Как организовать оформение путевого листа общего автомобиля



Как оформлять путевые листы по новым правилам


С 1 марта 2021 г. порядок заполнения путевых листов претерпел ряд изменений.

Но некоторые организации игнорируют новые правила заполнения путевых листов и продолжают оформлять их по-старому. За это налоговые органы могут исключить расходы компании на ГСМ, доначислить налог на прибыль и отказать в вычете НДС. С 1 марта 2021 г. Минтранс РФ внес поправки (), согласно которым путевой лист уже нельзя выписывать больше, чем на месяц.

Их теперь нужно делать перед каждым рейсом, если он продлится дольше рабочего дня или смены. Однако все еще разрешается оформлять один путевой лист, если в рамках одной рабочей смены водитель успевает выполнить несколько рейсов. Оформлять путевые листы продолжительностью более одного дня можно только тогда, когда водителя отправляют в многодневный рейс.

Такой рейс может продлиться даже дольше месяца. Как было: ранее путевые листы разрешали оформлять на любой срок в рамках месяца. Хотя и раньше Минтранс РФ рекомендовал выписывать их на каждый рейс.

В путевой лист обязательно вносятся данные о предрейсовом и послерейсовом медицинских осмотрах водителя. Врач фиксирует дату и время его проведения, а также свои фамилию и инициалы.

Каждая такая отметка заверяется подписью врача.

Согласно новым правилам дополнять вышеперечисленное еще и специальной печатью больше не нужно. Однако этого требует Порядок проведения медосмотров (), утвержденный Минздравом, поэтому безопаснее будет все же ее ставить.Как было: помимо требования заверять данные о медосмотре не только подписью, но и штампом, врач должен был вписывать свои имя и отчество полностью.

Сокращение до инициалов не было разрешено.

Теперь километры пробега нельзя визировать только штампом уполномоченного работника. С 1 марта допускается только один вариант — подпись сотрудника с фамилией и инициалами.

В перечне обязательных реквизитов теперь нет и показаний одометра по окончании рейса.

Однако в Порядке заполнения (от 18.09.2008 № 152) все еще есть оговорка о том, что показания снимаются дважды.

Поэтому будет надежнее фиксировать и показания одометра по возвращении машины на парковку.Как было: допускали два способа заверить показания одометра: штамп или подпись сотрудника.

Теперь подпись стала обязательна. Также одними из обязательных реквизитов были наряду с показаниями одометра на момент выезда машины со стоянки, были и показания к моменту возвращения. Хотя сейчас они уже не относятся к обязательным реквизитам, но их по-прежнему стоит вносить.

При выявлении несоответствий в путевых листках организация рискует столкнуться с санкциями не только со стороны налоговой инспекции, ведь правильность их оформления в настоящее время контролируется сразу несколькими ведомствами. В таблице 1 представлены размеры штрафов за разного рода нарушения:В чем недочет Кто вправе оштрафовать Размер штрафа на компанию на гендиректора на водителя Нет отметки о предрейсовом или послерейсовом медосмотре Роструд (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ) От 110 000 до 130 000 руб.

От 15 000 до 25 000 руб. — ГИБДД (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ) 30 000 руб.

5000 руб. 3000 руб.* Росздравнадзор (ст. 11.32 КоАП РФ) От 30 000 до 50 000 руб.

От 2000 до 3000 руб. От 1000 до 1500 руб. Ространснадзор (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ) 30 000 руб.

5000 руб. 3000 руб.* Нет отметки о контроле технического состояния автомобиля ГИБДД (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ) 30 000 руб. 5000 руб. 3000 руб.* Ространснадзор (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ) 30 000 руб. 5000 руб. 3000 руб.* Путевой лист не подтверждает факт использования автомобиля Налоговая инспекция (п.

5000 руб. 3000 руб.* Путевой лист не подтверждает факт использования автомобиля Налоговая инспекция (п.

1 ст. 122 НК РФ) 20% от доначисленной суммы налога на прибыль — — Для упрощения процесса создания и ведения путевых листов есть специальные программы.

Они позволяют использовать готовые формы путевых листов, которые будут сами обновляться, учитывая изменения законодательства. Также эти системы интегрируются с программой «1С», в которой непосредственно ведется учет, поэтому не понадобится переносить данные вручную. Среди таких решений «Респект: учет путевых листов и ГСМ» и «Победасофт».

Кроме того автоматизация учета путевых листов предусмотрена в «коробочных» решениях «1С:Управление автотранспортом 8» версий Стандарт и ПРОФ, а также в отраслевой конфигурации «1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия 8».

Даже составив путевой лист, опираясь на вышеперечисленные изменения в реквизитах документа, не стоит исключать риска, что инспекторы могут найти серьезные недочеты и попросту признать его недействительным.

Обезопасить себя можно, проверив другие ключевые реквизиты, которые, как правило, проверяются налоговиками очень тщательно. К таким реквизитам относятся маршруты поездок.

