Испорчена трудовая книжка порядок оформления до 2003 года



Дубликат трудовой книжки: разложим по полочкам


Закрыть Каждый год компания СКБ Контур проводит конкурс для предпринимателей «», в нем участвуют сотни бизнесменов из разных городов России — от Калининграда до Владивостока. Благодаря конкурсу мы создали вдохновляющую коллекцию бизнес-историй, рассказанных людьми, которые превращают небольшие стартапы в успешные компании. Их опыт и cоветы будут полезны каждому, кто задумывается об открытии своего дела.

Для старта необходимы некоторые предварительные условия: идея, немного денег и, что самое важное, желание начать Фред ДеЛюка Основатель Subway

Выпуск № 16 Ирина Савельева 16 марта 2016 Специалисты кадровых служб нечасто сталкиваются с необходимостью оформлять дубликат трудовой книжки.

Поэтому поговорим о нюансах, о которых ни в коем случае нельзя забывать. Новая трудовая книжка может потребоваться в трех случаях: документ утерян или безнадежно испорчен самим работником, утрачен работодателем в результате какого-либо стихийного бедствия или запись об увольнении / переводе на другую должность признана недействительной. В любом из этих вариантов оформление дубликата трудовой книжки при утере или по решению суда ложится на плечи последнего работодателя.

Если от вас уволился специалист и непоправимо испортил документ, не успев устроиться на новое место, его восстановлением займетесь вы. Если сотрудник уже заключил с вами трудовой договор и лишь после этого заявил об утере — теперь это тоже ваша забота.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки вы легко найдете на любом профильном сайте. Открыв новый бланк, проставьте на титульном листе запись «Дубликат». Помните: общие требования к его оформлению точно такие же, как и к оригиналу документа.

С ними можно ознакомиться в утвержденных Правительством РФ Правилах ведения и хранения трудовых книжек (Постановление № 225 от 16 апреля 2003 года). Работодатель должен выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления (п. 31 Правил). Основные различия касаются раздела «Сведения о работе»: первой в дубликате должна быть запись об общем стаже сотрудника — количество лет, месяцев и даже дней, которые человек отработал до поступления на последнее место.

И уже ниже вписывайте отдельные периоды его занятости с указанием порядкового номера записи, даты приема, занимаемой должности и пр. Контур-Персонал ведет учет любых видов стажей и мгновенно рассчитывает стаж сотрудника на любую дату Помните, что любая запись должна быть подтверждена соответствующим документом или свидетельскими показаниями. Если книжки утеряны на предприятии из-за форс-мажорных обстоятельств, стаж сотрудника на данном месте утверждает специальная комиссия.

Также по ее решению делаются запросы предыдущим работодателям.

Если в утрате трудовой виноват сотрудник, он и должен самостоятельно запрашивать необходимые справки со всех мест работы, однако Правила настоятельно рекомендуют работодателю оказывать ему помощь. Форма запроса — свободная. Сколько организаций — столько запросов.

Сложности начинаются, если предприятие, где когда-то числился человек, уже не существует или реорганизовано. Тогда запросы следует адресовать в территориальный архив или компании-преемнику. Подтверждающими документами могут стать справки, выписки из приказов, личных дел или личных карточек, лицевых счетов, ведомостей на выдачу заработной платы и пр.

Прежде чем запрашивать у предыдущего работодателя персональные данные сотрудника, вам нужно получить у него разрешение в письменном виде.

Если представленные документы не содержат всех нужных сведений, то в дубликате фиксируются лишь те факты, которые есть в этих документах.

Многие кадровики допускают серьезную ошибку: указывают в качестве основания исходный документ — приказ о приеме / увольнении / переводе.

Однако хочу обратить ваше внимание на то, что вписываться может только документ, который вы лично видели, например, справка или выписка из приказа, полученная с предыдущего места работы сотрудника.

Заверять печатями можно только последнюю запись, ранние просто вписываются согласно Правилам. Если надо выдать новый документ, потому что одна из записей была признана недействительной − внесена по ошибке или признана судом незаконной, специалист кадровой службы проводит оформление дубликата трудовой книжки на основании оригинала.

