Гост написания служебной записки



Гост написания служебной записки

Служебная записка. Образец написания


47206 Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом.

Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д. Примеры служебных записок: — — — — — — — — Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

  1. Бесплатная загрузка
  2. Онлайн просмотр
  3. Бланк и образец
  4. Проверено экспертом

ФАЙЛЫ Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы. В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий. Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д.

В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки). Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию.

Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии.

Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  1. дате ее составления,
  2. о наименовании предприятия,
  3. должностном лице, к которому она направляется.
  4. сотруднике, который пишет записку,

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения. Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота. Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  • Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
  • В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
  • В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  • После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  • Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.

Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании.

Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации.

Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать.

Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

  1. Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.
  2. Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
  3. Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
  4. Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
  5. Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту.

Однако классическим вариантом является письменное составление. Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня.

К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников.

Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться .

От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя.

Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

Записки

Очистить Записка – это информационно-справочный документ, главная функция которого – обмен сведениями между лицами, подразделениями.

Отличается вспомогательным характером. Существует множество видов записок: служебные, аналитические, докладные, пояснительные. Эти разновидности документов часто путают между собой из-за минимальных отличий между ними.

Рассмотрим основные виды бумаг.

Служебная записка – это документ информационного характера, нужное для передачи сведений между работниками и руководителями отделов, компаний и подразделений. Сообщения для передачи могут быть самыми различными: от оповещений от деятельности организации до уведомлений о ЧП, жалоб. Главная цель составления такой записки – согласование вопросов, связанных с деятельностью компании.

Оформляется документ тогда, когда решить проблему в устном порядке невозможно. На основании записок могут оформляться распоряжения.

Потребность в составлении записок появляется при наличии этих обстоятельств:

  1. Согласование предстоящей работы.
  2. Оперативное уведомление руководителей о появившейся проблеме.
  3. Формирование инструкций.
  4. Поиск пути решений проблемы.
  5. Согласование с сотрудниками или руководителями.
  6. Извещение о чем-либо.
  7. Запрос необходимых сведений.
  8. Объяснение той или иной вещи.

СЗ не входит в ОКУД, а потому сведения из нее не должны содержать приказы/распоряжения.

Форма записки не оговорена в законе. Она может разрабатываться организацией самостоятельно. Разработанную форму нужно закрепить внутренним актом. К примеру, образец СЗ может содержаться в инструкции по делопроизводству. Основное отличие докладных записок – их получатель. Такие документы направляются вышестоящим сотрудникам: главбухи, руководители, замы.

Такие документы направляются вышестоящим сотрудникам: главбухи, руководители, замы. Причем ДЗ может отправляться не только руководителям своей компании, но и управленцам сторонней фирмы.

Составляются они для информирования руководства о чем-либо. К примеру, это может быть уведомление о выполнении работ, о решении проблемы. Докладная записка наделяется юридической силой.

Обычно документ носит информационный или отчетный характер.

Иногда записка может составляться с целью уведомления о ЧП.

Докладные записки подразделяются на виды в зависимости от своего содержания:

  1. Информирующие. Документ содержит сведения о деталях работы, об их итогах.
  2. Инициативные. Содержат какую-либо инициативу. Служат побуждением для принятия какого-либо решения.
  3. Отчетные. Необходимы для уведомления о завершении работы, выполнении распоряжений.

также могут быть внешними и внутренними. Первые отправляются в другие компании, вторые необходимы для передачи сведений внутри одной фирмы. Докладная – это документ, наделяемый юридической силой.

А потому к нему предъявляются повышенные требования:

  1. ДЗ может сопровождаться другими документами. В этом случае нужно включить в записку перечень этих документов.
  2. Если у записки внешний получатель, она обычно подписывается руководителем компании.
  3. Записку нужно зарегистрировать, присвоить ему определенный регистрационный номер.
  4. Для оформления записки потребуется фирменный бланк компании.

Текстовая часть документа определяется его назначением, целью составления. Служебные и докладные записки очень похожи между собой.