Для налоговой путевой лист является документом, подтверждающим, что машина используется именно в служебных целях.

Поэтому, хотя сведения о пунктах назначения и не входят в перечень обязательных реквизитов, налоговики настаивают на том, что в путевом листе нужно фиксировать подробный маршрут поездки.

Важно указывать конкретные пункты назначения и быть готовым пояснять цели поездки в случае необходимости.

Обязательно нужно обратить внимание и на даты в путевом листе, поскольку с текущими поправками путевой лист выписывается на каждую отдельную смену.

Для организации надежнее будет фиксировать не только дату составления, но также и срок действия. Это особенно важно, когда речь идет о многодневных рейсах или круглосуточной работе сотрудника.

Также не стоит забывать сверять эти даты с другими первичными документами. Например, с накладными и датами отгрузки в них.

Если инспекторами будет выявлено несоответствие, то это может привести к более детальной проверке.

Также стоит принять во внимание данные о покупке и расходе топлива.

По мнению налоговиков, эти данные являются прямым основанием для подтверждения расходов на ГСМ.

Поэтому важно проверить, чтобы были указаны остатки на начало и конец смены, количество купленного и израсходованного в течение дня топлива.

Еще более наглядным расчет сделает указание пробега автомобиля за день.

А данные о движении топлива стоит подкреплять чеками АЗС. С 2017 г. отметка о техосмотре тоже стала одним из обязательных реквизитов. Она проставляется перед началом каждого рейса. Ее должен вносить специально уполномоченный сотрудник либо сторонняя организации, имеющая соответствующую специализацию.
Ее должен вносить специально уполномоченный сотрудник либо сторонняя организации, имеющая соответствующую специализацию. Без данной отметки водитель не имеет права отправляться в рейс.

Поскольку путевой лист является первичным документом, без подписи он недействителен. Но кто именно должен визировать путевой лист?

На текущий момент нет однозначного ответа на этот вопрос, однако судебная практика показывает, что наиболее безопасно заверять путевые листы подписями водителя и бухгалтера. Материалы : Теги:

  1. , бухгалтер-консультант Линии консультаций

5850 9750 ₽ –40%

  1. © 2001 — 2021, Клерк.Ру.

18+

5 основных новшеств по заполнению путевых листов с 2021 года

Порядок заполнения путевых листов изменился не сильно. Но есть новые реквизиты и новшества, о которых надо знать, чтобы избежать ошибок С 1 января 2021 года изменились обязательные реквизиты и правила заполнения путевых листов.

Эти правила будут действовать до 1 января 2027 года:

  1. утратил силу Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152.
  2. ;
  1. Главное изменение — теперь путевой лист нужно оформлять при любом использовании транспортного средства вне зависимости от вида и особенностей перевозки (п. 8 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса РФ от 11.09.2021 № 368). Хотя и до этого без оформления путевого листа запрещались перевозки пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями (ч.

    2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

1.

Какие сведения о перевозке нужно отразить в путевом листе

  1. Сведения о перевозке — новый реквизит путевого листа. К этим сведениям относится информация о виде сообщения и виде перевозки (п. 6 Порядка заполнения путевых листов, утв. Приказом Минтранса РФ № 368).

Для заполнения этого реквизита укажите: 1) в информации о виде сообщения:

  1. пригородное, если оно осуществляется между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно между границами этих населенных пунктов;
  2. международное, если оно осуществляется за пределы территории РФ или на территорию РФ с пересечением Государственной границы РФ, в том числе транзитом через территорию РФ;
  3. междугороднее, если оно осуществляется между населенными пунктами на расстояние более 50 км между границами этих населенных пунктов;
  4. городское, если оно осуществляется в границах населенных пунктов;

2) в информации о виде перевозки:

  1. по заказам;
  2. регулярные;
  3. легковыми такси.

Варианты, как можно отразить сведения о перевозке в путевом листе. Сведения Ситуация Городская регулярная перевозка Перевозка товара в пределах одного населенного пункта от склада до торговой точки или при поездках генерального директора в пределах одного населенного пункта Городская перевозка по заказам Организация оказывает услуги по договорам перевозки (транспортно-логистическая компания) при доставке груза в пределах одного населенного пункта Пригородная регулярная перевозка Поездка генерального директора на расстояние до 50 км от одного до другого населенного пункта Пригородная перевозка по заказам Продавец доставляет груз покупателю, который находится на расстоянии до 50 км в другом населенном пункте Междугородняя перевозка легковым такси Организация оказывает услуги населению по перевозкам легковыми такси на расстояние более 50 км между границами населенных пунктов

  1. Скачайте бесплатно в разделе «Шпаргалка» в конце статьи пример оформления самостоятельно разработанного путевого листа для грузовиков на основе формы № 4-П и с учетом обязательных реквизитов Минтранса (утв. Приказом Минтранса России от 11.09.2021 № 368).

В конце статьи есть 2.