От потери документов никто не застрахован, поэтому можно заранее сделать ксерокопии трудовых и заверить их. Это не займет много времени, но существенно облегчит их восстановление в случае необходимости. Читайте также: Подписаться × Выпуск № 16, апрель 2016 Прием на работу: оформляем документы правильно Эмма Форштретер Эмма Форштретер Эмма Форштретер Варвара Смирнова Алина Галиулина Загрузить ещё

II.

Ведение трудовых книжек

Данный документ в перечень НПА, на которые не распространяется требование об отмене с 01.01.2021, установленное ФЗ от 31.07.2022 . 8. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.9.

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного , удостоверяющего личность;б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).10. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).11.

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.12.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.(в ред. Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)(см.

текст в предыдущей редакции) личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики.(в ред. Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)(см. текст в предыдущей редакции)13. Трудовая книжка заполняется в , утверждаемом Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.(в ред.

Трудовая книжка заполняется в , утверждаемом Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.(в ред.

Постановлений Правительства РФ от 01.03.2008 , от 25.03.2013 )(см. текст в предыдущей редакции)14.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового Российской Федерации или иного федерального закона.15. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон и этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.(в ред.

Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)(см. текст в предыдущей редакции)16. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт Трудового кодекса Российской Федерации.17.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт Трудового кодекса Российской Федерации.18.

При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового Российской Федерации или иного федерального закона.19.

При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).20. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.21. В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;(пп.

«а» в ред. Правительства РФ от 19.05.2008 N 373)(см. текст в предыдущей редакции)б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.22. Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными.

Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной.

Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в установленном настоящими Правилами.В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж.

Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.23. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.24.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;(в ред.

Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)(см. текст в предыдущей редакции)в) о других видах поощрения, предусмотренных Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.(в ред.

Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)(см. текст в предыдущей редакции)25.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Открыть полный текст документа

Как оформить трудовую книжку

  1. 4.
  2. 2.
  3. 7.
  4. 1.
  5. 8.
  6. 3.
  7. 9.
  8. 6.
  9. 5.

В перечень документов, которые сотрудник должен предъявить при приеме на работу, входит трудовая книжка (ст.

65 ТК РФ). Это касается тех сотрудников, которые уже имеют такой документ. По общему правилу работодатель продолжает вести предъявленную сотрудником трудовую книжку. Трудовая книжка предъявляется только по основному месту работы и хранится там в течение всего периода работы сотрудника (ст. 66 ТК РФ).Трудовая книжка нужна, чтобы подтвердить трудовой стаж сотрудника.
66 ТК РФ).Трудовая книжка нужна, чтобы подтвердить трудовой стаж сотрудника.

Что такое трудовой стаж и чем он отличается от страхового?Есть два вида страхового стажа: один для , второй – для . Чтобы корректно определить оба стажа, нужна трудовая книжка.Раньше для назначения пенсии считали трудовой стаж (до 1 января 2002 г.). То есть брали весь период трудовой деятельности гражданина, исходя из которого считали трудовую пенсию.Для работодателя же стаж в трудовой книжке главным образом важен, чтобы правильно определить опыт работы сотрудника.Таким образом, в настоящее время под трудовым стажем можно понимать только время работы человека.

Например, если гражданин работает в организации, которая не перечисляет за него страховые взносы, у него будет идти трудовой стаж, но не будет страхового стажа для пенсии и пособий.При приеме сотрудника на работу особое внимание обратите на серию и год выпуска представленной им трудовой книжки.

Это поможет избежать оформления на работу по подложному документу.Если это все-таки произойдет и трудовая книжка окажется поддельной, сотрудник может быть уволен за представление при приеме на работу подложного документа (п. 11 ст. 81 ТК РФ).Серии трудовых книжек, которые выпускались в России (СССР) начиная с 1974 года, приведены в .

Вести трудовые книжки на каждого сотрудника должны следующие категории работодателей:

  1. организации;
  1. индивидуальные предприниматели;
  1. частные нотариусы;
  1. адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты.

Такой вывод следует из части 6 статьи 20, части 3 статьи 66 Трудового кодекса РФ. Обязанность оформить новую трудовую книжку возникает у работодателя и в тех случаях, когда сотрудник, поступающий на работу:

  1. только начинает свою трудовую деятельность;
  1. продолжает трудовую деятельность, но трудовая книжка у него отсутствует (потеряна, испорчена и т.