Однако нужно учитывать и их различия:

  1. Получателем СЗ может быть любой сотрудник компании. ДЗ всегда предназначается для вышестоящих сотрудников. Как правило, это руководство.
  2. СЗ – это внутренний документ. То есть, он используется только внутри фирмы для связи между ее сотрудниками. ДЗ может отправляться в другие компании.
  3. СЗ может представлять собой обычный лист. ДЗ же, если она отправляется в стороннюю фирму, должна быть составлена на фирменном бланке. Документ нужно будет также снабдить регистрационным номером.
  4. СЗ не наделяется юридической силой, а ДЗ – наделяется.

Существует также еще один распространенный вид записок – объяснительные.

Их отличие от остальных документов заключается в том, что они составляются при нарушениях трудовой дисциплины. Объяснительная включает в себя эти сведения:

  1. Причины этого нарушения.
  2. Факт правонарушения.

Документ составляется при следующих обстоятельствах:

  1. Внештатная ситуация на производстве.
  2. Нарушение трудовой дисциплины.
  3. Материальный ущерб со стороны сотрудника.

Еще один вид документов – пояснительная записка. Она служит дополнением к основному документу.

Записка детализирует состав этого документа, дополняет его.

  1. 12548
  2. 12657
  3. 2657
  4. 6539
  5. 5711
  6. 19044
  7. 9305
  8. 12130
  9. 6724
  10. 12432
  11. 5663
  12. 5765
  13. 34700
  14. 16652
  15. 33015
  16. 12136
  17. 30479
  18. 7493
  19. 17149
  20. 10960
  21. 13762
  22. 10945
  23. 47206
  24. 16102
  25. 9278
  26. 14059
  27. 9158
  28. 10542
  29. 1591
  30. 6710

Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

Добавить в «Нужное» Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 октября 2012 г.Е.В. Орлова, директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо» Формальность, отнимающая время и силы, — именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы.

Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий.

На самом же деле они используются не только для этого. Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать.

Прежде всего, все записки — это информационно-справочные документы для оперативного управления. С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением).

Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения, а может быть только принята к сведению.

Но написать их совсем непросто.

Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах.

Попробуем их сформулировать сами. Для наглядности покажем основные отличия в таблице.

Характеристики Докладная записка Служебная записка Объяснительная записка Суть записки

  1. содержит выводы и предложения составителя
  2. информирует о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе;
  1. содержит запрос, информацию по запросу, уточнение задания, разъяснение, просьбу, предложение
  2. информирует о необходимости решения оперативных вопросов.

    При этом не надо включать в записку вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления;

Объясняет причины какого-либо события, факта, поступка, происшествия, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений, отступлений от установленных правил работы, возникновения внештатных ситуаций (авария, ДТП, кража и пр.). При желании письменные объяснения, которые требуется составлять для наложения на работника дисциплинарного взыскания, также могут быть оформлены как объяснительные записки, ; Направленность Обращение к руководству:

  1. от руководителя филиала к руководителю головного подразделения
  2. от руководителя отдела к руководителю компании;
  3. от работника к руководителю отдела;

Переписка между руководителями или работниками одного уровня управления, не подчиненными друг другу по должности, по вопросам, входящим в их компетенцию Объяснение (пояснение) нижестоящего должностного лица вышестоящему Виды записок по назначению

  1. отчетные
  2. инициирующие принятие решения;
  3. чисто информативные;
  1. описывающие какое-либо событие
  2. объясняющие действия конкретного работника (подразделения);

Структура I раздел — изложение причин, фактов или событий, послуживших поводом для ее написания; II раздел — при необходимости — анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы; III раздел — описание конкретных выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять I раздел — изложение фактов, послуживших поводом к ее написанию; II раздел — описание причин, объясняющих сложившуюся ситуацию. Не содержит выводов и предложений Виды записок по степени доступности

  1. открытый документ;
  2. конфиденциальный документ

Примеры записок Предложение о премировании конкретного работника Информация в службу охраны о необходимости пропуска в здание работников, которые будут работать в выходной день Объяснение в производственно-технический отдел о причинах перерасхода основных материалов против производственных норм (приложение к форме № М-29) В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходов, например:

  1. объяснительная записка может пригодиться:
  2. для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометра, .

