Как написать служебку использовал личный автомобиль



Как написать служебку использовал личный автомобиль

Работник на служебном авто: как правильно все оформить


→ → → Добавить в «Нужное» Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 24 января 2021 г. Н.Н. Катаева,ведущий экспертЕсли в компании есть собственный или арендованный легковой автомобиль, она может предоставить его своему работнику для выполнения служебных заданий или для личных целей. Например, директору или сотрудникам, работа которых требует частых поездок к клиентам и партнерам, — менеджерам по закупкам и продажам, торговым представителям. Чтобы избежать налоговых и финансовых рисков, нужно правильно оформить использование автомобиля.

Порядок и условия предоставления работникам в пользование служебного авто должны быть прописаны: •или в локальном нормативном акте компании, например в положении об использовании служебного транспорта; •или в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с сотрудником.

Справка Если полис ОСАГО оформлен электронно, его можно не распечатывать.

Достаточно предъявить полис инспектору ГИБДД на смартфоне. Если у компании целый парк автомобилей, лучше воспользоваться первым вариантом и разработать положение об использовании служебного транспорта. Это удобно еще и потому, что при внесении изменений в трудовой договор с сотрудником его надо уведомить письменно о предстоящих изменениях за 2 месяца и указать их причины.

В положении необходимо: •указать категории работников, которые будут иметь право пользоваться служебным транспортом; •установить цели использования — производственные или личные; •перечислить расходы, которые несет компания, в соответствии с классом авто и категорией работников (например, на ремонт автомобиля, техобслуживание и ГСМ) и расходы за счет работника (например, ГСМ при использовании автомобиля в личных целях сотрудника); •определить политику компании в отношении ДТП (порядок возмещения ущерба пострадавшим); •прописать порядок уплаты штрафов за нарушение работником ПДД; •предусмотреть отчетность по использованию автомобиля (путевые листы, авансовые отчеты и др.).

Прописать порядок предоставления сотрудникам в пользование служебных автомобилей можно или в ЛНА, или в трудовых договорах.

Компания сама выбирает наиболее удобный вариант Также можно закрепить правила эксплуатации автомобиля.

Например, установить: •допустимый ежедневный километраж; •разрешение пользоваться автомобилем в личных целях только в нерабочее время; •запрет на выезд за пределы населенного пункта; •запрет на использование неисправного автомобиля; •запрет на передачу автомобиля третьим лицам. Ознакомьте работников с этим документом под роспись.

Если автомобилей у компании немного, то условия использования можно прописать в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с конкретным сотрудником, . Кроме того, необходимо оформить: •приказ о закреплении автомобиля за сотрудником.

В нем надо указать, кому, какой автомобиль (марка, госномер) предоставляется и на какой срок; •акт приема-передачи автомобиля.

В акте нужно перечислить все документы и оборудование, которые передаются вместе с автомобилем (например, свидетельство о регистрации автомобиля, бумажный страховой полис, аптечка, огнетушитель, домкрат и др.).

Внимание Сотрудник, которому для работы предоставляется служебный автомобиль, должен иметь российское водительское удостоверение (за исключением граждан Киргизии и стран, где русский язык имеет статус официального) (далее — Закон № 196-ФЗ). За его отсутствие директор заплатит штраф 50 000 руб., а обычный работник — от 5000 до 15 000 руб., Чтобы учесть стоимость ГСМ в налоговых расходах, необходимо определить, : •для каких целей (деловых или личных) сотрудник использовал служебный автомобиль; •расход топлива. Справка При перевозках грузов (в том числе для собственных нужд компании грузовыми автомобилями) и пассажиров (включая сотрудников организации — автобусами) составлять путевые листы необходимо (далее — Приказ № 152); .

Поскольку служебный легковой автомобиль для коммерческих перевозок не используется, то путевой лист можно и не составлять; . Тогда деловую цель поездки и расход ГСМ можно подтвердить, например, данными системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или других систем, позволяющих определить маршрут автомобиля и количество израсходованного топлива.

Нужно лишь распечатать отчеты из этой системы и подписать у сотрудника.

Если же электронной системы контроля нет или она не предоставляет всех необходимых данных, то можно использовать любой документ, подтверждающий производственную направленность расхода и количество израсходованного топлива.

Форму документа и порядок его составления стоит закрепить в учетной политике.

Удобно воспользоваться путевым листом, в котором указана вся необходимая информация (маршрут движения автомобиля, показания одометра и расход топлива). Путевой лист можно составлять по унифицированной форме или по разработанной самостоятельно.

