожать, так как она содержит не только данные о трудовых книжках действующих сотрудников, но и сведения о получении этих документов уволившимися работниками. Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:

  1. впервые оформленных документах,
  2. трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
  3. вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.

В первую графу вносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша.

Во вторую, третью и четвертую – точная дата приема сотрудника на работу (год, число, месяц), либо заполнения трудовой книжки или вкладыша.

В пятую следует вписать его имя, фамилию и отчество. В шестую колонку вносятся серия и номер трудовой книжки.

Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года – только буквами. В седьмой графе нужно указать специальность, должность и профессию работника в соответствии с первичными учетными документами либо трудовую функцию. Восьмая колонка должна содержать номер структурного подразделения, а при необходимости – и данные о вышестоящем подразделении.

Девятая – дату и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу. В десятой графе должен поставить подпись сотрудник отдела кадров, принявший конкретную трудовую книжку или оформивший ее впервые.

Данные одиннадцатой графы свидетельствуют о сумме денежных средств, полученной от сотрудника за бланк этого документа или вкладыша.

12 и 13 колонки заполняются в случае увольнения работника.

В одной ему следует поставить дату увольнения, а в другой – подпись, подтверждающую получение трудовой книжки. В случае отказа от ее получения либо невозможности выдачи нужно отправить работнику уведомление о необходимости явки или дачи согласия на пересылку ее почтой. В этой ситуации в 12 и 13 колонках нужно указать дату и номер уведомления, а также дату отправки согласия работника на пересылку книжки почтой.

Также можно вписать номера почтовых квитанций. Срок хранения книги учета движения трудовых книжек установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Министерством культуры в 2010 году.

Согласно ему, эти документы должны храниться значительное количество времени, а именно – 75 лет. Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:

  • После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись с подробным указанием количества прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрами и прописью). Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.
  • Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
  • Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
  • Книгу следует прошнуровать и опломбировать.

В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа.

При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку. Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа. Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Книга учета движения трудовых книжек: законодательные требования и правила оформления

Одним из обязательных документов, которые предоставляют граждане во время приема на работу, является .

После этого она остается у работодателя, который должен не только правильно заполнить, но и хранить ее.

Регистрация же каждого полученного на хранение документа ведется в специальном документе — журнале (книге) учета движения трудовых книжек. Назначение этого журнала, а также правила его заполнения и хранения будут рассмотрены далее.

Книга учета движения трудовых книжек (Книга) представляет собой документ, в

котором фиксируются все операции, происходящие с трудовой книжкой. Например, это может быть ее принятие на хранение от работника, выдача ему ее на определенное время или навсегда при . Наличие этого документа является не просто прихотью работодателей, а обязательным требованием законодательства.

Причем оно распространяется на всех работодателей без исключения: и на предприятия, и на индивидуальных предпринимателей.

Необходимость вести этот документ установлена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», а также «Правилами ведения и хранения трудовых книжек…». Форма книги утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

.

В случае отсутствия документа или его неправильного оформления руководитель может быть привлечен к , которая устанавливается ст. 5.27 . Размер штрафа в этом случае составит:

  1. для должностных лиц — от 1 до 1,5 тыс. руб.;
  2. для лиц, которые осуществляют трудовую деятельность без создания юрлица — от 1 до 1,5 тыс. руб.;
  3. для юрлиц — от 30 до 50 тыс. руб.

Для предотвращения возможного наказания работодателям нужно позаботиться не только о наличии документа, но и о его правильном заполнении и оформлении.

В Книгу вносятся данные обо всех событиях, которые происходят с трудовыми книжками работников, например:

  1. оформление в нее нового в том случае, если закончились страницы;
  2. оформление нового в том случае, если работник трудоустраивается впервые;
  3. прием документа от принятого на работу сотрудника;
  4. выдача документа сотруднику на руки в случае увольнения.
  5. выдача , если это необходимо;

Записи обо всех этих событиях вносятся в Книгу в хронологическом порядке. Книга должна быть заполнена в соответствии с определенными законодательными требованиями, а именно:

  • Правильная сквозная нумерация. Документ обязательно должен быть пронумерован, причем допускается делать это как на страницах, так и на листах. Главной целью этого является не допустить в дальнейшем, чтобы отдельные листы Книги были изъяты или заменены.
  • Правильная . Прошивается Книга с соблюдением тех же требований, что и для большинства других документов. Нити прошивки, а также заверительная запись должны быть скреплены пломбой или сургучной печатью. Что касается их замены на обычную бумажную наклейку, то правилами это не допускается.
  • число страниц или листов, в зависимости от способа нумерации (должно быть указано как цифрами, так и прописью);
  • Соответствие установленной формы. Правильная форма Книги имеется в Приложении №3 к указанному выше Постановлению Минтруда.
  • Наличие определенных реквизитов на последней странице. Здесь ставится заверительная запись, которая включает в себя такие данные:
    • название документа;
    • число страниц или листов, в зависимости от способа нумерации (должно быть указано как цифрами, так и прописью);
    • дата заведения документа;
    • подпись, должность и ФИО лица, которое заверяет Книгу.
  • дата заведения документа;
  • Твердая обложка.

    Соблюдение этого требования желательно, поскольку планируется, что документ будет находиться в использовании на протяжении нескольких лет, а после еще долгое время в архиве. Твердый переплет поможет сохранить Книгу максимально долго.

  • подпись, должность и ФИО лица, которое заверяет Книгу.
  • название документа;

Стоит учесть, что право на заверение предоставляется только руководителю организации или ИП.

Что касается других должностных лиц (заместителя руководителя, бухгалтера, сотрудника отдела кадров), то они ни при каких обстоятельствах не имеют на это право.

Важной особенностью Книги является тот факт, что она ведется не один календарный год, как большинство кадровой документации компании, а до полного окончания страниц.

Чем меньше сотрудников трудится в компании и чем ниже уровень текучести кадров, тем больший срок можно будет ею пользоваться. За длительный период заполнения документа не исключена возможность того, что в нем могут возникнуть ошибки. В законодательстве не содержится четкой инструкции по их , поэтому возможны различные варианты.

Наиболее надежный — это внесение под ошибочной записью пометки о том, что она считается недействительной (с указанием ее номера). Далее можно вносить уже правильные данные.

В большинстве случаев работодатель должен определить ответственное лицо, которое будет отвечать за ведение Книги, оформив это официальным приказом.

Обычно это тот же специалист, который отвечает и за ведение трудовых книжек. В зависимости от масштабов компании это может быть:

  1. специалист по персоналу и т. п.
  2. сотрудник отдела кадров;
  3. делопроизводитель;
  4. секретарь;
  5. бухгалтер;

Приказ может быть составлен в свободной форме, но в нем обязательно должны быть данные об ответственном лице (его ФИО и должность), а также его обязанности по ведению журнала.

Заполняется Книга ответственным лицом от руки, записи вносятся в такие графы:

  • Порядковый номер записи. О каждом событии, которое произошло с трудовой книжкой, запись вносится под отдельным номером.
  • Сумма, полученная от работника за заполнение документа. Сумма указывается в рублях. Если за подобные услуги организация не взимает плату, в графе ставится прочерк.
  • Дата трудоустройства или заполнения книжки. Поскольку чаще всего эти две даты не совпадают, лучше указать число трудоустройства, причем арабскими цифрами.
  • Серия и номер книжки (или вкладыша к ней). В данной графе может стоять прочерк, если принимаемый документ образца 1938 г., поскольку в нем эти данные отсутствуют.
  • Подпись сотрудника о получении документа при увольнении.
  • Дата выдачи трудовой на руки работнику при увольнении.
  • Должность подчиненного. В этой графе указывается название должности или специальности владельца трудовой книжки согласно штатному расписанию.
  • Подпись лица, которое несет ответственность за прием и ведение трудовой.
  • ФИО владельца документа. Необходимо вносить эти данные полностью, указание инициалов не допускается.
  • Наименование места работы. Здесь нужно указать конкретное структурное подразделение компании, в которое был определен подчиненный.
  • Дата и номер приказа о приеме на работу сотрудника. При регистрации вкладыша в этой графе нужно поставить прочерк.

Как уже отмечалось, форма Книги утверждена законодательно и работодатели должны обязательно соблюдать ее. Если в компании ведется документ старого образца (до 2003 года), то заменять его на новый необязательно, поскольку отличия в нем несущественные (14 граф вместо 13). Если же журнал был оформлен в произвольном виде, то его нужно завершить, указав в качестве причины несоответствие установленной форме.