    На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показаний;

  3. служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременно;
  1. для решения вопроса оплаты стоимости проезда в отпуск.

    Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документы.

  2. для получения вычета по НДФЛ на ребенка, если с прежнего места работы нет справки 2-НДФЛ. Когда человек долгое время не работал и устраивается на работу вновь, нужна его объяснительная об отсутствии доходов, трудовая книжка и письменное заявление на вычеты;

Понятно, что если записка является первичным документом, то она должна содержать все реквизиты такого документа.

Многим сотрудникам написание записок дается с трудом, ведь это непривычная для них работа.

Чтобы облегчить задачу, предусмотрите правила составления, а также бланки записок в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, и ознакомьте работников с ней. Фрагмент инструкции может выглядеть, например, так. Утверждена приказом по ООО «Альфа» от 27.12.2011 № 123 . 4.10. Записки (докладные, служебные, объяснительные) .
4.10. Записки (докладные, служебные, объяснительные) .

4.10.4. Каждая записка составляется с указанием следующих реквизитов:

  1. отметка о наличии приложения (если оно есть), например: «Приложение: в 1 экз. на 3 л.»;
  2. заголовок к тексту, который должен начинаться предлогом «О» или «Об»;
  3. дата документа — дата подписания (арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год);
  4. подпись составителя (должность составителя; личная подпись и ее расшифровка (ф. и. о.)).
  5. наименование вида документа — докладная, служебная или объяснительная записка;
  6. адресат — ф. и. о. и должность лица, кому адресована записка (в дательном падеже);
  7. наименование структурного подразделения — составителя записки;

4.10.5. Текст пишется от первого лица в единственном числе. В тексте записки не должно быть приветствий и завершающих пожеланий.

Рекомендуется заканчивать текст словами «Считаю.

(необходимым, целесообразным и т.

д.)», «Предлагаю.», «Прошу. (выделить, направить и т.

п. или сделать необходимые выводы)». 4.10.6. Бланки форм докладной, служебной и объяснительной записок приведены в приложениях № 15, 16, 17 к Инструкции. Когда сотруднику понадобится написать записку, дайте ему готовый бланк, а лучше образец. Приведем примеры оформления разных записок. Бухгалтерия Генеральному директору ООО «Альфа» И.И.

Бухгалтерия Генеральному директору ООО «Альфа» И.И. Стасову Начальнику отдела кадров С.В. Климовой Причины, указанные в объяснительной, признать неуважительными.

Применить дисциплинарное взыскание в форме замечания к Т.И.

Богдановой Главному бухгалтеру А.Д. Жаровой Принять меры к восстановлению ГТД

30.08.2012 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА от 30.08.2012 № 12 О причинах утраты оригинала ГТД Утрата 29.08.2012 оригинала ГТД на поставку по Контракту с Bonduelle, France, от 20.04.2012 № 0007/5 партии зеленого горошка (Таможенный пост Гатчинский) произошла при ксерокопировании этого документа.

Офисный копир не предназначен для автоматического копирования документов малой плотности бумаги.

Оригинал ГТД, имеющий плотность кальки, автоматически копировался в комплекте с другими документами, имеющими более высокую плотность бумаги. В результате произошло замятие и зажатие оригинала ГТД между валиками копира. При попытке его извлечь документ был разорван на мелкие, невосполнимые и нечитаемые части.

Бухгалтер Т.И. Богданова С документом ознакомлены: Начальник отдела кадров С.В. Климова 30.08.2012 Главный бухгалтер А.Д.

Жарова 30.08.2012 Бухгалтерия Начальнику технического отдела А.П.