В путевом листе должны быть такие обязательные реквизиты, как; : •наименование и номер путевого листа; •сведения о сроке действия путевого листа; •сведения о собственнике (владельце) транспортного средства; •сведения о транспортном средстве; •сведения о водителе.

Можно разместить дополнительные реквизиты, которые отражают особенности деятельности организации.

Совет Не забудьте выдать сотруднику доверенность на управление корпоративным автомобилем. Она понадобится, если автомобиль заберут на штрафстоянку. Водитель обязан проходить предрейсовые медосмотры, . И в путевом листе ставится отметка о его прохождении. Отсутствие предрейсовых медосмотров сотрудников компании, которые используют служебный автомобиль, трудовая инспекция может квалифицировать как нарушение законодательства об охране труда.

Отсутствие предрейсовых медосмотров сотрудников компании, которые используют служебный автомобиль, трудовая инспекция может квалифицировать как нарушение законодательства об охране труда. Поскольку, по мнению трудовой инспекции, на них также распространяются требования о медосмотрах.

Внимание Отсутствие сведений о пройденных предрейсовых медосмотрах водителей и о технических осмотрах транспортных средств при перевозках пассажиров, а также багажа и грузов грозит штрафом: •для организации — от 110 000 до 130 000 руб.; •для ее руководителя (ИП) — от 15 000 до 25 000 руб.

Чтобы опровергнуть доводы трудовой инспекции по поводу обязательных медосмотров работников, управляющих служебными автомобилями, и избежать штрафов, важно грамотно составить кадровые документы.

Если служебный автомобиль — легковой, проводить его предрейсовый техосмотр не требуется В трудовом договоре с работниками не надо прописывать в качестве трудовой функции управление транспортным средством. Поскольку это трудовая функция водителя.

Лучше указать, например, что коммерческий директор обязан проводить встречи с партнерами как в офисе работодателя, так и в офисах партнеров. В должностной инструкции не стоит упоминать обязанность ежедневно передвигаться на транспорте.

Закрепите только требования о выполнении функций по должности, которую занимает сотрудник. А в положении об использовании служебного транспорта хорошо бы предусмотреть, что предоставление автомобиля — это вид дополнительной меры стимулирования для отдельных сотрудников. Штатное расписание, где сотрудник не указан в качестве водителя, будет дополнительным аргументом для обоснования своей позиции в споре с трудовой инспекцией.

В самостоятельно разработанной форме путевого листа (если таковая применяется) не следует указывать сотрудника, использующего служебный автомобиль, как водителя.

Укажите его непосредственную должность (директор, менеджер или торговый представитель). Организации, которые используют легковые автомобили для своих нужд, не обязаны проводить предрейсовый контроль технического состояния транспортного средства.

А значит, нет необходимости проставлять отметку в путевом листе о его проведении. Обязанность проводить предрейсовый техконтроль автомобиля у компании есть только при перевозке грузов (в том числе для собственных нужд компании грузовыми автомобилями) или пассажиров (включая сотрудников организации — автобусами).

А чтобы не произошло аварии из-за технического состояния автомобиля, достаточно проводить техобслуживание в сроки, установленные заводом-изготовителем, и проходить периодический техосмотр; ; . Если сотрудник компании за рулем корпоративного автомобиля в результате нарушения ПДД повредил свой и (или) чужой автомобиль или припарковался в неположенном месте, то организации придется, , , , ; , ; (далее — Закон № 40-ФЗ); , : •возместить ущерб, причиненный третьему лицу (если возмещения по страховке ОСАГО); •уплатить административный штраф; •потратиться на ремонт собственного автомобиля (если возмещения по договору страхования каско недостаточно или он отсутствует).

О том, как взыскать ущерб с работника, можно почитать: ; Однако если сотрудник ГИБДД или суд признает виновным в аварии работника компании, находившегося за рулем служебного автомобиля, то организация может взыскать с него сумму ущерба, как выплаченную третьему лицу, так и потраченную на ремонт своего автомобиля; , ; .

Виновный в аварии и привлеченный к административной ответственности работник должен полностью возместить причиненный организации ущерб без отдельного договора (далее — Постановление № 52).

Если же сотрудник не виноват в ДТП, то привлекать его к материальной ответственности нельзя. Ущерб будет возмещать страховая компания виновника аварии или он сам. Если в ДТП попали только две машины, никто не пострадал (ущерб причинен только автомобилям) и водители не имеют разногласий относительно вины и повреждений, то сотрудников полиции можно не вызывать; .