Скачать образец книги учета движения трудовых книг можно . — этого можно добиться зная ряд юридических тонкостей.

Подделка больничного — уголовная ответственность. По больше информации. Как получить декретные вашему мужу?

Подробно об этом в нашей ! Книга обычно хранится в том отделе или подразделении предприятия, в чьи функции входит оформление на работу новых сотрудников или их увольнение. Например, это может быть:

  1. кадровая служба;
  2. бухгалтерия;
  3. секретариат.

Что касается срока хранения документа, то он довольно длительный и составляет 75 лет.

После окончания Книги она сдается на хранение в архив предприятия или любой другой отдел, который выполняет функции хранения документов.

Все перечисленные требования к заполнению документа и его правильному хранению обязательно должны соблюдаться, ведь при проверке трудовой инспекцией его обязательно смотрят. Помимо предупреждения, которое может быть вынесено работодателю в случае выявления незначительных нарушений, за более серьезные недочеты он также может быть и . ЮристЮрист |

Автор: Илья Тарасов Поделиться 0 0

Трудовая книга.

Учет движения трудовых книжек и вкладышей

6057 Содержание страницы Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя. Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним.

Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом. Имейте в виду: проверка, проводимая трудовой инспекцией, начинается с просмотра обязательных регистров, в том числе книги/журнала учета движения трудовых документов. Отсутствие ее чревато наложением немалого штрафа – от 30 до 50 тысяч рублей.

Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах. Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов.

Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь.

В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии. При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:

  1. составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);
  2. оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.

В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.

Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:

  1. облачить журнал в жесткий переплет;
  2. пронумеровать по возрастающей;
  3. прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.

Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя. В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:

  1. столбец 9 – календарная дата и регистрационный номер приказа о трудоустройстве;
  2. колонки 12-13 заполняются при увольнении. В 12 графе проставляется число возврата трудовой книжки, а в 13 – бывший сотрудник обязан расписаться в получении документа.
  3. столбец 8 – название отдела или подразделения, куда принимается работник ();
  4. столбец 6 – серийный номер документа (вкладыша или трудовой книжки). Для формуляров, изданных в 1938-1973 годах, нумерации книжек не предусмотрено, в графе проставляется прочерк. В документах, выпущенных с 1974 года, и в самых «свежих» – 2003 года указываются двузначная буквенная серия (АТ, ТК или ВК) и семизначный номер;
  5. столбец 7 – трудовая функция принятого сотрудника или его должность, закрепленная в штатном расписании;
  6. в колонках со 2 по 4 арабскими цифрами записывается дата (число/месяц/год) трудоустройства гражданина, фигурирующая в приказе о назначении;
  7. в столбце 1 регистрируется порядковый номер вкладыша или трудовой книжки (без подразделения);
  8. колонка 10 – подпись в принятии книжки/вкладыша, сделанная ответственным работником;
  9. колонка 5 – фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки/вкладыша, без сокращений;
  10. графа 11 – отражается сумма, уплаченная принятым на работу гражданином, за предоставление ему бланка трудовой книжки/вкладыша;

ФАЙЛЫ В отдельных ситуациях в графах 12-13 содержится информация о том, когда бывшему работнику почтовой связью отправляется заказное уведомление о необходимости получения трудового документа.

Это происходит, если уволившийся сотрудник не выказывает желания забирать свою трудовую книжку, или не может это сделать по иным основаниям.

Если после почтового приглашения гражданин отказался от личного получения трудовой книжки, формуляр отправляется ему по почте.

Процедура заполнения журнала учета трудовых книжек не отличается сложностью, но не исключает возможность описки или ошибки при внесении данных. Исправить неточность целесообразно одним из двух методов:

  1. оставить ошибочную строчку, а под ней внести пометку, что предыдущая запись считается недействительной. Тут же прописывается верная информация.
  2. перечеркнуть неверную строку и, при наличии свободного места, написать правильные сведения. Тут же делается отметка о должности и фамилии работника, вносившего изменения, которая заверяется его подписью;

Журнал учета трудовых формуляров ведется весь период существования юридического лица.