Носову СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА от 13.08.2012 № 25 О представлении показателей для премирования Прошу представить в срок до 16.08.2012 показатели, предусмотренные п.

4.5 Положения о премировании ООО «Альфа», для расчета премии специалистам технического отдела.

Главный бухгалтер А.Д. Жарова С документом ознакомлен: Начальник технического отдела А.П.

Носов 13.08.2012 Бухгалтерия Генеральному директору ООО «Альфа» И.И. Стасову Начальнику отдела кадров С.В.

Климовой Подготовить проект приказа об отзыве из отпуска Жаровой А.Д. с ее согласия 26.09.2012 ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА от 26.09.2012 № 28 О необходимости отзыва из отпуска Жаровой А.Д. В настоящее время проводится аудиторская проверка нашей компании по срочному спецзаданию наших учредителей.

В ходе работы появилась необходимость в разъяснениях структуры дебиторской задолженности по импортным контрактам с китайскими компаниями. Поскольку учет этих контрактов ведет лично главный бухгалтер Жарова А.Д., только она обладает нужной информацией.

В связи с этим прошу отозвать из ежегодного оплачиваемого отпуска главного бухгалтера Жарову А.Д. Заместитель главного бухгалтера Н.В.

Потапова С документом ознакомлен: Начальник отдела кадров С.В.

Климова 26.09.2012 *** При написании записок помните, что они должны быть краткими (учитывая занятость адресата) и понятными.

И если вы установите правила их оформления, то любой работник с этим легко справится. Понравилась ли вам статья?

  1. Ничего нового не нашел
  2. Почему оценка снижена?
  3. Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  4. Нужно больше примеров
  5. Тема не актуальна
  6. Нет ответа по поставленные вопросы
  7. Слишком много слов
  8. Статья появилась слишком поздно
  9. Другое
  10. Есть ошибки
  11. Аргументы неубедительны

Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

  1. хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
  2. я не подписчик, но хочу им стать
  3. я подписчик электронного журнала
  • , № 2, № 2
  • , № 1
  • , № 7
  • , № 9
  • , № 4
  • , № 18
  • , № 17
  • , № 4
  • , № 3, № 3
  • , № 16, № 16
  • , № 21, № 21
  • , № 13, № 13
  • , № 10
  • , № 13
  • , № 9

Правила оформления служебной записки по закону

Служебная записка считается наиболее распространенным внутренним документом в организациях, который позволяет запросить информацию у параллельных подразделений для решения ряда производственных задач.

Представленная документация требует правильного оформления относительно структуры и внешней подачи.

Рассмотрим основные особенности в представленной статье.

Под служебной запиской (СЗ) следует понимать вид докладной записки, позволяющая запрашивать информацию должностными лицами, которые находятся на одном уровне управления. Напомним, что докладная используется по вертикали, то есть направляется вышестоящим управленцам, тогда как в случае с СЗ бумага − по горизонтали. Единого образца, который установлен государственными органами отсутствует.

Но в ряде документов содержатся упоминания относительно пояснительных и объяснительных записок, а также докладных. Обычной практикой считается использование норм оформления, которые устанавливаются локальными нормативными актами. То есть ведение делопроизводством определяет структуру и внешний вид представленного документа.

Документация проходит регистрацию, специализированный учет, так как является письменной бумагой.

При решении сложных задач, которые невозможно решить без участия «параллельных» структур.

Учет документооборота является доказательной базой, то есть позволяет оттянуть время и перераспределить ответственность. На текущий момент на территории отечественного государства действует государственный стандарт Р7.0.97 – 2016

«Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу»

. Для организационно-распорядительной документации имеется отдельная статья, где представлены основные особенности и нормативные указания.

В пункте 5.15 располагается упоминание относительно СЗ.

Важно отметить, что документ носит рекомендательный характер.

При условии внесения пункта-отсылки к ГОСТ представленные нюансы нужно будет соблюдать. В самом документе детальное регулирование относится к внешнему виду, особенностям оформления на различных типах бумаги, в том числе регулирование по форматированию.