В таком случае административное нарушение зафиксировано не будет. И организация не сможет взыскать ущерб с работника.

Чтобы этого избежать, необходимо закрепить в положении об использовании служебного транспорта или в трудовом договоре с сотрудником его обязанность сразу же информировать работодателя об аварии и оформлять ее только в присутствии сотрудников ГИБДД. Учесть сумму возмещения причиненного третьим лицам ущерба при совершении сотрудником компании ДТП организация сможет только в судебном порядке на дату вступления в законную силу решения суда. Если организация возмещает ущерб до суда — на дату его признания, ; .

Сумма возмещения ущерба, взыскиваемая с сотрудника, признается внереализационным доходом на дату признания им долга, .

Справка Страховое возмещение вреда, причиненного имуществу каждого потерпевшего, по ОСАГО составляет максимум 400 000 руб. Если организация, возместившая ущерб по ДТП третьей стороне, не взыскивает причиненные ей самой убытки с виновного работника, то, по мнению налоговиков, она не сможет учесть в налоговых расходах суммы этого возмещения; .
Если организация, возместившая ущерб по ДТП третьей стороне, не взыскивает причиненные ей самой убытки с виновного работника, то, по мнению налоговиков, она не сможет учесть в налоговых расходах суммы этого возмещения; .

Но суды такую позицию налоговиков не поддерживают, поскольку согласно Налоговому кодексу право организации отнести сумму ущерба, причиненного третьим лицам, к расходам не зависит от факта предъявления иска к виновному работнику; . Административный штраф за нарушение ПДД организация не сможет учесть в налоговых расходах.

Уплатив его за счет собственных средств, компания вправе взыскать сумму штрафа с виновного работника, , .

И включить ее в доходы. Совокупный размер удержаний с виновного работника не может быть больше 20% выплачиваемой зарплаты за вычетом НДФЛ. При удержании по одному или нескольким исполнительным документам — до 50% зарплаты; .

Если же сумму причиненного ущерба и административного штрафа с сотрудника компания решит не возмещать, у работника, по мнению Минфина, возникает доход. И организации придется исчислить НДФЛ. * * * При использовании автомобиля сотрудником в личных целях признать в налоговом учете расходы на его содержание организация не сможет.
* * * При использовании автомобиля сотрудником в личных целях признать в налоговом учете расходы на его содержание организация не сможет.

Если же автомобиль используется и для служебных, и для личных целей, то необходимо установить порядок разделения расходов. Например, можно предусмотреть оформление путевых листов на служебные поездки или установить лимиты расходов.

Понравилась ли вам статья?

  1. Другое
  2. Тема не актуальна
  3. Нет ответа по поставленные вопросы
  4. Почему оценка снижена?
  5. Аргументы неубедительны
  6. Ничего нового не нашел
  7. Слишком много слов
  8. Статья появилась слишком поздно
  9. Нужно больше примеров
  10. Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  11. Есть ошибки

Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

  1. хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
  2. я подписчик электронного журнала
  3. я не подписчик, но хочу им стать
  • , № 1
  • , № 5
  • , № 8, № 8

Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Служебная записка. Образец написания

47179 Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций.

Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д. Примеры служебных записок: — — — — — — — — Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой.

Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

  1. Бесплатная загрузка
  2. Бланк и образец
  3. Онлайн просмотр
  4. Проверено экспертом

ФАЙЛЫ Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы. В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий. Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета.

В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки). Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию.

Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц.

Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию. Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  1. должностном лице, к которому она направляется.
  2. дате ее составления,
  3. о наименовании предприятия,
  4. сотруднике, который пишет записку,

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения. Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота. Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  • Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
  • Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  • В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
  • В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  • После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).

Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании.

Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации.

Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

  1. Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
  2. Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
  3. Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
  4. Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
  5. Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации.

Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку. В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту.

Однако классическим вариантом является письменное составление. Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня.

К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться .

От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

Прошу выделить служебный транспорт для работы.

Как написать служебную записку: примеры и образцы. Приложение. положение о порядке использования служебного автомобильного транспорта мку «автобаза администрации города твери» при обслуживании органов местног

Служебная записка — это учреждения, цель которого — донести до руководства и других сотрудников важную информацию и побудить к принятию определенных решений.

Это способствует усовершенствованию процесса управления ресурсами организации, эффективности ее работы.