    п.).

Для оформления трудовой книжки сотрудник должен подать . В тексте заявления ему следует указать причину, по которой у него отсутствует трудовая книжка.Об этом сказано в частях 4 и 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.Также организация сотруднику, предъявляющему при приеме на работу трудовую книжку иностранного государства.Трудовые книжки, оформленные до вступления Республики Крым и г.

Севастополя в Российскую Федерацию, менять не нужно. Это касается как трудовых книжек советского образца, так и трудовых книжек украинского образца 1993 года.На территории России действуют трудовые книжки образца 1974 года (советские) и 2004 года. То есть с 2004 года в России выдают книжки по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225 (ст. 66 ТК РФ). А все те, которые были выданы раньше, начиная с 1974 года, продолжают действовать (п. 2 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Проверить, относится ли трудовая книжка сотрудника к советским образцам, можно по .

В ней названы все серии книжек, которые выпускались в России (СССР) начиная с 1974 года. К примеру, сотрудник принес трудовую книжку серии АТ-V.

Такие выпускались в СССР в 1986–1989 годах.

Значит, этот документ продолжает действовать на территории России, и менять его не нужно.В отношении трудовых книжек украинского образца предусмотрены особые правила. Если на сотрудника организации, расположенной в Крыму или г.

Севастополе, ранее была оформлена трудовая книжка украинского образца, ее менять также не нужно. Все дальнейшие записи продолжайте делать в ней.

Однако по желанию сотрудника такую книжку можно заменить.

Это предусмотрено пунктом 4 статьи 2 Закона от 14 октября 2014 г. № 299-ФЗ.Совет: если по желанию сотрудника ему будет оформлена российская книжка, старую украинскую книжку отдайте сотруднику. Она понадобится ему для последующего подтверждения трудового стажа.

А себе на всякий случай можно оставить копию.Ситуация: можно ли оформить трудовую книжку на бланке, который принес сам сотрудник?Нет, нельзя.

Трудовую книжку можно оформлять только на бланках, приобретенных у их законных распространителей.Производителем трудовых книжек является объединение «Гознак», которое подконтрольно Минфину России (п. 2 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н). На распространение трудовых книжек уполномочены: ГУП «Главснаб Правительства Москвы», ЗАО «Разносбыт», ООО «СпецБланк».Для получения бланков трудовых книжек необходимо написать на фирменном бланке своей организации письмо-заявку в адрес одного из этих распространителей с указанием количества нужных форм или направить запрос по факсу.Внимание: если бланки трудовых книжек и вкладышей к ним будут приобретены не у законных распространителей, работодателя могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства.Это следует из определения Верховного суда РФ от 6 сентября 2007 г.

№ КАС07-416. Размер штрафа в данном случае составит:

  1. для должностных лиц организации (например, руководителя) – от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);
  1. для предпринимателей – от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.);
  1. для организации – от 30 000 до 50 000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.).

Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.Ситуация: как оформить сотруднику трудовую книжку при устройстве на работу, если старую он потерял, а организация, являющаяся предыдущим местом работы, ликвидирована?Трудовая книжка является документом, предъявление которого обязательно при устройстве на работу (за исключением случаев, когда сотрудник устраивается на работу впервые или по совместительству).

Об этом сказано в частях 4 и 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине организация вправе оформить ему новую трудовую книжку. Для этого новый сотрудник должен написать (с указанием причины отсутствия трудовой книжки). Такие правила установлены в части 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.Данную норму в полной мере можно распространить на описываемую ситуацию.

При этом, оформляя новую трудовую книжку взамен утерянной, в нее внесите сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж запишите суммарно, то есть указывая общее количество лет, месяцев, дней работы, без уточнения работодателя, периодов работы и должностей.Такой порядок оформления трудовой книжки рекомендован в письме Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1026-6.Документами, подтверждающими стаж сотрудника, могут быть официальные ответы (письма) прежних работодателей, полученные по запросу организации (п.

23 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и п. 3.4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).Для того чтобы подтвердить стаж работы в организации, которая была ликвидирована, можно обратиться к ее правопреемникам.