Как указывать сведения о транспортном средстве в путевом листе Теперь в сведениях о транспортном средстве в путевом листе указывайте его марку и марку автомобильного прицепа (полуприцепа), а не только их тип и модель, как было до 2021 года (подп. 1 п. 4 порядка заполнения путевых листов, утв.

Приказом Минтранса РФ № 368). Эти сведения можно взять из паспорта транспортного средства (ПТС) или из свидетельства транспортного средства (СТС), выданных Госавтоинспекцией (Приложения № 3 и № 4 к Приказу МВД России от 23.04.2019 № 267):

  1. вид транспортного средства из строки «Тип ТС», в которой указывается характеристика транспортного средства, определяемая его конструктивными особенностями и назначением, например:
  1. легковой, седан;
  2. грузовой, фургон;
  3. автобус;
  1. марку и модель из одноименной строки «Марка, модель ТС», в которой указывается обозначение марки и (или) модели (коммерческого наименования) транспортного средства, присвоенных заводом-изготовителем, например:
  1. ГАЗель 3302;
  2. КАМАЗ 43118.
  3. Фольксваген Джетта;

3.

Кто обязан указывать дату и время выпуска автомобиля на линию и его возвращения в путевом листе Курсы для бухгалтеров Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе Одновременно с проставлением отметки о проведении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства ответственное должностное лицо обязано указывать дату и время его выпуска на линию и его возвращения. Все эти сведения в путевом листе должны сопровождаться словами «выпуск на линию разрешен» (п.

16 порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса РФ № 368). До этого, если технический контроль пройден успешно, отметку

«контроль технического состояния транспортного средства пройден»

ставило не ответственное должностное лицо, а только контролер.

Поэтому теперь неважно, какую должность занимает ответственный за проведение предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства.

Главное, чтобы он был назначен руководителем организации в качестве ответственного, например, приказом.

Как и раньше, такой ответственный должен отвечать профессиональным и квалификационным требованиям. В частности, он должен знать:

  1. правила и инструкции по охране труда, противопожарной защиты.
  2. нормативные правовые акты по техническому обслуживанию и ремонту автотранспортных средств;
  3. нормативные правовые акты в области безопасности дорожного движения на автомобильном транспорте;
  4. основные положения по допуску транспортных средств к эксплуатации;
  5. устройство, технические характеристики, конструктивные особенности, назначение и правила эксплуатации автотранспортных средств, в том числе специальных подъемных устройств для пассажиров из числа инвалидов, не способных передвигаться самостоятельно;
  6. технические требования, предъявляемые к автотранспортным средствам, в том числе специальным подъемным устройствам для пассажиров из числа инвалидов, не способных передвигаться самостоятельно;
  7. порядок организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утверждаемый в соответствии с п. 2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»;
  8. основы транспортного и трудового законодательства Российской Федерации;

Также этот ответственный обязан иметь и соответствующее образование:

  1. образование не ниже уровня среднего профессионального, подтвержденное документом об образовании и о квалификации по профессии или специальности, или направлению подготовки, не входящим в соответствующую уровню образования укрупненную группу 23.00.00 «Техника и технологии наземного транспорта», и профессиональная переподготовка с присвоением квалификации контролера технического состояния транспортных средств автомобильного транспорта, подтвержденной документом о квалификации.
  2. образование не ниже уровня среднего профессионального, подтвержденное документом об образовании и о квалификации по профессии или специальности, или направлению подготовки, входящим в соответствующую уровню образования укрупненную группу 23.00.00 «Техника и технологии наземного транспорта» (Приказ Минобрнауки РФ от 29.10.2013 № 1199);

4.

Какая формулировка отметок о предрейсовых и послерейсовых медосмотрах водителей должна быть в путевом листе В путевом листе отметки об осмотре водителей по результатам предрейсового и послерейсового осмотров делает медицинский работник. Бесплатные вебинары в Контур.Школе Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика По результатам предрейсового медосмотра, как и прежде, он ставит штамп «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», послерейсового — «прошел послерейсовый медицинский осмотр» (п.

Практические ситуации. Судебная практика По результатам предрейсового медосмотра, как и прежде, он ставит штамп

«прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»

, послерейсового — «прошел послерейсовый медицинский осмотр» (п.

15 порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса РФ № 368, п. 16 и п. 17 Порядка проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров, утвержденного Приказом Минздрава РФ от 15.12.2014 № 835н). Теперь в путевом листе формулировка отметок по медицинским осмотрам идентична давно действующему положению Минздрава о порядке проведения таких медосмотров.

Предрейсовые медицинские осмотры проводятся, если лицо работает водителем, а послерейсовые, если лицо работает водителем и перевозит пассажиров и опасные грузы. Организация проведения обязательных предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров возлагается на работодателя, а это может быть реализовано одним из следующих способов (п. 8 и п. 9 Порядка, утв. Приказом Минздрава РФ № 835н):

  1. принять на работу штатного медицинского работника, который должен иметь высшее и (или) среднее профессиональное образование, а у работодателя при этом должна быть лицензия на осуществление медицинской деятельности, предусматривающей выполнение работ (услуг) по предрейсовым и послерейсовым медицинским осмотрам;
  2. заключить соответствующий договор с медицинским учреждением, которое имеет лицензию на проведение этих медицинских осмотров и будет проводить их.