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку.
Они бывают:

  • Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
  • Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
  • Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

В перечне первичных учетных документов, применяемых , определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет , чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.
При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка. Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере.

Этот документ не подлежит . Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам.

Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например:

«Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…»

. Если в учреждении принят , образец, как писать служебную записку в не имеет существенных отличий.

При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом. Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

  • Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
  • Сотрудник создает служебку.
  • Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.
  • Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
  • Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ. Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора сост авляет служебку на имя руководителя учреждения.

Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска.

Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2021 года в 14-00. Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».

И.И. Иванову СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

  • Галопов Г.Г., 9-Б класс.
  • Рысьев Р.Р., 10-Б класс.
  • Аллюрова А.А., 10-А класс.

Преподаватель верховой езды П.П. Петров Государственное бюджетное детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр» Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» И.И.

Иванову СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за , не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.

При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл. Прошу применить к Сидорову С.С.

взыскание в виде выговора. Преподаватель верховой езды П.П. Петров Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа.

В 2021 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016. Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности , — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.

Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями! Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться.

То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников. Это понятно из назначения документа (справочно-информативное). С его помощью заинтересованный человек уведомляет о необходимости закупить те или иные товары и объясняет, почему нужно это сделать, в связи с каким событием возникла такая надобность.

Например: сломался принтер, штат сотрудников пополнился и всем нужны компьютеры и форменная одежда. О написании служебной записки на приобретение оборудования вы можете узнать , а как оформить на приобретение или замену компьютера вы узнаете в . Универсального стандарта для такого документа не установлено.

Тем не менее,в крупных фирмах есть специальные шаблоны для таких записок – их можно найти в компании, это касается и «бумажной» документации, и (папка «Шаблоны»). Подробнее о правильном написании служебной записки читайте .В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.Внимание! «Бумажный» вариант регистрируется у секретаря в журнале входящей документации.

Также бумагу можно передать через кадровую службу.Записка всегда будет содержать в себе следующие данные: Оформляют служебную записку на стандартном листе бумаги А-4 .

Начинать следует с «шапки» – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа.В ней указывается, кому и от кого адресован документ. Далее, по центру, заглавными буквами – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА.

Ниже суть вопроса и просьба. Обычно пишут с использованием фраз «Прошу Вас…» «Довожу до Вашего сведения, что…». Это считается правильным.Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком . Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности.

Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная.Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др. Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные.

О требованиях к написанию и правилах оформления служебных записок узнаете в .

В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется. Нужно иметь в виду, что выдача спецодежды всегда нормирована – это зависит как от индивидуальной политики той или иной фирмы, так и установленных критериев для той или иной отрасли. Приведем конкретный пример: Заместителю ген.

директора ООО «Пицца-Энерго» по работе с персоналом Васильеву И. В.от HR-менеджера Иванова И. И.СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5В связи с принятием на работу 2 человек на должность экспедиторов, прошу вас закупить 2 комплекта мужской спецодежды с логотипом ООО «Пицца-Энерго».С уважениемИванов Иван Иванович (подпись)

Прошу выделить служебный транспорт для работы.</p>
<p> Как написать служебную записку: примеры и образцы. Приложение. положение о порядке использования служебного автомобильного транспорта мку » автобаза администрации города твери» при обслуживании органов местног»></p></div>
<p>Здесь следует указать, какую мебель и в какой отдел требуется закупить.Как и везде, нужно четко обрисовать причину. Например.Руководителю АХО ООО «Интерпресс» Меджидову А.А.</p>
<p> от менеджера HR-отдела Петровой М.И.СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №4Прошу вас закупить стулья в количестве 10 штук для холла.</p>
<p> В данный момент в холле стоит один диван и посетителям, пришедшим на собеседование или прием к сотруднику приходится ожидать своей очереди стоя.С уважением,Петрова Мария Ивановна (подпись) Казалось бы, мелочь, но и здесь требуется обоснование производственной необходимостью. Например:Руководителю департамента материально-технического обеспечения ЗАО «Сигма-Консалт»Сидорову С.С.СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3В связи с увеличением штата прошу вас закупить дополнительно для отдела по работе с клиентами:</p>
<ol>
<li>дырокол – 5 штук;</li>
<li>блок разноцветный – 10 штук.</li>
<li>штемпельная краска Noris-Color (черный), 30 мл – 20 шт;</li>
</ol>
<p>С уважением,руководитель отдела по работе с клиентамиИванова Ирина Ивановна (подпись) В этом случае нужно точно указать, какой агрегат (принтер, мини- АТС,сканнер, итд) и какому отделу предназначается. Если марка имеет принципиальное значение, это тоже необходимо указать, например:Директору по снабжению ООО «Сигма-Шторм»Савину И.И.от офис-менеджера Петровой Е.Е.СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5Довожу до вашего сведения необходимость закупки следующей техники:</p>
<ol>
<li>лазерный принтер HP laserjet 1102 – 2 шт;</li>
<li>мини- АТС Panasonic kx-teb308ru – 2 шт.</li>
</ol>
<p>С уважением,Петрова Елена Евгеньевна (подпись) </p>
<div><img src='https://i0.wp.com/101million.com/wp-content/uploads/2017/10/napisat_1_12151852-400x267.jpg' alt=