Если правопреемники отсутствуют, за документами, подтверждающими стаж, нужно обратиться в государственный или муниципальный архив (ст. 23, п. 3 ст. 26 Закона от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ). Трудовую книжку сотруднику, поступившему на работу впервые, заполните в присутствии сотрудника в течение недели со дня приема на работу (п.

8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225).Трудовые книжки оформите на всех сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней (ч.

3 ст. 66 ТК РФ).Если сотрудник не приступил к работе в день, установленный трудовым договором, работодатель вправе аннулировать трудовой договор. В этом случае трудовой договор считается незаключенным (ч. 4 ст. 61 ТК РФ). Поэтому вносить запись в трудовую книжку такому сотруднику не нужно (письмо Роструда от 19 марта 2012 г.

4 ст. 61 ТК РФ). Поэтому вносить запись в трудовую книжку такому сотруднику не нужно (письмо Роструда от 19 марта 2012 г.

№ 395-6-1). В трудовую книжку вносите сведения:

  1. о сотруднике;
  1. о выполняемой им работе;
  1. о переводах на другую постоянную работу;
  1. о награждении за успехи в работе;
  1. об увольнении сотрудника (с основаниями прекращения трудового договора).

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносите за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.Такой порядок установлен в части 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ и в пунктах 4 и 5 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225.Запись в трудовой книжке сотрудника организации, расположенной в Крыму (городе Севастополе), зависит от того, поменялось ли название организации после перерегистрации.

Кроме того, по желанию сотрудника взамен украинской трудовой книжки может быть оформлена новая книжка российского образца (п. 4 ст. 2 Закона от 14 октября 2014 г. № 299-ФЗ). Поясним.Оформлять трудовые книжки крымские организации должны по российскому законодательству (ст.

23 Закона от 21 марта 2014 г. № 6-ФКЗ). При этом возможны три варианта.Вариант 1. Название организации не поменялось.

Значит, никакие новые записи вносить не придется.Вариант 2. Название организации поменялось после перерегистрации.Если после перерегистрации наименование организации изменилось, то запись об этом нужно внести в трудовые книжки. Это правило предусмотрено пунктом 3.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

№ 69. Формулировка может быть такой:Вариант 3. У сотрудника была трудовая книжка украинского образца, ее заменили новой по желанию сотрудника.

При этом не важно, менялось название организации или нет.В таком случае оформите новую трудовую книжку российского образца. Нужно сделать первую уже в российскую организацию, которая прошла перерегистрацию. Записи о работе в украинской организации не делайте.Ситуация: нужно ли вносить запись в трудовую книжку при заключении ученического договора с соискателем, не состоящим в штате организации?Нет, не нужно.По общему правилу записи в трудовую книжку вносят только тем сотрудникам, с которыми организация заключает трудовой договор (абз.

3 ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Кроме того, заполнять трудовую книжку нужно только в отношении сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).Таким образом, вносить запись в трудовую книжку о времени обучения сотрудника по ученическому договору не нужно.

Если необходимо внести новую запись в один из разделов трудовой книжки, а все графы этого раздела уже заполнены, то следует оформить вкладыш в трудовую книжку (п. 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Вносить новую запись в другие незаполненные разделы трудовой книжки неправомерно.

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225.Вкладыши работодатель в том же порядке, что и трудовые книжки, в том числе вносит сведения о них в .

Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей трудовой книжки по соответствующим разделам.

При этом сами по себе вкладыши без трудовых книжек недействительны.

Это следует из положений пунктов 11, 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.При выдаче вкладыша в трудовой книжке поставьте штамп с надписью «Выдан вкладыш» и укажите серию и номер вкладыша (п. 39 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225). Как правило, штамп проставляют в правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки.Конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, не указывают. На практике вкладыш вшивают между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки.

Если трудовая книжка оформляется впервые, то сначала заполните ее титульный лист.

На титульном листе запишите следующие сведения о сотруднике:

  1. фамилию, имя, отчество;
  1. дату рождения (число, месяц, год);
  1. образование, профессию, специальность (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Фамилию, имя и отчество укажите полностью, без сокращений и замены инициалами. Полностью напишите и дату рождения.