Проведение дистанционных предрейсовых медицинских осмотров с применением телемедицинских технологий, а также с фото- и видеофиксацией каждого водителя, его состояния и результата осмотра на сегодняшний день не предусмотрено (Письмо Роструда от 03.10.2018 № ПГ/31740-03-3, Постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 03.10.2018 № 05АП-7137/2018).

5. Каким новым требованиям должен соответствовать журнал регистрации путевых листов Оформленные путевые листы регистрируются в журнале регистрации путевых листов. То есть обязанность по оформлению журнала регистрации путевых листов корреспондирует с обязанностью оформления путевых листов. Теперь такой журнал можно вести на бумажном носителе и (или) на электронном носителе (п.

17 порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса РФ № 368):

  1. если в электронной форме, то его сведения заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью, а также обязательно предусматривается возможность его печати на бумажном носителе.
  2. если журнал ведется на бумаге, то его страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы;

Хранить журналы и базы данных учета путевых листов нужно пять лет, несмотря на отсутствие этого срока хранения теперь в документе Минтранса (п.

554 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

  1. Читайте также статью «».

Шпаргалка В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  1. Образец заполнения путевого листа 135.5 КБ

Для отображения формы необходимо включить JavaScript в вашем браузере и обновить страницу. 12 508 Подписываясь, вы соглашаетесь на и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур. Смотрите 4 полезных видеоурока, проходите онлайн-тесты и получите электронный сертификат Контур.Школы.

Приглашаем бухгалтеров и главных бухгалтеров коммерческих организаций Бесплатно для Экстерна Бесплатно для Экстерна Каждый месяц для абонентов Контур.Экстерн доступно два новых вебинара. Участвуйте и оставайтесь в курсе изменений в законодательстве и бухгалтерской практике Для доступа к вебинару авторизуйтесь на сайте по сертификату абонента Контур.Экстерн Новикова Т.

А. Вебинар, 11 мая, 10:00 мск Бесплатно Кравченко Е. П. Вебинар, 14 мая, 10:00 мск Данякина Е.

И. Запись вебинара Статьи по теме

Путевой лист автомобиля: для чего нужно оформлять и в каких случаях

С 1 января 2021 года правила заполнения путевых листов изменились.

Случаи, в которых он необходим, расширились. В статье расскажем, когда нужен путевой лист и как правильно его оформить по новым правилам.

Путевой лист — это документ учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Закон запрещает перевозить пассажиров, багаж и грузы транспортными средствами без оформления путевого листа (). Путевой лист входит в число обязательных документов, которые должен иметь при себе водитель корпоративного автомобиля.

Эта обязанность прописана в пункте . С 1 января 2021 года путевой лист нужно оформлять на каждое ТС юрлица или ИП, а не только на те, которые перевозят грузы, пассажиров и багаж.

Это правило введено . Путевой лист — основной документ, подтверждающий фактический расход ГСМ на производственные цели. Стоимость израсходованных ГСМ включается в расходы по видам деятельности или в составе прочих расходов. Также путевой лист можно использовать как первичный документ для подтверждения факта оказания услуг и их объема, если прописать это в договоре.

Документ выдается либо на один день, либо на один рейс до выхода в рейс (Приказ N 368, пункт 9). Если длительность рейса превышает продолжительность смены или рабочего дня, путевой лист будет действовать весь рейс.

Если в течение дня или смены рейсов несколько, оформить путевой лист нужно перед первым рейсом. Действовать такой путевой лист будет один день. Если в ходе поездки управлять автомобилем будут несколько водителей поочередно, то перед рейсом путевой лист должен выписываться на каждого водителя отдельно.

Обычно форму заполняет диспетчер или другой уполномоченный сотрудник. Эта обязанность должна быть установлена приказом руководителя, так как работник несет ответственность за допущенные при оформлении ошибки. Не заполнять путевой лист можно в случаях, когда автомобиль организации используется в личных целях водителя.

Во всех остальных случаях с 1 января 2021 года путевой лист нужно оформлять на любой рейс транспорта, который принадлежит организации или предпринимателю.

Единой обязательной формы путевого листа в законодательстве нет.

Каждая организация может разработать собственный бланк. За основу можно взять унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 и внести в неё нужные реквизиты. Главное, чтобы форма путевого листа соответствовала требованиям приказа N 368. Типовая форма путевого листа для грузового автомобиля Разработанную форму путевого листа обязательно нужно утвердить в учётной политике организации в виде приложения.

Типовая форма путевого листа для грузового автомобиля Разработанную форму путевого листа обязательно нужно утвердить в учётной политике организации в виде приложения.