По краям должны располагаться поля 10 и 20 мм справа и слева соответственно. Все документы должны заполняться только на русском. Справа в верхнем углу вписывается адресат, слева наименование бумаги, дата регистрации, регистрационный номер.

В заголовке должна отражаться суть служебной записки.

Здесь могут использоваться как текст, так и аналитические материалы, в том числе анкеты, таблицы. Обычно написание основного содержания выполняется в официально-деловом стиле, при этом должно содержать 2 части: мотивировочная (суть проблемы и цели докладной) и запрос (заключительная часть в виде просьбы).

Если имеются приложения, необходимо делать указание, отсылку на дополнение. Снизу проставляется должность, Ф.И.О. и подпись лица, которое оформляет данный документ.

В случаях, когда СЗ располагается на нескольких листах, необходимо выполнять нумерацию страниц. В силу изменений в обществе, переходе на электронный документооборот, в ГОСТ указаны требования относительно таких документов.
В правилах прописаны следующие позиции:

  1. вверху страницы производится нумерация арабскими цифрами;
  2. размер шрифта от 12 до 14 pt;
  3. выравнивание по ширине листа;
  4. текст следует оформлять четкими шрифтами, которые легко читаются (Times New Roman, Calibri, Arial, в некоторых случаях допускается Verdana);
  5. стандартным межстрочным интервалом считается 1-1,5;
  6. отступ абзаца 1,25 см.

Обратите внимание, что для служебной записки имеется возможность двусторонней печати.

Использование печати при отправлении внутреннего документа не требуется. На текущий странице можно скачать пример бумаги, которая заполнена на основании ГОСТ. Выше отмечалось, что служебная записка не является официальным документом. Поэтому даже в случае отправления последней не по форме не несет никаких последствий.

Поэтому даже в случае отправления последней не по форме не несет никаких последствий.

Единственным исключением считается принципиальность должностных лиц, а также прописанные нормы в локальных документах. Но желательно следовать общим правилам законодательства, которые связываются с различными обращениями.

Их можно также перенести на СЗ.

Отказ по заявлениям обычно дается:

  1. если ранее ответ по запросу давался многократно;
  2. неподдающиеся прочтению;
  3. при необходимости сохранить тайну.
  4. наличие нецензурной лексики, оскорблений;
  5. анонимные документы, не указано лицо, осуществляющее запрос;

Представленные нормы прописываются в ФЗ «О порядке рассмотрения обращений». Несмотря на отсутствие точных указаний, правил переписки, они должны выполняться с соблюдением норм делового общения и традициями бизнес-сообщества.

Служебные записки: как оформить и когда пригодятся в учете

→ → → Добавить в «Нужное» Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 8 мая 2021 г. ДОКУМЕНТООБОРОТ

Н.Н. Катаева,ведущий экспертСлужебная записка — довольно популярный инструмент коммуникации внутри организации.

Она может помочь определить деловую цель тех или иных затрат, установить размер расходов, а также стать дополнительным аргументом в споре с проверяющими.

Образцы служебных записок для различных случаев можно найти: В законодательстве правил оформления служебной записки нет.

Поэтому работники вправе составлять ее в произвольной форме.

Однако если служебная записка часто используется в организации, то можно предусмотреть форму бланка и правила ее составления в локальных нормативных документах, руководствуясь требованиями по оформлению документов, и ознакомить с ними работников. Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей: в первой — излагаются факты, послужившие поводом для написания, во второй — делаются выводы и даются предложения по поставленному вопросу.

После того как работник составил служебную записку, ее передают: •если требуется дополнительное согласование действий — согласующему лицу для проставления визы. Виза, как правило, проставляется в нижней части листа на свободном месте или на отдельном листе и представляет собой согласие/несогласие с выводами или предложениями работника.

Затем служебную записку отдают руководителю организации, а он выносит свою резолюцию; •если дополнительных согласований не требуется — сразу руководителю организации для вынесения резолюции. Резолюция на документ обычно ставится в верхнем углу и содержит следующую информацию: •кому поручено исполнение документа — должность, ф.