Записи сделайте на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, заграничного паспорта, водительских прав, военного билета и т.

п.).Запись об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний вносите на основании диплома, аттестата и т. д. Варианты записи об образовании:

  1. основное общее (если сотрудник окончил девять классов);
  1. среднее общее (если сотрудник окончил 11 классов);
  1. начальное профессиональное (если сотрудник окончил профессионально-техническое училище);
  1. среднее профессиональное (техникум, училище, колледж);
  1. высшее профессиональное (университет, институт, академия);
  1. послевузовское профессиональное образование (аспирантура, ординатура, докторантура).

А если сотрудник не закончил обучение? До 1 сентября 2013 года в строке «Образование» титульного листа трудовой книжки можно было сделать запись о неоконченном образовании соответствующего уровня (например: «неоконченное высшее»).

Для этого сотрудник должен был представить заверенный документ из образовательного учреждения (например, студенческий билет, зачетную книжку, справку и т. п.). Однако в связи с принятием нового Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ с 1 сентября 2013 года отсутствует такой уровень образования, как неоконченное высшее.

Поэтому данную запись в трудовую книжку вносить не следует. При необходимости факт обучения сотрудник может подтвердить справкой из образовательной организации, студенческим билетом или зачетной книжкой.

Таким образом, в трудовую книжку вносите только запись о законченном уровне образования (ст. 10 Закона от 29 декабря 2012 г.

№ 273-ФЗ).Такой порядок предусмотрен пунктом 9 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225, и пунктом 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.После того как внесете эти данные на титульный лист, укажите дату заполнения трудовой книжки и попросите сотрудника расписаться на специально отведенной для этого строке. Затем записи должен заверить своей подписью сотрудник, ответственный за выдачу трудовых книжек (инспектор по кадрам, начальник отдела кадров, бухгалтер и т.
Затем записи должен заверить своей подписью сотрудник, ответственный за выдачу трудовых книжек (инспектор по кадрам, начальник отдела кадров, бухгалтер и т. п.), с приложением печати организации или кадровой службы, если у нее есть своя печать.

Об этом сказано в пункте 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.Cовет: акционерные общества и ООО вправе не применять печать.

Но пока от печатей лучше не отказываться. Объяснение такое.7 апреля 2015 года вступил в силу Закон от 6 апреля 2015 г.

№ 82-ФЗ. Статьями 2 и 6 данного Закона предусмотрено, что акционерные общества и ООО теперь вправе (а не обязаны) иметь печать.

Сведения о наличии печати общество отражает в уставе.В то же время продолжают действовать пункты 2.2, 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) и пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225. Эти подзаконные акты предусматривают, что запись на титульном листе и записи об увольнении нужно заверять печатью.

Об этом напомнил Роструд в письме от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1.Во избежание споров рекомендуем продолжать использовать печать при ведении трудовых книжек.Еще один момент. Чтобы отказаться от печатей, обязательно внести изменения в устав своей организации.

Пример оформления титульного листа трудовой книжки А.В. Дежнева 13 января 2016 года принята в организацию на должность кассира.

Для нее это первое место работы. Сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, заполнил трудовой книжки Дежневой.

В разделе трудовой книжки «Сведения о работе» сделайте запись о службе, если сотрудник перед тем, как устроиться на работу, проходил службу в:

  1. армии;
  1. органах внутренних дел;
  1. Государственной противопожарной службе;
  1. учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы;
  1. органах налоговой полиции;
  1. органах по контролю за оборотом наркотических и психотропных веществ;
  1. таможенных органах.

Об этом сказано в пункте 21 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.Ситуация: можно ли внести запись о службе в армии после записи о приеме на работу?

Сотрудник предъявил военный билет уже после того, как был оформлен прием.Да, можно.Трудовую книжку заполняют на основе тех документов, которые сотрудник предъявил в отдел кадров.

Если на момент оформления книжки вы не располагали документом о воинской службе, то внести такую запись вы не могли.

Поэтому сделайте ее по факту предъявления военного билета.

Запись о приеме на работу сделайте так.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» вначале в виде заголовка укажите полное и сокращенное название организации. Под этим заголовком в графе 1 поставьте порядковый номер, а в графе 2 укажите дату приема на работу. В графе 3 сделайте запись о том, что сотрудник принят или назначен в структурное подразделение организации (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), впишите наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.