В приказе N 368 перечислены обязательные реквизиты, которые должны содержаться в путевом листе с 1 января 2021 года:

  • наименование и номер путевого листа;
  • сведения о водителе;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о сроке действия путевого листа;
  • сведения о перевозке.
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

Заполнять бланк можно и вручную, и на компьютере — как удобнее. Уполномоченный сотрудник указывает в форме:

  • Номер путевого листа. Он указывается в заголовочной части в хронологическом порядке. В наименовании путевого листа также указывается тип транспортного средства.
  • Срок действия. Если лист выдается на один день, ставится только дата выдачи — число, месяц, год. Если рейс займет несколько дней или недель, то вписываются две даты — начала и окончания срока, в течение которого документ действителен.
  • Сведения о владельце автомобиля.

Для юридических лиц:

  1. наименование;
  2. ОГРН.
  3. адрес и телефон;
  4. организационно-правовая форма;

Для индивидуальных предпринимателей:

  1. ОГРНИП.
  2. почтовый адрес, телефон;
  3. ФИО предпринимателя;
  • В разделе сведения о транспортном средстве нужно указать:
  1. Госномер транспортного средства и прицепа/полуприцепа (при наличии).
  2. Дату и время выпуска на линию и возврата ТС.
  3. Дату и время в часах и минутах предрейсового или предсменного технического осмотра ТС за подписью контролера с отметкой о разрешении выпуска на линию.
  4. Показания одометра перед выездом со стоянки и после возврата на нее с подписью уполномоченного сотрудника или индивидуального предпринимателя, если автомобилем управляет он сам.
  5. Тип, марку (до 2021 года не требовалось), модель автомобиля и прицепа/полуприцепа (при наличии).

Если водитель ездит в машине один и без груза, предрейсовый техосмотр не нужен.

Если же будет хотя бы один пассажир, то проведение технического контроля обязательно (п. 2 статьи 20 ФЗ «О безопасности дорожного движения»).

  • Раздел сведения о водителе должен содержать:
  1. дату и время проведения предрейсового медицинского осмотра. Мед работник ставит подпись, расшифровку и отметку о допуске водителя к исполнению обязанностей;
  2. дату и время проведения послерейсового медосмотра, если водитель перевозит пассажиров или опасные грузы.

    Также подпись, расшифровку медработника и отметку о прохождении послерейсового медосмотра.

  3. ФИО водителя;

С 2021 года введен новый порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле:

  1. по результатам послерейсового медицинского осмотра проставляется отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
  2. по результатам предрейсового медицинского осмотра на путевом листе проставляется отметка «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;

Отметки ввели, чтобы привести в соответствие порядок заполнения путевых листов порядку проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров, утвержденному Приказом Минздрава РФ от 15.12.2014 № 835н.

В каком виде должна быть проставлена эта отметка в приказе не обозначено, вероятнее всего, медики, как и раньше, будут использовать соответствующие штампы. Подробно о правилах проведения медицинских предрейсовых осмотров рассказали .

  • Блок сведения о перевозке (введен с 1 января 2021 года). В нем заполняются две графы:
  1. Вид сообщения — городской, пригородный, междугородный, международный.

    Поле заполняется при перевозке грузов и пассажиров и багажа.

  2. Вид перевозки — регулярная, по заказу, перевозка легковым такси.

    Заполняется только в случае перевозки пассажиров и багажа.

Кроме обязательных полей организация может добавлять в путевой лист дополнительные реквизиты.

Все оформленные путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов.

С 2021 года журнал можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Для электронного журнала обязательна возможность распечатки. Сведения, вносимые в электронный журнал, должны заверяться усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с ФЗ N 63 «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 г.

Проверять путевые листы могут несколько инстанций:

  • ГИБДД и Транснадзор контролируют ведение путевых листов для обеспечения безопасности дорожного движения.
  • Трудовая инспекция может проверить путевые листы на соблюдение норм времени труда и отдыха сотрудников.
  • Налоговая инспекция запрашивает путевые листы при проверке правильности учета расходов на ГСМ, а также при выездных и камеральных проверках.

За отсутствие путевого листа водитель получит штраф по части 2 статьи 12.3 КоАП РФ в размере 500 рублей или предупреждение. Другие меры не предусмотрены. Однако, отсутствие путевого листа может повлечь дополнительную, более серьезную ответственность: Статья КоАП РФ Нарушение Штраф для организации и ИП Штраф для должностного лица Штраф для физического лица 11.32 Нарушение правил проведения медицинского освидетельствования водителей 30 000 — 50 000 2 000 — 3 000 1 000 — 1 500 ч.

2 ст. 12.31.1 Отсутствие медицинского осмотра у водителя 30 000 5 000 3 000 ч.