и. о. исполнителя; •само поручение в повелительном наклонении; •срок исполнения (при необходимости); •подпись и дату.

Приведем образец бланка служебной записки. (кому: должность, ф. и. о.) (содержание поручения, сроки исполнения) (подпись, дата) (кому: должность, наименование структурного подразделения) (ф. и. о.) от (кому: должность, ф.

и. о.) (заголовок текста) (обстоятельства, послужившие основанием для составления служебной записки) , В связи с изложенным Приложение (перечень документов, количество листов) «» 20 г. (подпись) (ф. и. о.) (согласовано/не согласовано) (должность, ф.

и. о., подпись, дата) После того как служебная записка согласована и по ней вынесено решение, оно подлежит исполнению. Служебные записки составляются для решения рабочих вопросов технического, информационного, организационного или хозяйственного характера на всех уровнях организации — для запроса информации, выдачи инструкций, объявления, извещения кого-либо из сотрудников о каком-либо событии. Например, в отдел кадров попадают служебные записки руководителей подразделений о несоблюдении сотрудниками дисциплины и с требованием принять меры — отстранить от работы, вынести дисциплинарное взыскание.

Кадровики служебной запиской могут информировать директора о нарушении руководителями подразделений установленных правил, к примеру о несвоевременной сдаче табелей учета рабочего времени. И бухгалтеру этот документ бывает необходим.

Как правило, для того чтобы разобраться, какие расходы были понесены и в каком размере.

Так, при технической неисправности приборов в автомобиле, например одометра, записка послужит основанием для списания расходов на топливо по показаниям GPS-навигатора. При перерасходе топлива во время служебной поездки записка с резолюцией руководителя определяет, как отразить перерасход в бухучете — списать на расходы или возместить ущерб за счет работника. Служебная записка от профильных подразделений поможет бухгалтерии определить конкретные сроки полезного использования активов, например созданного программного продукта.

Рассмотрим, в каких случаях служебная записка как дополнительный документ послужит для объяснения и документального обоснования тех или иных хозяйственных операций, отраженных в бухгалтерском и налоговом учете. Подтверждать сами суточные документами не надо.

Но период командировки должен быть подтвержден, ведь от этого зависит размер суточных. Как известно, командировка удостоверяется проездными документами, а если их нет, то документами о найме жилья, (далее — Положение о командировках).

В ряде случаев подтвердить период, за который надо выплатить суточные, можно служебной запиской. Например, так поступают, если работник в командировку направился на автомобиле; ; .

Когда самолет к месту командировки улетает ночью, а работник выезжает в аэропорт накануне вечером, служебная записка поможет учесть день выезда для расчета суточных Если вернуться из командировки в день, указанный в приказе, невозможно, то служебной запиской объясняется причина вынужденной задержки.

Например, на пути следования образовалась пробка, в которой пришлось простоять значительное время, поэтому работник не успел вернуться в назначенный срок.

Однако помните, что указанные в служебной записке время выезда и возвращения, срок пребывания в месте командировки должны соответствовать датам в путевом листе, иначе у налоговых органов при проверке могут возникнуть претензии; . Также срок пребывания в командировке подтверждается служебной запиской, если у работника нет ни проездных документов, ни документов по найму жилья в месте командировки.

Тогда в такой записке должностное лицо организации, в которую был направлен работник, делает отметку о датах прибытия работника в место командировки и выезда оттуда и ставит свою подпись; . Бывают ситуации, когда самолет в место командировки вылетает ночью. А поскольку в аэропорт требуется приезжать заблаговременно (регистрация на рейс заканчивается за 30—40 минут до времени отправления, да и дорога до аэропорта занимает некоторое время), то выезжать приходится вечером накануне вылета.