В графу 4 запишите дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения, согласно которому сотрудник принят на работу.Если сотрудник принят по срочному трудовому договору, то в записи о приеме на работу указывать на срочный характер .Такой порядок установлен в пункте 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.Работодатель может не вписывать наименование организации, а ставить перед записью о приеме на работу штамп, который включает полное и сокращенное (при наличии) названия организации.

Такой штамп приравнивается к записи в трудовой книжке. Данный вывод есть в письме Роструда от 19 августа 2015 г. № 1922-6-1. Пример оформления раздела «Сведения о работе» трудовой книжки А.В.

Лампочкин принят в организацию на должность электрика. До этого он проходил срочную службу в Вооруженных силах РФ.

Сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, заполнил трудовой книжки Лампочкина.Ситуация: как в трудовой книжке записать должность сотрудника, если в классификаторе должностей и профессий она не указана?По общему правилу наименование должности сотрудника в трудовой книжке нужно указать в соответствии со штатным расписанием организации.

Однако в ряде случаев организация должна соблюдать требования квалификационных справочников при назначении сотрудника на должность.

Такие квалификационные справочники утверждаются в порядке, установленном Правительством РФ в постановлении от 31 октября 2002 г. № 787. Обязанность соблюдать требования квалификационных справочников возникает в ситуации, когда федеральным законодательством предусмотрено предоставление льгот и компенсаций либо наличие ограничений в отношении сотрудников, которые работают в данной должности.

Это следует из положений абзаца 3 части 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ и абзаца 3 пункта 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

№ 69.Например, такая ситуация может возникнуть, если работа в той или иной должности дает сотруднику право на досрочное назначение пенсии. Перечень должностей, работа в которых дает право на досрочное назначение пенсии, перечислена в статьях 27 и 28 Закона от 17 декабря 2001 г.

№ 173-ФЗ. В этом случае при несоответствии должности, указанной в трудовой книжке, квалификационному справочнику, специалисты Пенсионного фонда РФ могут отказать сотруднику в праве на назначение досрочной пенсии. Вместе с тем, Минздравсоцразвития России по представлению федеральных органов исполнительной власти имеет право по согласованию с Пенсионным фондом РФ устанавливать тождество должностей, с учетом которых предоставляется право на досрочное назначение пенсии (п. 2 постановления Правительства РФ от 11 июля 2002 г.

№ 516). Например, приказом Минздравсоцразвития России от 31 мая 2006 г.

№ 435 установлено тождество должностей «фельдшер выездной бригады», «фельдшер скорой помощи» и т.

п. должности «фельдшер» в целях начисления досрочной пенсии.Ситуация: нужно ли указывать в трудовой книжке, что работа, на которую принят (переведен) сотрудник, выполняется вахтовым методом?Да, нужно.Во всех случаях, когда сотрудник выполняет работы вахтовым методом, в его трудовой книжке в графе 3 раздела «Сведения о работе» указывайте, что работа выполняется вахтовым методом. Данный порядок следует соблюдать как при приеме, так и при переводе сотрудника на работу, которая выполняется вахтовым методом.

Об этом говорится в пункте 2.4 Основных положений, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31 декабря 1987 г. № 794/33-82. Пример оформления трудовой книжки при приеме сотрудника для выполнения работ вахтовым методом А.В. Лампочкин принят в организацию на должность судового электромеханика для выполнения работ вахтовым методом.

Сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, внес запись о приеме на работу в Лампочкина.

Чтобы заверить копию трудовой книжки, заверьте каждый лист копии. Для этого проставьте на каждом листе заверительную надпись «Верно» («Копия верна»), а также иные обязательные реквизиты:

  1. должность лица, заверившего копию;
  1. его личную подпись;
  1. расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  1. дату заверения;
  1. печать организации (печать отдела кадров).

Такой порядок следует из пункта 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г.

№ 65-ст. Все листы копии скрепите.Если копия трудовой книжки содержит большое количество листов, чтобы не заверять каждый лист копии, заверьте ее в особом порядке.А именно на первом листе или на оборотной стороне последнего листа копии документа сделайте запись: «Копия». Сшейте ниткой и пронумеруйте все листы копии. Концы нитки выведите на оборот последнего листа копии, опломбируйте и сделайте запись: «Верно.

Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов». Ниже записи руководитель организации или сотрудник, уполномоченный на заверение копий, указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать так, чтобы часть оттиска заходила на пломбу. Аналогичные разъяснения по заверению многостраничных копий документов, представляемых в налоговые органы, дают специалисты финансового ведомства (см.

письмо Минфина России от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142).Если дополнительно требуется подтвердить факт работы сотрудника в организации, то на последнем листе копии трудовой книжки ниже всех записей внесите текущую дату и запись: «Работает по настоящее время». Под ней руководитель организации или уполномоченный им сотрудник указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи и печать.Ситуация: нужно ли предпринимателю оформлять трудовую книжку на себя?

Предприниматель является работодателем/Нет, не нужно.Законодательство требует, чтобы работодатели (за исключением физических лиц, которые не являются предпринимателями) оформляли трудовые книжки только сотрудникам.При этом на себя работодатель (предприниматель) трудовую книжку оформлять не должен.

Исключением является случай, когда работодатель сам является наемным работником и заключает трудовой договор с собственником имущества организации.Такой вывод позволяет сделать статья 66 Трудового кодекса РФ.Ситуация: нужно ли внести в трудовую книжку сотрудника, который до трудоустройства был предпринимателем, запись о его предпринимательской деятельности (стаже)?Нет, не нужно.Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже сотрудника (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Предпринимательская деятельность не относится к трудовой, поэтому в трудовой книжке бывшего предпринимателя отсутствуют записи о ней (ст. 15, 66 ТК РФ, п. 1 ст. 2 ГК РФ).

Вносить в трудовую книжку сотрудника сведения о стаже работы за этот период организация не должна (п. 23 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225, п. 3.4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

№ 69).Вместе с тем, сотруднику необходимо подтвердить стаж за время его предпринимательской деятельности для начисления ему социальных выплат. Дело в том, что влияет на размер пособий по временной нетрудоспособности, гарантирует выплату пенсий по старости и выслуге лет (ч.

1 ст. 7 Закона от 29 декабря 2006 г.

№ 255-ФЗ и абз. 3 ст. 2, гл. III Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ).В качестве подтверждающих стаж документов могут выступать справки, выданные территориальными отделениями ФСС России или Пенсионного фонда РФ, о периоде уплаты взносов в эти фонды.

Подтверждает этот вывод письмо ФСС России от 1 декабря 1997 г.

№ 052/895-97. Объясняется это так.Для определения социальных выплат гражданам (пособий по временной нетрудоспособности, пенсий и т. д.) рассчитывается страховой стаж (ст. 7 Закона от 29 декабря 2006 г.

№ 255-ФЗ, ст. 7 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ).В предпринимателей включаются периоды работы, за которые они уплачивали страховые взносы в ФСС России и Пенсионный фонд РФ (ч.

1–1.1 ст. 16 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 2–2.1 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91, п. 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 12 февраля 1994 г.

№ 101, ст. 2 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ, п. 1 ст. 28 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).Поэтому в отсутствии других документов для подтверждения своего стажа предприниматель вправе представить организации справку о периоде уплаты страховых взносов, выданную территориальным отделением ФСС России.Ситуация: нужно ли оформить сотруднику новую трудовую книжку, если та, которую он предъявил при приеме на работу, заведена у предпринимателя?Нет, не нужно.Начиная с 6 октября 2006 года предприниматели имеют право оформлять и вносить записи о работе в трудовые книжки (ч.

3 ст. 66, ч. 1 ст. 309 ТК РФ). Поэтому, если сотрудник предъявит трудовую книжку, заполненную предпринимателем, считайте такой документ оформленным в соответствии с законодательством.

Даже если дату приема на работу в трудовой книжке сотрудника предприниматель указал задним числом (до 6 октября 2006 года). Такое разъяснение содержится в письме Минздравсоцразвития России от 30 августа 2006 г.

№ 5140-17.Ситуация: как правильно предпринимателю внести записи о приеме и увольнении в трудовую книжку сотрудника?