3 ст. 12.31.1 Отсутствие предрейсового контроля технического состояния ТС 30 000 5 000 3 000 12.32 Допуск к управлению водителя в нетрезвом состоянии или не имеющего права управлять ТС 100 000 20 000 Контролируйте штрафы автоматически: получайте отчет о новых штрафах, оплачивайте их с рсч. или поручите оплату нам. Обязанность оформления путевых листов закреплена законодательством. Документ отражает основные показатели учета работы транспорта и водителей.

Заполнять форму нужно внимательно и достоверно, т.к. путевой лист предъявляется в налоговую службу для подтверждения расходов предприятия.

Главное, что изменилось в правилах оформления путевых листов в 2021 году:

  • Появился новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»;
  • В разделе «Сведения о транспортном средстве» надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.
  • Необходимо проставлять отметку о медосмотре и техконтроле.
  • Журнал регистрации путевых листов можно вести в электронной форме.

Мы расскажем о тонкостях законодательства, поможем в этом разобраться и подскажем, что делать в спорных ситуациях. Электронная почта Подписаться Отправили на почту подборку интересных статей о важных изменениях в законодательстве

Путевые листы 2021: шаблоны, примеры и пояснения

В конце 2018 года Минтранс РФ опубликовал «О внесении изменений в обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утверждённые ».В соответствии с этим документом, с 1 марта 2021 года вступают в силу следующие поправки: ◼ Если ранее путевой лист оформлялся «на один день или срок, не превышающий один месяц», то теперь действуют такие правила:- до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня); — до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.Тем самым, если рейсы совершаются в течение 1 дня, то путевой лист можно, как и раньше, выписывать на несколько рейсов. Но если их длительность превышает рабочий день, то каждый рейс оформляется отдельно.

Один путевой лист может быть выписан на более длительный срок только при условии , что ТС не возвращается в течение указанного в документе времени на парковку (стоянку) своего работодателя. При этом в приказе больше нет ограничения в виде одного месяца.

◼ Штамп теперь не требуется проставлять:- при внесении сведений о предрейсовом и послерейсовом медосмотре;- при внесении показаний одометра.В данных случаях достаточно подписи уполномоченных лиц с указанием ФИО.◼ При заполнении сведений о техническом состоянии транспорта можно указывать данные как о предрейсовом, так и о предсменном техническом контроле.◼ При оформлении на одно ТС нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя:- дата, время и показания одометра при выезде ТС с парковки проставляются в путевом листе водителя транспортного средства, который первым выезжает с парковки;- дата, время и показания одометра при заезде ТС на парковку – в путевом листе водителя транспортного средства, который последним заезжает на парковку.Обратите внимание, что теперь формулировка «постоянная стоянка» заменена на слово «парковка».

Данные изменения внесены под влиянием поправок в N196 ФЗ «О безопасности дорожного движения». В соответствии со этого закона, юридические лица и индивидуальные предприниматели должны обеспечивать по возвращении из рейса и окончании смены водителя стоянку ТС на парковках (в границах городов).Оригинал Приказа от 21.12.2018 № 467:

Оформление путевых листов: топ‑8 практических ситуаций

Ответы на вопросы бухгалтеров и пример путевого листа для скачивания

  1. Про изменения в заполнении путевых листов читайте в статье «».
  2. Скачайте бесплатно в разделе «Шпаргалка» в конце статьи пример оформления самостоятельно разработанного путевого листа для грузовиков на основе формы № 4-П и с учетом обязательных реквизитов Минтранса (утв. Приказом Минтранса России от 11.09.2021 № 368).

В конце статьи есть Случаи оформления путевого листа Вопрос 1. Обязательно ли оформлять путевой лист на автомобиль, который используется для перемещения товаров со склада в торговые точки, а не для оказания услуг по перевозке груза третьим лицам?

Да, обязательно. Основные нормативные акты по использованию автотранспорта:

  1. «О безопасности дорожного движения» — устанавливает правовые основы обеспечения безопасности дорожного движения на территории РФ;
  2. «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» — регулирует отношения, возникающие при оказании услуг с использованием автомобильного транспорта.

Запрещается перевозить пассажиров и багаж, грузы автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ч. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта). Минтранс России издал Приказы от 18.09.2008 № 152 и от 11.09.2021 № 368, которыми для разных периодов времени (до и с 01.01.2021 года) утверждал обязательные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения:

  1. в приказах четко сказано, что их обязаны применять в том числе и юридические лица, эксплуатирующие транспортное средство. То есть об оказании услуг по перевозке речи уже нет. Приказы фактически расширили круг лиц, обязанных применять положения Устава автомобильного транспорта.
  2. эксплуатация любого транспортного средства организации должна оформляться путевым листом (Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529, Письмо Минтранса России от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС).

Путевой лист для подтверждения расходов Вопрос 2.

Нужен ли арендатору автомобиля без экипажа путевой лист для подтверждения расходов по налогу на прибыль? Да, нужен. По гражданскому законодательству транспортное средство можно арендовать без экипажа (ст.

642–649 ГК РФ) и с экипажем (ст.