Как написать служебную записку: примеры и образцы. Приложение. положение о порядке использования служебного автомобильного транспорта мку » автобаза администрации города твери» при обслуживании органов местног»>

Указывается марка телефона и его назначение – кому конкретно, в какой отдел. Например:Директору по снабжению ЗАО «Альтерком» Матвееву И.

И.от HR-менеджера Кузнецовой Е.В.СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 8Довожу до вашего сведения, что на рецепшен в холле только один телефон, в то время как работают два секретаря и это сильно затрудняет общение с клиентами. Прошу вас закупить телефон Panasonic KX-HDV100 для секретаря Михайловой Е.Е., принятой на должность второго секретаря 02 февраля 2017 года.С уважением,Кузнецова Елена Викторовна (подпись) Здесь все стандартно – указывается, какой инструмент и в каком количестве, например:Руководителю АХО ООО «Совремонт» Петрову П.П.от бригадира Иванова И.

И.СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 1Прошу вас закупить перфораторы BOSCH GBH 2-28 в количестве 10 штук.Иванов Иван Иванович (подпись). Обычно этот прибор указывается в списке канцтоваров, который потом офис-менеджер представляет директору, но можно и в частном порядке, например:Офис-менеджеру ООО «Лейбштандарт» Александровой А.А.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5Прошу вас закупить офисную настольную лампу Ursula 281/1T-LEDBlacksand.С уважением,зам. Борисов Б.Б. (подпись) В этом случае указывается марка шин и количество их, например:Генеральному директору ООО «Кайра-Экспресс» Борисову Б.Б.от начальника АХО Смирнова С.С.СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 6Прошу вас закупить для автомобилей компании шины pirelli scorpion verde all season 265/60 r18 110h в количестве 20 штук.С уважением,Смирнов Сергей Сергеевич (подпись)Справка! Как становится понятно, никаких особых сложностей такой документ не представляет.

Все, что нужно для его оформления – это товар какой категории, марки и в каком количестве (а главное, зачем) нужен именно вашему отделу.Тогда вопроса с закупками не поднимется вообще – заинтересованное лицо отправляет записку, получатель принимает для выполнения прошения.

Стабильная и беспрерывная производственная деятельность зависит, в том числе, от системы внутренних коммуникаций. Сотрудники, у которых имеется потребность в письменном обращении к коллеге из другого подразделения или вышестоящему лицу по рабочему поводу, могут направиться в кадровое подразделение фирмы, где имеется образец такого инструмента деловой переписки, как служебная записка . Ввиду этого персоналу компании нужно ознакомиться с правилами ее оформления и регистрации, прописанными в локальных нормативах.

Служебная записка представляет собой документа, который предназначается для документирования деловой информации и обмена ею между субъектами. Следовательно, рассматриваемой бумаги является передача требуемой информации между представителями коллектива. Маршрут движения служебных записок может быть горизонтальным и вертикальным.

Горизонтальный способ характерен для бумаг, целью которых является освещение или донесение сведений коллеге составителя. В свою очередь, вертикальное движение документов подразумевает направление информации управленцу.

Практика демонстрирует, что нанимателю практически всегда предоставляются жалобы, прошения или замечания по аспектам производственной деятельности.

Законодательство не фиксирует обязательства компаний использовать и регистрировать подобные бумаги.

Впрочем, большинство бизнес-субъектов, тем не менее, применяют их ввиду удобства и облегчения документирования всех деловых обращений.

Невозможно опровергнуть факт наличия обращения по тому или иному вопросу к конкретному , если грамотно оформить и зарегистрировать документ. Регистрация записок проходит в специализированном журнале кадровым служащим или делопроизводителем (секретарем).

Такой сотрудник по запросу составителя записки также может пометить бумагу, как срочную, что ускорит процесс ее предоставления адресату.