Сотрудник был принят на работу до 6 октября 2006 года, а уволен после этой даты.С 6 октября 2006 года предприниматели-работодатели должны вести трудовые книжки сотрудников (ст. 66 ТК РФ). Поэтому после указанной даты предпринимателю необходимо завести трудовые книжки на всех своих сотрудников – как в случае продолжения трудовых отношений с ними, так и в случае их прекращения. При увольнении сотрудника вносить в трудовую книжку только запись об увольнении (без записи о приеме) не имеет смысла, поэтому предпринимателям следует сделать парную запись о приеме и увольнении.При внесении в трудовую книжку записей о приеме и увольнении сотрудника, который был принят на работу до 6 октября 2006 года, а уволен после этой даты, предпринимателям рекомендован следующий порядок действий.Сначала в разделе 3 трудовой книжки сделайте запись о приеме сотрудника на работу.

При этом в графе 2 раздела 3 трудовой книжки укажите дату фактического приема сотрудника на работу. То есть, если, например, сотрудник устроился на работу 1 июня 2004 года, при внесении записи о приеме на работу после 6 октября 2006 года в графе 2 раздела 3 трудовой книжки следует указать 01.06.2004.После этого ниже внесите запись об увольнении сотрудника.

То есть по порядку укажите: номер записи, дату увольнения, его причину и документ, на основании которого внесена запись.Ситуация: может ли предприниматель не делать запись об увольнении сотрудника в его трудовой книжке? Сотрудник был принят на работу до 6 октября 2006 года, а уволен после этой даты.Нет, не может.С 6 октября 2006 года предприниматели-работодатели должны вести трудовые книжки сотрудников (ст. 66 ТК РФ). Поэтому после указанной даты предпринимателю необходимо завести трудовые книжки на всех своих сотрудников – как в случае продолжения трудовых отношений с ними, так и в случае их прекращения.

При увольнении сотрудника вносить в трудовую книжку только запись об увольнении (без записи о приеме) не имеет смысла, поэтому предпринимателям следует сделать парную запись о приеме и увольнении.Ситуация: как частному нотариусу заполнить трудовую книжку, если он увольняет сотрудников из-за сложения своих полномочий?Увольняя сотрудников по причине сложения полномочий, нотариус может использовать одно из двух оснований: статью 307 Трудового кодекса РФ – по условиям трудового договора или статью 78 – по соглашению сторон.

Выбор зависит от условий договора с сотрудником.Первое основание – статью 307 – можно применить только, когда в трудовом договоре с сотрудником нотариус предусмотрел увольнение по причине сложения своих полномочий.

Ведь работодателям – физическим лицам, к коим относится и частный нотариус, дано право устанавливать дополнительные основания для увольнения своих сотрудников.

В таком случае прописать их нужно в трудовом договоре. Об этом сказано в части 1 статьи 307 Трудового кодекса РФ. Если применяете это основание, то запись в трудовой книжке сформулируйте так:

«Уволен по основанию, предусмотренному трудовым договором, в связи со сложением полномочий нотариусом, статья 307 Трудового кодекса РФ»

.В договоре такого основания для увольнения, как сложение полномочий нотариуса, не предусмотрено?

Тогда воспользуйтесь статьей 78 Трудового кодекса РФ. То есть увольте сотрудника по соглашению сторон. Для этого заключите с ним , а в трудовой книжке сделайте такую запись:

«Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ»

.Каких-то других специальных оснований для увольнения в ситуации, когда нотариус складывает свои полномочия, ни Трудовым кодексом РФ, ни другими федеральными законами не предусмотрено.

Поэтому надо применять те общие основания прекращения трудового договора, которые прописаны в статье 77 Трудового кодекса РФ.

Учитывая, что инициатором увольнения выступает нотариус, уволить сотрудника он может по одному из двух оснований – статья 78 или статья 307 Трудового кодекса РФ.Увольнять же сотрудника в данной ситуации по основаниям пункта 1 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ не стоит. Ведь если говорить о работодателях – физических лицах, а к ним относится и частный нотариус (ч. 5 ст. 20 ТК РФ), то этот пункт предусмотрен исключительно для индивидуальных предпринимателей, которые увольняют сотрудников по своей инициативе из-за прекращения деятельности.