Законодательно вопрос о включении в расчет периода командировки дня выезда в аэропорт накануне дня вылета не урегулирован. Во избежание споров лучше прописать такой нюанс в положении о командировках организации по аналогии с нормой об учете времени для проезда к аэропорту и железнодорожному вокзалу, находящимся за чертой населенного пункта. А чтобы учесть день выезда в аэропорт в расчете суточных, работнику целесообразно составить служебную записку и приложить к ней проездной документ до аэропорта.

Образец служебной записки в этом случае может выглядеть так ().

Генеральному директору ООО «Промторг» Семенову И.П. от менеджера Колпаковой И.А. Главному бухгалтеруВоробьевой Н.Н.

выплатить суточные за 19.02.2019 25.02.2019 В соответствии с приказом от 15.02.2019 № 10 в период с 20.02.2019 по 22.02.2019 я находилась в командировке в г.

Новосибирске. Так как вылет самолета в г.

Новосибирск был 20 февраля в 00 ч 10 мин, мне пришлось выехать в аэропорт Шереметьево от Белорусского вокзала на аэроэкспрессе 19 февраля в 21 ч 00 мин.

В связи с изложенным прошу учесть день выезда — 19 февраля — в расчете срока командировки и выплатить за этот день суточные.

Приложение: Копия билета от 19.02.2019 на аэроэкспресс по маршруту Белорусский вокзал — Шереметьево. 25 февраля 2021 г. И.А. Колпакова Согласовано Руководитель отдела продаж В.М. Бусыгина 25.02.2019 Вообще работодатель не обязан возмещать работнику расходы на проживание в месте командировки при отсутствии документов, подтверждающих эти затраты.

Но если сочтет нужным, то может возместить не подтвержденные документами расходы на основании служебной записки работника. В ней работник должен указать причину отсутствия документов на жилье, потраченную сумму и привести косвенные доказательства.

На основании служебной записки с резолюцией руководителя бухгалтер отразит расходы. Служебная записка в таком случае может выглядеть, например, так (). Генеральному директору ООО «Промторг» Семенову И.П.

руководителя департамента логистики Петрова В.И. Главному бухгалтеруВоробьевой Н.Н.

компенсировать расходы 03.04.2019 В соответствии с приказом от 20.03.2019 № 12 в период с 25.03.2019 по 29.03.2019 я находился в командировке в г. Мичуринске. Средняя стоимость одноместного номера в гостиницах составляет 2000 руб. за ночь, двухместного — 3500 руб.

В связи с отсутствием в гостиницах свободных одноместных номеров в целях экономии я арендовал квартиру у физического лица. Стоимость проживания составила 800 руб.

в сутки. Период проживания: 4 ночи с 25.03.2019 по 29.03.2019. Общая сумма расходов на жилье составила 3200 (три тысячи двести) руб.

Адрес проживания: г. Мичуринск, ул.

Герасимова, д. 93, кв. 25. Хозяин квартиры отказался выдать расписку. Стоимость проживания могу подтвердить перепиской с хозяином квартиры. В связи с изложенным прошу утвердить и компенсировать произведенные расходы.

Приложение: 1. Распечатка переписки с хозяином квартиры с договоренностью о сроках и стоимости проживания. 2. Распечатка с интернет-сайта о стоимости номеров и их наличии в гостиницах. 03 апреля 2021 г. В.И. Петров Имейте в виду, возмещенные работнику суммы на проживание, которые не подтверждены документами: •не признаются расходами в целях налогообложения прибыли, ; •включаются в базу по страховым взносам; .

В то же время если в локальном акте фирмы (например, в положении о командировках) установлен лимит для документально не подтвержденных расходов, то в базу для взносов на травматизм включается только сумма, превышающая норму. Такую позицию однажды занял суд; •освобождаются от НДФЛ в части, не превышающей 700 руб.

за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке.

Для учета премии, выплачиваемой работникам, в организации должны быть такие документы, как, ; , : •приказ директора о выплате премии; •документ, устанавливающий порядок назначения и выплаты премий (в том числе конкретные показатели, учитываемые при назначении премии, порядок определения суммы премий, условия выплаты премий и т. п.). Это коллективный или трудовой договор, положение об оплате труда, положение о премировании со ссылкой на него в трудовом договоре; •документ, подтверждающий достижение работниками конкретных показателей оценки труда.