Вся регламентация оформления и предоставления записок фиксируется в локальных нормативах .

Именно поэтому при составлении такого документа лицу следует опираться на местные акты, либо на формирования официальной документации (если в локальных постановлениях не содержатся нюансы данной процедуры). Сотрудники предприятия, при наличии соответствующей потребности, могут составлять служебные записки с прошением предоставить в пользование служебный автомобиль , либо с запросом на приобретение машины с целью упрощения дальнейшего исполнения обязанностей.

По факту рассмотрения управленцем записки подчиненного о служебном автомобиле, может происходить следующее : Рассматриваемая служебная записка может составляться как от руки, так и в . Главным требованием остается наличие подписи составителя (проставленной от руки или электронной). Что касается требований к оформлению бумаги, справедливо говорить о следующих: В основном тексте документа также уместно прописать причины, обуславливающие подобную потребность работника.

В случае наличия документальных доказательств, их также уместно приложить к записке, указав перечень таких бумаг в основном тексте. Например, к подобным доказательствам могут относиться проездные билеты в , которые превышают по сумме уровень затрат, которые компания затрачивала бы на содержание автомобиля.

Если к записке прикладывается подобное доказательство, то лучше, чтобы это были не просто билеты, а расчеты, доказывающие долгосрочную выгоду от приобретения авто. На практике образец служебной записки ввиду необходимости покупки автомобиля выглядит следующим образом : Руководителю ООО «Лотос» Парабанову Виталию Анатольевичу от служащего отдела снабжения Красилова Павла Сергеевича СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 13 о приобретении автомобиля Прошу Вас приобрести для нужд отдела снабжения ООО «Лотос». Ввиду того, что наши основные поставщики, с которыми мы должны регулярно проводить собрания и встречи, располагаются в области, я вынужден стабильно три раза в неделю тратить на дорогу более полутора часов в одну сторону за одну поездку, что существенно сокращает время на .

При этом траты, осуществляемые мной на приобретение билетов на автобусы и электрички, составляют более 8500 руб.

(выписку из бухгалтерии прилагаю). Считаю приобретение автомобиля уместным решением в долгосрочной перспективе расширения производства. С уважением, Красилов П.С. Красилов П.С 14.02.2019г.

Таким образом, служебная записка с прошением о приобретении автомобиля является действенным инструментом по донесению до управленца информации о наличии трудностей при исполнении должностных обязанностей конкретным сотрудником. Субъекту необходимо заранее ознакомиться с правилами составления записок и указать все требуемые реквизиты.

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении нужно придерживаться определенных правил.

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события.

Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее. Написать служебное письмо вправе любой сотрудник.

Обычно в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге. Взяться за ручку стоит, если:

  1. необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  2. необходимо отправить кого-то в командировку;
  3. были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  4. появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  5. требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  6. любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
  7. кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.

Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме. Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации.

Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:

  1. информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.
  2. сообщение о направлении в командировку;
  3. запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  4. сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  5. предложение о дополнительном премировании;

Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. организационно-распорядительной документации.

Требования к составлению документов».

То есть в нем должны присутствовать следующие реквизиты:

  1. наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  2. текст — что необходимо сообщить руководству;
  3. название документа;
  4. дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка. Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными. Есть и третий вариант. Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку чиновники не предусмотрели.

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи входит рассмотрение конкретного вопроса. Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка: довожу до вашего сведения. Это самый распространенный вариант.

Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма. Сам текст служебной записки должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного. Завершают обращение личной подписью, датой составления.

Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов. Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения. Директору ООО «Домострой» Семину И.Г.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой» Настиной И.А. Служебная записка 05.04.2019 № 4 г.

Санкт-Петербург Об увеличении премиального вознаграждения Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2021 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение. Начальник отдела продаж Настина И.А.

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Пример служебной записки показывает, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры. В случае если у товарно- окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют.

Как происходит списание ТМЦ, читайте С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим.

Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных.

Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы.

Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции.

В таком случае на все проставляется и отправителя, и получателя — после принятия решений. Если нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь.

Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным , как Перечень типовых управленческих , образующихся в процессе деятельности госорганов, органов и , с указанием сроков их хранения (документ утвержден Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия. Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более (например, при длительном разбирательстве дела в ). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде.

Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным компании: уставом или Положением о номенклатуре дел. Поделиться с друзьями: Что еще почитать Популярные статьи  voditporusski.ru Все права защищены, 2021 г.