632–641 ГК РФ). По договору аренды без экипажа:

  1. арендатор обязан вести путевые листы, поскольку именно он эксплуатирует транспортное средство и несет расходы на ГСМ.
  2. арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению и технической эксплуатации;

Путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, является фактическим доказательством использования организацией арендованного транспортного средства в ее деятельности (ст.

252, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Путевой лист — один из первичных документов, подтверждающих расходы на ГСМ в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354). При аренде его заполняют как обычно, только в поле «Организация» нужно прописать сведения о владельце машины — в данной ситуации об арендаторе:

  1. его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона и ОГРН (п. 5 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и подп. 1 п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2021 № 368).

Срок действия путевого листа Вопрос 3.

Можно ли оформлять путевые листы на срок более одного дня?

Бесплатные вебинары в Контур.Школе Изменения в учете.

Практические ситуации. Судебная практика Да, можно.

Вопрос о возможности оформления путевого листа на срок более одного дня начал возникать с 1 марта 2021 года, когда вступили в силу изменения в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152:

  1. оформлять путевой лист разрешили на рабочий день либо на время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня.
  2. Минтранс в Письме от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ указал, что срок действия путевого листа не регламентирован, а п. 4 Приказа так же, как и раньше, определяет срок действия, в течение которого можно использовать путевой лист.

Если путевой лист оформляется более чем на один день, прописывается дата (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого действует путевой лист. Путевой лист можно оформить на период, превышающий один день.

Главное, проставить в документе обязательные реквизиты:

  1. дату и время выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
  2. дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
  3. дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства;
  4. показания одометра транспортного средства при выезде с парковочного места, а также при возвращении из рейса и окончании смены водителя транспортного средства;

С 1 января 2021 года такой вопрос уже не должен возникать.

Поскольку новым Приказом Минтранса России от 11.09.2021 № 368 предусмотрено оформление путевого листа (п. 2 и п. 9 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2021 № 368):

  1. на срок, соответствующий длительности рейса, если он превышает продолжительность смены (рабочего дня), либо на срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день. И тогда указываются даты (число, месяц, год) начала и окончания рейса.
  2. на один день, если водитель совершает один или несколько рейсов в течение смены (рабочего дня) в пределах одного дня. В этом случае указывается дата (число, месяц, год);

Формы Госкомстата после 1 января 2021 года берите только за основу Вопрос 4. Если компания оформляет путевые листы по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, можно ли отметку о проведении предрейсового контроля технического состояния автомобиля в таких листах проставлять дополнительно?

В Госкомстатовских бланках путевых листов не предусмотрены реквизиты для отметок о проведении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств:

  1. например, в отношении технического состояния машины в путевом листе легкового автомобиля есть лишь отметка «Автомобиль технически исправен» за подписью механика (Типовая межотраслевая форма № 3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78).

Но в документе должны быть дата, время и подпись с указанием фамилии и инициалов:

  1. до 01.01.2021 года контролера с текстом: «Контроль технического состояния транспортного средства пройден» (п. 12 Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утвержденного Приказом Минтранса России от 08.08.2018 № 296, п.

    16.1 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152);

  2. с 01.01.2021 года ответственного должностного лица с текстом: «Выпуск на линию разрешен» (п. 16 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2021 № 368).

Получается, использование типовых форм путевых листов влечет за собой нарушение нормативных требований. Унифицированные формы Госкомстата можно лишь брать за основу и дополнять необходимыми реквизитами.

Компания вправе составить путевые листы в произвольной форме, но с использованием обязательных реквизитов, перечисленных в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 или от 11.09.2021 № 368 (Письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308).

  1. Скачайте бесплатно в разделе «Шпаргалка» в конце статьи пример оформления самостоятельно разработанного путевого листа для грузовиков на основе формы № 4-П и с учетом обязательных реквизитов Минтранса (утв. Приказом Минтранса России от 11.09.2021 № 368).

В конце статьи есть Предрейсовые медосмотры для неводителей Вопрос 5.

Если генеральный директор управляет служебным автомобилем во время поездок к контрагентам, обязан ли он проходить предрейсовый медосмотр? Безопаснее будет провести предрейсовый медосмотр работника, управляющего автомобилем и принятого на работу не в качестве водителя, в том числе и генерального директора. Есть разные мнения:

  1. по мнению Верховного Суда РФ, если работник по должности не является водителем, но по должностной инструкции или исходя из характера работы ему приходится управлять служебным транспортным средством, то он обязан проходить предрейсовые медосмотры (Постановление от 19.12.2016 № 18-АД16-173).
  2. противоположные мнения судов: предрейсовый медосмотр не нужен лицам, работающим в качестве водителей, в служебные обязанности которых не входят обязанности водителей (Апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2018 № 33а-6141/2018).
  3. обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в отношении лиц, работающих в качестве водителей транспортных средств (абз. 3 п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»);

Про учет расходов на ГСМ Вопрос 6.