Как раз документом, подтверждающим выполнение работником условий премирования, может быть, например, служебная записка о достижении заданных показателей с расчетом суммы премии. Обычно такие записки составляют руководители подразделений на имя директора компании. В них указываются ф. и. о. и должность работника, период, за который предлагается начислить премию, перечисляются выполненные показатели, а также, в случае необходимости, приводится сам расчет.

Служебная записка может помочь и при оформлении представительских расходов.

Если, например, проводилось мероприятие не с длинной многодневной программой и большим количеством гостей, расходы на которое подтверждаются отчетом с приложенными к нему сметой и программой, а короткие встречи, на которых предлагались напитки и закуски. В этом случае служебная записка выступает в качестве отчета.

В ней необходимо перечислить участников встречи, указав ф. и. о., наименование организаций и должность каждого участника, а также деловую цель, с которой проводилась эта встреча. Вот образец служебной записки на представительские расходы ().

Генеральному директору ООО «Промторг» Семенову И.П.

от руководителя отдела продаж Бусыгиной В.М. Главному бухгалтеруВоробьевой Н.Н.

возместить расходы 09.04.2019 Сообщаю, что 08.04.2019 проведена встреча с представителем ООО «Импорт». Участники со стороны ООО «Промторг»: руководитель отдела продаж Бусыгина В.М. Участники со стороны ООО «Импорт»: генеральный директор Лабутин А.А.

Цель встречи: ознакомление с нашей продукцией и заключение договора поставки. Результаты встречи: участники подписали договор поставки № 117П от 08.04.2019 на сумму 1 435 000 (один миллион четыреста тридцать пять тысяч) рублей, по условиям которого ООО «Промторг» обязуется поставить ООО «Импорт» оборудование согласно приложенной спецификации.

Место проведения: комната для переговоров в гостинице «Рассвет». Расходы на аренду комнаты и буфетное обслуживание составили 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей. Документы, подтверждающие расходы, прилагаю.

В связи с изложенным прошу возместить произведенные расходы.

Приложение: 1. Акт на аренду переговорной комнаты гостиницы «Рассвет» от 08.04.2019. 2. Чеки на напитки и закуски на 2 листах. 09 апреля 2021 г. В.М. Бусыгина Привлечение работника к сверхурочной работе или к работе в выходной или праздничный день оформляется приказом с его письменным согласием, .

Иногда инициатором сверхурочной работы может быть сам работник.

Тогда согласием работника на привлечение его к сверхурочной работе или к работе в выходной день может быть служебная записка, а решением руководителя о привлечении работника послужит его резолюция на ней.

Служебная записка будет выглядеть так ().

Генеральному директору ООО «Промторг» Семенову И.П. от начальника склада Серегина С.А. Начальнику отдела кадровСоломатиной Э.А.

подготовить приказо привлечении Серегина С.А.к работе в воскресенье 14.04.2019 12.04.2019 В связи с внеплановой отгрузкой оборудования клиентам требуется мое присутствие на работе в воскресенье 14.04.2019 в период с 10 ч 00 мин до 14 ч 00 мин. Прошу оплатить это время в повышенном размере согласно Трудовому кодексу.

12 апреля 2021 г. С.А. Серегин Необходимость выхода начальника склада Серегина С.А. на работу в воскресенье 14.04.2019 для внеплановой отгрузки оборудования согласована. Заместитель генерального директора П.П.

Иванов 12.04.2019 * * * Храниться служебная записка может в различных подразделениях организации в зависимости от функции и содержания записки, а также от принятого порядка документооборота.

Но если с ее помощью можно обосновать произведенные расходы, определить цель понесенных затрат или она поможет в налоговом споре, то целесообразно хранить копию служебной записки в бухгалтерии.