При выездной проверке организации налоговые инспекторы признали необоснованными расходы на ГСМ в связи с отсутствием в путевом листе конкретного маршрута автомобиля. Могут ли путевые листы без указания маршрута подтверждать расходы на приобретение ГСМ в целях исчисления налога на прибыль? Лучше составлять путевой лист с указанием маршрута автомобиля.

Это снизит риск, что при проверке налоговая исключит затраты на ГСМ из состава налоговых расходов.

  1. Приказы Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и от 11.09.2021 № 368 не относят к числу обязательных реквизитов информацию о пройденном маршруте транспортного средства. Однако налоговые органы считают, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в деятельности организации и, как следствие, об экономически обоснованных расходах на ГСМ (ст. 252 НК РФ, Письма Минфина России от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).
  2. Судебная практика по вопросу противоречива. Некоторые суды солидарны с контролирующими органами и признают, что если в путевом листе нет информации о маршруте, то расходы на ГСМ необоснованны (Определение ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015). Другие арбитры говорят, что отсутствие в путевых листах данных о маршруте автомобиля не является основанием для отказа в подтверждении расходов на ГСМ (Постановления ФАС Московского округа от 26.08.2010 № КА-А41/9668-10 и от 20.07.2010 № КА-А40/7436-10).

Про нормы расхода топлива Вопрос 7. Обязательны ли нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом, для принятия расходов по ГСМ при налогообложении?

Пункт 3 Методических рекомендаций

«Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»

, введенных в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, все еще содержит текст, что эти нормы предназначены для расчетов по налогообложению предприятий.

Но, по результатам экспертизы Минэкономразвития России, из пункта исключили упоминание о предназначении этих норм для расчетов по налогообложению предприятий (п.

4.2 Заключения Минэкономразвития России от 20.04.2012 «По итогам экспертизы на распоряжение Минтранса России от 14 марта 2008 г.

№ АМ-23-р

«О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»

).

Вывод: организации не обязаны применять Минтрансовские Методические рекомендации. Об этом не раз говорил Минфин и признавал право, а не обязанность налогоплательщиков учитывать эти нормы (Письма от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875 и от 27.09.2018 № 03-11-11/69335). Организации могут использовать Минтрансовские и собственные нормы расхода ГСМ — выбранный вариант должен быть прописан в учетной политике компании.

Организации могут использовать Минтрансовские и собственные нормы расхода ГСМ — выбранный вариант должен быть прописан в учетной политике компании.

Курсы для бухгалтеров Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе Если предприятие использует собственные нормы, то они должны быть утверждены приказом руководителя.

Разработать их можно разными способами (Письма Минфина РФ от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67 и Управления ФНС России от 05.11.2015 № 08-14-03/13321).

Например, на основании:

  1. актов контрольных замеров норм расхода топлива для конкретного автомобиля.
  2. информации, предоставленной изготовителем автомобиля;
  3. данных технической документации автотранспорта;
  4. заключения научной организации, осуществляющей разработку таких норм;

Способ, как заполнять путевые листы Вопрос 8.

Путевые листы можно заполнять на компьютере или только от руки?

Способ заполнения путевых листов Приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и от 11.09.2021 № 368 не установлен.

Из этих документов следует:

  1. дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства должен проставить контролер технического состояния автотранспортных средств или ответственное за это должностное лицо, проводившие соответствующий контроль, и заверить своей подписью с указанием фамилии и инициалов.
  2. даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляет медицинский работник, проводивший соответствующий осмотр, и заверяет их своей подписью с указанием фамилии и инициалов;

Все отметки медика и технического контролера или ответственного за технический контроль должностного лица могут быть сделаны только от руки.

Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, а значит, в него не могут быть заранее внесены время, километраж, показания спидометра и маршрут следования. Значит, технически невозможно, выполнив положения Приказов, заполнить эти поля путевого листа на компьютере. Путевой лист — это обычный первичный учетный документ, который можно составить не только в момент совершения операции, но и непосредственно после ее окончания (п.

3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). На этом основании можно заполнять путевые листы комбинированным способом:

  1. частично на компьютере (проставляя данные, известные до начала рейса) и частично от руки.

Шпаргалка В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  1. Образец заполнения путевого листа 135.5 КБ

Для отображения формы необходимо включить JavaScript в вашем браузере и обновить страницу. 61 769 Подписываясь, вы соглашаетесь на и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур.

Смотрите 4 полезных видеоурока, проходите онлайн-тесты и получите электронный сертификат Контур.Школы.

Приглашаем бухгалтеров и главных бухгалтеров коммерческих организаций Бесплатно для Экстерна Бесплатно для Экстерна Каждый месяц для абонентов Контур.Экстерн доступно два новых вебинара. Участвуйте и оставайтесь в курсе изменений в законодательстве и бухгалтерской практике Для доступа к вебинару авторизуйтесь на сайте по сертификату абонента Контур.Экстерн Новикова Т.

А. Вебинар, 11 мая, 10:00 мск Бесплатно Никитченко Н.